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Knowledge Management für die Dachorganisation der Sparkassen-Finanzgruppe
„Verbandsarbeit ist Wissensmanagement“
„Information ist das Hauptgut eines Verbandes“
Was ist Knowledge Management ?
Aufgaben und Ziele des EBK-Projektes beim DSGV
Ein breites Angebot an Funktionalität
Erfahrungen mit der Einführung der EBK-Lösung
Erfolg auf der ganzen Linie – ein „Award of Excellence“ aus den USA

von Peter Zündorf und Dr. Ulrich Kampffmeyer
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„Verbandsarbeit ist Wissensmanagement“
Mit diesen Kernsatz läßt sich die Einführung eines modernen Büroautomations- und Knowledge-Management-Systems beim DSGV, dem Deutschen Sparkassen- und Giroverband zusammenfassen. Der DSGV ist der Dachverband der Sparkassen-Finanzgruppe, einer der weltweit größten Finanzdienstleistungsorganisationen mit Landesbanken, Sparkasseninstituten, Versicherungen, Bausparkassen, Rechenzentren und zahlreichen anderen Unternehmen. Über 750 Unternehmen gehören diesem Unternehmensverbund an. Die Aufgabe der DSGV sowie der regionalen Sparkassenverbände ist die Bereitstellung von Informationen, Koordination gemeinsamer Aktivitäten sowie die Vertretung der Interessen der Sparkassen-Finanzgruppe gegenüber Politik, Behörden, Öffentlichkeit und Medien. Der DSGV besitzt über 350 Mitarbeiter, die an den Standorten Berlin, Bonn und Brüssel tätig sind. Der Umzug der Bundesregierung von Bonn nach Berlin führte auch beim DSGV zur Problematik, Dokumente, Informationen und Wissen schnell, vollständig und standortunabhängig bereitzustellen. Dies war die Geburtsstunde des Projektes EBK „Elektronische Bürokommunikation & Knowledge Management“.
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„Information ist das Hauptgut eines Verbandes“
Verbände wie der DSGV stellen keine herkömmlichen Produkte her, sondern Information. Die Verbandsarbeit lebt vom Empfangen und Recherchieren von Informationen, von deren Interpretation, Verdichtung, Erschließung und Speicherung sowie Weitergabe in unterschiedlichsten Formen an verschiedene Empfängerkreise. Diese umfassen Gremien, Verbände und Unternehmen innerhalb der Sparkassen-Finanzgruppe ebenso wie gemeinsame Projektgruppen, Partner und Dienstleister und erreichen als externe Empfänger Politik, Verwaltung, europäische Organisationen, Presse und andere. Die effiziente Erstellung, Nutzung und Verteilung von Information ist damit einer der wichtigsten Zwecke der Verbandsarbeit. Durch die Bearbeitung, Interpretation, Anreicherung mit Zusatzinfomation, inhaltliche Erschließung und zielgruppengerechte Verteilung entsteht dabei Wissen. Dieses Wissen ist für die tägliche Arbeit bei den Empfängern des Wissens essentiell wichtig da auch Informationen zu Gesetzesvorlagen, Marktzahlen, Wettbewerb und politischen Hintergründen bereitgestellt werden. Die Wege der Informationsverteilung sind dabei unterschiedlich: von eigenen Zeitschriften, Informationsschriften und Publikationen über Rundschreiben bis hin zu Seminaren. Diese Informationen und ihre Quellen galt es zu erschließen und elektronisch nutzbar zu machen.
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Was ist Knowledge Management ?
