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DMS wird Grundlage für E-Business Anwendungen
Feature-Interview: E-Business und Dokumenten-Management
Die Dokumenten-Management-Branche hat sich in den vergangenen zwei Jahren stark gewandelt. Neue Begriffe wie Knowledge Management, Content Management und E-Business bestimmen die Schlagzeilen. Auch der wichtigste weltweite Fachverband für diese Branche, der AIIM (Association for Information and Image Management International) hat seine Ausrichtung geändert. Jürgen Neitzel sprach hierzu mit dem President der AIIM Europe, John Symon, und Dr. Ulrich Kampffmeyer, Executive Director der AIIM Europe.
(JN: Jürgen Neitzel; JS: John Symon; Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer // übersetzt aus dem Englischen mit Erläuterungen in Klammern)
JN:
Mr. Symon, was hat die AIIM bewogen, im vergangenen Jahr ihr Motto und ihre Ausrichtung so drastisch zu ändern?
JS:
Die Ausrichtung unserer Mitglieder, der gesamte Markt für dokumentenorientierte Technologien hat sich geändert. Maßgeblich war hier der Einfluß des Internets. Herkömmliches Dokumenten-Management wird inzwischen in moderne E-Business-Lösungen integriert und verliert als eigenständige Lösung an Bedeutung. Die AIIM International hat ihre gesamte Strategie überprüft und sich entsprechend den Anforderungen der Mitglieder und des Marktes neu ausgerichtet. Wir werden uns in Zukunft verstärkt dem Themenbereich E-Business widmen. Diese Neuausrichtung hat auch wesentlich zum Erfolg der AIIM-Show in New York beigetragen, auf der sich rund 34.000 Besucher zur Bedeutung von Dokumententechnologien für E-Business informiert haben.
JN:
Warum ist E-Business so bedeutsam für die weitere Entwicklung der Branche?
JS:
E-Business wird in der öffentlichen Diskussion oftmals mit E-Commerce gleichgesetzt. Die AIIM-Definition geht deutlich über diesen Aspekt des E-Business hinaus. In der Grafik „E-Business Architecture“ besteht das E-Business aus 3 Bereichen: B2C = Business-to-Consumer (Verkauf von Produkten über das Internet an den Endkonsumenten); B2B = Business-to-Business (Nutzung des Internets/Extranets für Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen) und B2E = Business-to-Employee (Nutzung eines Intranets für die Informationsverteilung innerhalb eines Unternehmens). Damit alle drei Teilbereiche des E-Business effizient funktionieren, muß eine Infrastruktur in Form von Dokumenten-Management Systemen vorhanden sein. Oder anders ausgedrückt: Dokumenten-Management macht E-Business erst möglich.
JN:
Könnten Sie diese Aussage noch ein wenig verdeutlichen?
JS:
Organisationen benötigen Lösungen, die dabei helfen, die wachsende Komplexität ihrer Web-Seiten zu managen. Und sie benötigen Lösungen für das Management zusätzlicher Informationsformate, wie Audio und Video. Traditionelle Dokumenten-Management Technologien, wie Workflow, Imaging und Retrieval beinhalten deshalb mehr und mehr Web-basierte Komponenten.
Kff:
Ein Beispiel ist das Content Management von Web-Seiten. Mit Web-basierenden Dokumenten-Management Lösungen werden solch wichtigen Business Prozesse, wie Ordereingänge, Rechnungen, Vertrieb und Marketing auch im Internet effizient verwaltet. Wer heute Dokumenten-Management für seine E-Business Anwendungen einsetzt, hat einen entscheidenden Vorteil gegenüber seinen Wettbewerbern.
JN:
Welche Nutzenaspekte erzielen E-Business Anwender durch den Einsatz von DMS?
JS:
Drei der wichtigsten Nutzenaspekte eines Einsatzes von DMS im E-Business sind:
- verbesserter Kundenservice
- eine effizientere Gestaltung von