Der Begriff Knowledge Management ist vielfach umstritten. Es erhebt sich dabei z.B. die Frage, ob Wissen im klassischen Sinn einer Interpretation nach Aristoteles, Plato oder Kant überhaupt mit technischen Systemen verwaltet werden kann. Der Begriff Knowledge Management ist dabei deutlich schwächer zu werten als das akademische Wissensmanagement, das auch Erfahrungswerte, subjektive Einschätzungen, die ständige Veränderung des Wissens in den Köpfen, die interaktive Kommunikation mit neuen Erkenntnissen und die Umsetzung der Information in Wissen durch adäquates Handeln einschließt. Unter Knowledge Management soll hier daher die Erfassung, Speicherung, Recherche und Verteilung von strukturierten und unstrukturierten Informationen verstanden werden. Das Knowledge Management beim DSGV konzentriert sich hierbei auf die Wurzeln in Groupware, Dokumentenmanagement, Workflow, DataWarehouse und Informationspools. Futuristische Ansätze wie Expertensysteme oder künstliche Intelligenz werden dabei nicht berücksichtigt. Es geht zunächst um die Grundlagentechnologien, um vorhandene Information vom Erzeuger unabhängig mit einfachen Mitteln erschließen und im Sachzusammenhang repräsentieren zu können. Ist die Information aufbereitet zusammengestellt, kann sie anschließend auch automatisch archiviert und verteilt werden. Knowledge Management beim DSGV erfüllt damit die Grundvoraussetzungen für Wissensmanagement. Es geht dabei jedoch nicht um Technik, wesentlicher Aspekt ist eine Wissensnutzungskultur. Hierzu gehören abteilungsübergreifende Informationsbereitstellung ebenso wie die Benutzung einheitlicher Kriterien für die Indizierung und Ordnung der Dokumente.
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Aufgaben und Ziele des EBK-Projektes beim DSGV
Die Initialzündung für das Projekt „Elektronische Bürokommunikation & Knowledge Management““ kam durch den neuen Hauptstandort des DSGV in Berlin. Ursprünglich war der DSGV nur in Bonn mit einer kleinen Außenstelle in Brüssel angesiedelt. Durch den absehbaren stetigen Ausbau des Standortes Berlin, Verkleinerung des Personalbestandes in Bonn, zu erwartende Reisetätigkeit, neue Mitarbeiter und Restrukturierung des Verbandes wurde rechtzeitig vor dem Umzug nach Berlin das Projekt aufgesetzt. Wesentliches Ziel war, unabhängig vom Standort alle für die Arbeit benötigten Informationen elektronisch bereitzustellen. Die Vision war, Akten und Dokumente zwischen Berlin und Bonn elektronisch zu übermitteln und bei Bedarf auch per Notebook, Heimarbeitsplatz oder Internet an beliebigen anderen Orten zu nutzen. Die Ersparnis an Raum, Transportzeiten, Zugriffszeiten auf Archive und Wartezeiten sowie Vermeidung von Kopien waren wesentliche wirtschaftliche Gesichtspunkte.
Ein zweiter wichtiger Grund für die Einführung des EBK-Systems war die Erkenntnis, daß Information zunehmend digital entsteht und digital bereitgestellt wird. Dies beginnt beim Fax, daß automatisch ins Netzwerk einfließt über die ständig wachsende Flut von Emails und endet bei elektronischen Rundschreiben. Diese Informationen müssen im Zusammenhang bereitgestellt werden. Ziel ist dies bedarfsgerecht und unabhängig vom ursprünglichen Erzeuger zu tun. Für die Bereitstellung im Sachzusammenhang gilt es auch eine Reihe von Medienbrüchen zu überwinden. Nicht nur zwischen Papier und Elektronik mittels Scannen sondern auch zwischen den unterschiedlichen Formen von Softwareanwendungen, die ihre Informationen in inkompatiblen Formaten an den verschiedensten Speicherorten ablegen. Ziel war, in der Verbandsarbeit neue Medien, Technologien und Arbeitsweisen einzuführen, um die Aufgaben des DSGV in einer modernen, Informationstechnologie-orientierten Zeit effektiver wahrnehmen zu können.
Als wesentliche Komponente der Lösung wurde jedoch die Weiterbildung und Qualifizierung der Mitarbeiter betrachtet. Nur wenn diese mit dem System effizient arbeiten, langjährig eingefahrene Arbeitsweisen der Papierwelt überwunden werden und eine breite Akzeptanz von Sachbearbeiter bis zur Geschäftsführung erreicht wird, hat Knowledge Management eine Chance. Die Akzeptanz wurde so zu einem der wichtigsten Maßstäbe für den Projekterfolg. Eine weiche, stufenweise Einführung der neuen Lösung war daher sinnvoll. Im Vordergrund der Planungen stand eine technisch-organisatorische Gesamtlösung.
Aber auch die Technologie-Folgekosten spielten eine wichtige Rolle. Die Lösung sollte einfach zu pflegen, migrierbar, hochverfügbar, sicher, schnell zu konfigurieren und zentral verwaltbar sein. Alle Funktionalität sollte konsistent unter einer einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche bereitgestellt werden. Diese sollte mit einfachen Mitteln auf die speziellen Informationsbedürfnisse und Arbeitsweisen des Nutzers konfigurierbar sein. Nicht mehr einzelnen Benutzer oder Gruppen sondern an Rollen-orientierte Benutzerklassen sollen den Zugriff auf die Informationen kontrollieren. Zur Absicherung dieser Eigenschaften wurden die Empfehlungen des SIZ Informatikzentrum der Sparkassenorganisation, Bonn, in Bezug auf Standards für Archivierung, Berechtigungssysteme, Datensicherheit und Einführung solcher Systeme umgesetzt.
Die Produktauswahl gestaltete sich sehr schwierig, da 1998 nur sehr wenige Systeme den Ansprüchen an die Lösung gerecht wurden. Dies beruhte einerseits auf den aufgeführten anspruchvollen Zielen, andererseits auf den Anforderungen an die Architektur und auf dem großen Funktionsumfang, der für eine effiziente Verbandsarbeit notwendig ist.
Die mehreren Standorte, das verteilte Arbeiten und der Anspruch an eine stabile, hochperformante Lösung ließen sich nur durch eine Kombination von Produkten realisieren. Als Basisplattform wurden Windows NT (ursprünglich Version 4.0) und Lotus Notes/Domino (Version 5.x) ausgewählt. Lotus Domino war dabei als Träger für die Bürokommunikation gedacht. Diese Plattform wurde durch ein Ablage-/Archivsystem nach Spezifikation des SIZ Informatikzentrum der Sparkassenorganisation ergänzt. Hintergrund war die Entlastung der Lotus Notes Groupware vom hohen Dokumentenaufkommen. Das Ablage-/Archivsystem speichert unabhängig von Notes die Dokument und verwaltet sie mit einer Oracle-Datenbank für die inhaltliche Erschließung. Die revisionssichere Archivierung erfolgt in Jukeboxen mit digitalen optischen Speichern. Die Kombination von Domino mit Oracle erlaubt unterschiedliche Strategien der Informationserschließung – über kontrollierten Wortschatz, Volltextsuche, Index-Suche, visualisierte Ordnung, Containerbildung etc. Damit stehen für zukünftige Anwendungen des Wissensmanagements auch unterschiedliche Werkzeuge nach Bedarf zur Verfügung. Die Architektur deckt damit langfristig die Anforderungen einer Knowledge-Management-Infrastrukur ab. Als Anwendungsplattform wurde das Produkt DocAkte der Fa. BOO AG ausgewählt. Die Standardfunktionalität wurde um die Unterstützung der Standards des SIZ, spezielle Routing- und Workflow-Funktionen und andere Module ergänzt. Die DocAkte dient dabei zusammen mit einem Interface zum Archiv als Middleware auf der auch andere Standarddienste wie Versionsmanagement, Vergabe eindeutiger Unique Identifier, Bildung von Archivobjekten, Konverter, Nomenklatur-Datenbank, LDAP Directory Service etc. angesiedelt sind. Diese Dienste werden von allen Anwendungskomponenten gemeinsam genutzt. Darunter befindet sich die Ablage und das Langzeitarchiv, das mittels der Oracle-Datenbank verwaltet wird. Der Anwender merkt jedoch nicht, ob sich ein Dokument noch in Lotus Notes, in der Ablage oder im Archiv, am Standort Bonn oder am Standort Berlin befindet – der Zugriff ist vollkommen transparent und stellt die speicherortunabhängige, redundanzfreie Nutzung von Dokumenten sicher. Das Archivsystem wurde von der Fa. Ceyoniq AG geliefert und von der BOO AG eingebunden.
Diese Infrastruktur muß nicht nur unterschiedliche Technologien zur Informationserschließung anbieten, sondern auch in einer verteilten Umgebung lauffähig sein, Notebooks unterstützen und unterschiedliche Nutzerkreise adressieren. Mittelfristig geht dabei die Nutzung über die Mitarbeiter des DSGV selbst hinaus. Übergreifende Projekte, die Einbindung der Landesverbände in den Wissensdistributionsprozess und die Bereitstellung von Informationen an Dritte.
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Ein breites Angebot an Funktionalität
Für die EBK-Lösung wurde zwischen einem Basisumfang sowie anwenderspezifischen Erweiterungen und Zusatzmodulen unterschieden. Die wichtigsten Komponenten der Basislösung sind im folgenden beschrieben.
Bei der Erfassung geht es nicht nur um die Überwindung des Medienbruches, sondern auch darum, die Information verteilbar und recherchierbar zu machen. Hierfür werden automatisierte und manuelle Verfahren kombiniert. Eine wesentliche Komponente ist die Verwendung einer einheitlichen, bundesweit für die Sparkassen-Finanzgruppe standardisierten Nomenklatur für die Ordnung und Verschlagwortung. Sie stellt sicher, daß Ersteller, Erfasser, Bearbeiter und späterer Nutzung das gleiche Verständnis von Inhalt und Zweck des Dokumentes haben. Die einzelnen Erfassungs- und Indizierungskomponenten sind:
Erfassung
Zentrales Scannen mit Dokumentenklassen-, Benutzergruppen- und Organisationseinheits-abhängigem automatischen Routen der Dokumente zur standortunabhängigen Bereitstellung der allgemeinen Post
Lokales Scannen für individuelles Schriftgut, daß nicht zentral erfaßt wird oder während des Bearbeitungsprozesses entsteht
Elektronischer Fax-Eingang mit automatischem Routing zu Gruppen und Einzelanwender
Elektronischer Internet-Email-Eingang mit automatischen Routing
Speicherung, Übertragung und Auslagerung von beliebigen Groupware-Dateien
Speicherung von Office-Dokumenten aus der Groupware heraus
Automatisierter Import von Stammdaten wie Adressen
Clearing
Nacharbeit und Weiterleitung nicht vollständig indizierter oder falsch gerouteter Dokumente, Emails, Faxe und Vorgänge
Indizierung
Zuordnung zu Dokumentenklassen mit automatischer Vergabe zugehöriger Schlagworte, Speicherbereiche, Aufbewahrungsfristen und anderer Merkmale
Manuelle Verschlagwortung über einen für die gesamte Sparkassen-Finanzgruppe standardisierten Thesaurus (Nomenklatur)
Automatische Volltext-Indizierung für die Ablage
Programmgestützte Prüfung auf Vollständigkeit und Sinnhaftigkeit vor Archivierung und automatischer Verteilung
Eine Büroautomationslösung hat grundsätzlich drei Elemente: Eingang von Informationen, Bearbeitung und Verwaltung von Informationen sowie Ausgang von Informationen. Diese Dreiteilung spiegelt sich auch in der Ablageorganisation der EBK-Lösung wieder. Ein wesentliches Desiderat aller Anwender ist, Informationen aus unterschiedlichen Quellen übersichtlich und vollständig auf einen Blick zu erhalten. Dies ist die Vision des „einheitlichen Postkorbs“. Im Postkorb können Nachrichten, interne Email, Internet-Mails, Faxe, gescannte Dokumente, virtuelle Ordner, Notizen, Umläufe und andere Informationstypen eingehen. Dieser elektronische Postkorb ist Bestandteil des elektronischen Schreibtischs.
Der elektronische Schreibtisch
Bereitstellung separater Bereiche für Eingang, Verwaltung und Ausgang von Informationen
Nutzung mittels Lotus Notes-Client und Internet-Browser
Lokal und im Netzwerk mit gleicher Funktionalität
Einfache Funktionsaufrufe über Menus, Tastatur und Ikonen
Kontentsensitive Hilfe
Integration aller Anwendungen
Einheitlicher Eingangspostkorb
Zusammenführung aller Eingänge unabhängig von der Quelle und vom Informationstyp in einer Posteingangssicht
Überführung in Ablagebereiche, Weiterleitung, Bearbeitung, Ergänzung und andere Funktionen
Die visualisierte Ablageordnung soll dem Anwender helfen, den Übergang von der Papierwelt in die elektronische Verwaltung einfacher zu vollziehen. Die Ordnung kann den Bedürfnissen des individuellen Anwenders angepaßt werden und erlaubt auch die Speicherung von vertraulichen Informationen. Eine unkontrollierte Speicherung auf Ebene des Betriebssystems wird hierdurch verhindert.
Ablageordnung
Standardisierte visuelle Ablageordnung, die einfach und anwenderspezifisch angepaßt werden kann
Unterschiedlichster Sichten in Abhängigkeit von Berechtigungen, Bearbeitungsständen, Wiedervorlagen, Sortierung etc.
Kombination von visualisierter Ordnung mit flachen Anzeigen und Hitlisten
Abbildung von Organisationsstrukturen und davon unabhängigen Projektstrukturen
Dynamische Ablage
Unterstützung des Lebenszyklus von Dokumenten mit Versionierung
Quellen-unabhängige Speicherung beliebiger Formate wie TIFF, PDF, Notes, Word, Email etc.
Viewer für beliebige Dokumenten-Formate
Checkin/Checkout/Re-Checkin
Optimiertes Caching für verteilte Standorte
Revisionssichere Archivierung
Erzeugung einheitlicher selbstbeschreibender Dokumentformate entsprechend den Empfehlungen des SIZ
Automatisches Rendition-Management entsprechend den Klasseneigenschaften des Dokumentes (z.B. Wandlung in TIFF, parallele Speicherung als PDF und Word etc.)
Weltweit eindeutiger Unique Identifier
Replikation über mehrere Systeme mit standortunabhängiger Bereitstellung
Revisionssichere Speicherung auf nur einmal beschreibbaren Medien, Restart/Recovery und umfangreiche Protokollierung
Wesentliche Funktionen eines effektiven Knowledge Management sind Recherche-, Kontext-, Delegations-, Informations- und Wiedervorlage-Funktionalitäten. Hier bietet die EBK-Lösung einer Reihe verschiedener Ansätze, die auf den Informationsbedarf und die Arbeitsweise des Anwenders zugeschnitten werden können.
Recherche
Über Volltext, Indizes und visualisierte Ordnung in der Ablage
Über Index-Datenbank in Ablage und Archiv
Zugriff unabhängig vom Speicherort (Ablage/Archiv; lokal/dezentral, Bonn/Berlin)
Wiederverwendbarkeit von Suchanfragen und Suchergebnissen
Kontext-Bereitstellung von Dokumenten (zugehörige Dokumente, Ordnungen, Versionen, Notizen, Bearbeitungsvermerke etc.)
Wiedervorlage
Zeit- und ereignisgesteuerte Wiedervorlage und Fristenkontrolle von Dokumenten, Vorgängen etc.
Delegation von Aufgaben, Vorgaben, Dokumenten etc. mit Nachverfolgungsfunktionalität
Benachrichtungsfunktionalität
Workflow
Adhoc-Workflow mit Übernahme von Voreinstellungen und speziellen Workflow-Abläufen
Standardfunktionalität wie sequentielle Umläufe, parallele Vermerk-Verfahren
Spezialisierte Bewilligungs- und Entscheidungs-Workflows
Vertretungsfunktionen
Individuelle und Gruppen-Bearbeitung
Formular-basierte Antragsverfahren für Urlaub, IT-Beschaffungen, Büromaterial, Reisen etc.
Verteilter Workflow und rollenbasierter Workflow
Kooperatives Bearbeiten von Dokumenten
Versionierung, Container-Bildung für zusammengehörige Informationen
Ablaufgesteuerte Zusammenarbeit zwischen Sekretariaten und Vorgesetzen
Unterstützung von Gremien- und Projektarbeit
Behandlung „kalkulierter Medienbrüche“ im Management (Digitale Erzeugung von Dokumenten/Weiterbarbeitung in Papier/Nachverfolgung elektronisch mit Sicherstellung versionsgetreuer Archivierung)
Informationsforen
Integration von Standardforen in die Anwendungsoberfläche
Nutzung von Ablage und Archiv mit Datenbankzugriff für ausgelagerte Forumsbeiträge und umfangreichere Dokumentationen, die in den Foren referenziert sind
Vortrags- und Reden-Datenbank
Verschiedene Info- und Wissenspools
Aufgaben
Erstellung von Aufgaben, Delegation, Nachverfolgung, Übersichten
Zuordnung von Dokumenten und Ordungsmitteln zu Aufgaben
Für die Nutzung als Knowledge Management System ist der Knowledge Sharing Ansatz von entscheidender Bedeutung. Er hat zwei Aspekte – einmal das Berechtigungssystem, das zwischen unterschiedlichsten Zugriffsberechtigungen unterscheiden können muß, und effiziente Ausgabefunktionalität zu Verteilung von Informationen.
Berechtigungen
Wahlweise nach Organisationseinheiten, Projektorgansiation, Rollen, Gruppen und neutralen Benutzerklassen kombiniert
Geschützte Bereiche für spezielle Aufgaben auf Basis von Rollen (z.B. gleichzeitig Sachbearbeiter in einer Abteilung, Mitarbeiter in einem übergreifenden Projekt und Betriebsrat)
Generierung beliebiger Sichten
Verankerung der Berechtigungen an Klassen, die auch auf einem Notebook wirksam sind
Versionsabhängige Berechtigungen von Dokumenten (z.B. in der Ablage nicht zugänglich, im Archiv allgemein zugänglich)
Speicherung der Benutzerinformationen in einem standardisierten Directory Service, der von allen Anwendungskomponenten genutzt wird
Ausgabe und Verteilung von Informationen
Versenden an einzelne Empfänger oder Verteilen an Gruppen mit Voreinstellung des Mediums (Fax, internes Email, Internet-Mail, Brief oder Kombinationen) intern im DSGV und kombiniert mit externen Empfängern
Pflege von Verteilerkreisen auf Basis der integrierten Adressverwaltung mit Nachverfolgung der versandten Informationen
Druckausgabe lokal, dezentral und zentral mit Einzeldruck oder Druck von Containern mit den enthaltenen Dokumenten
Wesentlicher Aspekt der EBK-Lösung ist die tiefe Integration der einzelnen Komponenten. Hier ergänzen Brüokommunikationstools die Dokumentenmanagement-Funktionalität. Die einzelnen Funktionen nutzen jeweils zentrale Ressourcen, Benutzer, Adressen, Schlagworte, Ordnungskriterien, Termine und andere Daten liegen nur einmal im System vor. Zu diesen speziellen Funktionen und integrierten Modulen gehören in der EBK-Lösung:
Adressverwaltung
Kontrolliertes Beantragungsverfahren für zentralen Bestand
Lokale Sichten und Nutzerkreise
Integration in Word, Notes-Formulare und andere Funktionsgruppen
Verteilerkreise und komplexe Attributierung für spezifische Selektionen
Nutzung für Serienbrieffunktionen
Terminkalender
Persönliche Termine und Gruppentermine unter Nutzung der Benutzerverwaltung
Erweiterte Funktionalität für Abgleich mit Palmtop-Computern
Vertraulichkeitsstufen mit unterschiedlichen Sichten
Nutzung für Wiedervorlage, Fristen und Terminauswahl in anderen Programmteilen
Nomenklatur
Zentral verwaltete Schlagwort-, Dokumentklassen-, Benutzerklassen-, Archivspeicherraum- und andere Bibliotheken zur strukturierten Verwaltung des Wissens auf Basis eines einheitlichen Referenz- und Beziehungssystems
Verwendung des einheitlichen Standards der Sparkassen-Finanzgruppe für Archivsysteme, automatische Vordruckerfassung und Indizierung.
Übergabe von Indizes und Ordnungskriterien für die Rundschreibenversendung
Office-Produkt-Integration
Standardisierte Vorlagen, die Verteilungs-, Speicherungs- und Indizierungsinformationen mitsichtragen
Automatisierte Übernahme von Adressen, Benutzerinformationen, etc.
Speicherung in der dynamischen Ablage (nicht im FileSystem) mit Indizierung und Datenbankerschließung
Versionsmanagement
Benutzerrechte- und Rollen-abhängige Bereitstellung von Vorlagen
Groupware-Integration
Nutzung der gesamten Funktionalität von Lotus Notes / Domino integriert in EBK (damit auch zukünftige Technologien wie Personal Video, Arbeiten im Web etc.)
Formulare für Standardfunktionalität wie Anträge, Workflows, Adressen etc.
Entlastung der Groupware durch die Ablage- und Archivkomponente
Rundschreiben
Automatisierte Übergabe von Dokumenten und Steuerdateien für die Distribution als Rundschreiben
Automatische Aufbereitung für die Bereitstellung auf WebSites
Automatische Indizierung und Ordnung auf Basis der Nomenklatur auch beim Empfänger
Beliebige Formate und automatische Erzeugung von Renditions (z.B. PDF)
Automatisierte Füllung von Intranet-Informationspools
Projektmanagement-Verfahren
Angepaßte Ablagestruktur für Projekte einschließlich Planungs-, Durchführungs- und Fortschreibungsphasen gemäß standardisiertem Projektmanagementverfahren in der Sparkassen-Finanzgruppe
Nutzung durch gemischte Projektgruppen aus internen und externen Mitarbeitern mit entsprechenden differenzierten Berechtigungen
Alle notwendigen Projektvorlagen
Unterstützung des Projektablaufs durch integrierte Projektstammdaten und Ablaufvorgaben.
Projektübersichten (Multiprojekte, Projektcontrolling)
Dokumenten-orientierte Projektverwaltung
Die Lösung besitzt darüber eine Vielzahl von weiteren Einzelfunktionen, die für den Endbenutzer erst mit zunehmender Akzeptanz und Erlernen der Lösung freigeschaltet werden. Das System erlaubt die Nachverfolgung, welche Funktionen wie genutzt werden und erlaubt damit die Optimierung der Anwendung. Damit ist auch der Weg für einen kontrollierten Change-Management-Prozesses zur Anpassung des Systems gegeben. Angesichts der sich veränderten Arbeitssituation, neuer Anforderungen und sich verlagernder Informationsströme ist das Change-Management als integraler Bestandteil von Knowledge-Management unerläßlich. Die notwendigen Informationen auf technischer Seite liefern die Administrationstools, wesentlich ist jedoch die ständige Reflektion der Nutzung zusammen mit den Anwendern.
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Erfahrungen mit der Einführung der EBK-Lösung
Die Einführung wurde sehr sorgfältig und langfristig vorbereitet. In Zusammenarbeit mit der Unternehmensberatung PROJECT CONSULT wurde der Bedarf ermittelt und strukturiert, in Fachkonzepte umgesetzt und als Auswahlkriterien für die Produkte festgeschrieben. Parallel wurden die organisatorischen Grundlagen erarbeitet – von der Verschlagwortung, Definition von Speicherräumen und Berechtigungsstrukturen, Nutzungsmodellen, Datensicherheitsanforderungen, Standardabläufen, Organisation des Posteingangs, Vorbereitung der Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen bis hin zu konkreten Arbeitsanweisungen. Durch die Einbindung der Leitungsebene, Revision und Personalvertretung konnten zahlreiche organisatorische Hindernisse bereits vor der Installation ausgeräumt werden. Die konkreten Vorgaben erlaubten dem ausgewählten Anbieter BOO AG daher auch kurzfristig die Anpassung der Standard-Lösung. Diese wurde dann im Dialog mit Anwendergruppen weiterentwickelt. Dabei wurde nicht von Anfang an der gesamte Funktionsumfang freigeschaltet. Die Anwender wurden in der Nutzung nicht nur einfach geschult, ein umfangreiches Coaching-Programm unterstützte direkt am Arbeitsplatz bei der Umsetzung der Funktionalität in effiziente Arbeitsprozesse. Supervisoren und Mentoren in den einzelnen Organisationseinheiten tragen durch ihr Knowhow sowohl der fachlichen Seite als auch des Programmsystems zunehmend zur Akzeptanz bei. Eine effiziente Hotline und die vollständige Integration von Schulungsunterlagen, Handbüchern und Arbeitsanweisungen als kontextsensitive Hilfe fördern den Selbstlerneffekt. Verschlagwortung, Ordnung und Nutzungsweise werden kontinuierlich im Rahmen eines Optimierungsprozesses weiterentwickelt.
Zwei Problemkreise führten jedoch bei der Einführung zu Verzögerungen und Zusatzaufwänden. Der Anbieter hatte die Komplexität und den Umfang der Integration unterschätzt. Gemeinsam wurde bestimmte Funktionalität aus dem Projektumfang herausgenommen und zum Teil durch andere Software oder organisatorische Maßnahmen abgefangen. Zum zweiten mußte das ursprünglich sehr flach geplante Berechtigungssystem um notwendige Organisationsstrukturen in großer Tiefe und Komplexität ergänzt werden, was zu einer aufwendigen Pflege der Berechtigungen führte.
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Erfolg auf der ganzen Linie – ein „Award of Excellence“ aus den USA
Trotz der genannten Einschränkungen aus dem Projektverlauf ist die EBK-Lösung ein voller Erfolg für alle Beteiligten. Die Anzahl der Nutzer und der abgelegten Informationen steigt kontinuierlich. Auch für unvermeidbare Medienbrüche in der Gremien- und Vorstandsarbeit haben sich inzwischen effiziente Arbeitsläufe eingespielt. Auch die Management-Ebene nutzt inzwischen immer mehr Funktionalität. Nicht nur die Informationsinhalte selbst sondern auch das Wissen über die Prozesse, schnelle Kommunikation und datenbankgestützte Dokumentenbereitstellung haben zu wesentlichen Effizienzsteigerungen beigetragen.
Der DSGV hat innerhalb von drei Jahren eine komplexe technische und organisatorische Aufgabe bewältigt. Diese Aufgabe fiel in eine Zeit, wo Umzüge, Veränderung der Personalstruktur und neue Aufgaben eine erhebliche Belastung unabhängig vom EBK-Projekt brachten.
Dieser Erfolg hat inzwischen auch internationale Anerkennung gefunden. Der internationale Dachverband der Anwender und Anbieter von eBusiness-, Knowledge-Management- und Dokumenten-Technologien AIIM International (AIIM Association for Information and Image Management International, Silver Springs, USA) hat im Jahr 2000 dem DSGV einen „Award of Excellence“ verliehen. Diese Auszeichnung aus den USA wird nicht sehr häufig an Europäer verliehen und ist eine der ersten, die an einen deutschen Anwender überreicht wurde. Die AIIM International würdigte darin nicht nur die Komplexität der Lösung mit Groupware, Knowledge Automation, Knowledge Management, Workflow, Archiv, Scanning, Intranet und anderen Komponenten in einer verteilten Umgebung, sondern auch die organisatorische Leistung der Umsetzung dieser Lösung im DSGV. Daher wurde der Award an den DSGV als Anwender und nicht an den Hersteller der Software vergeben. Seitdem ist der DSGV ein Wallfahrtsort für alle Interessierten, die einen Einblick in die effiziente Umsetzung moderner Informationstechnologie gewinnen wollen.
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Seitentitel: Artikel_DSGV KM, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=236
Zuletzt aktualisiert am: 11.12.2001
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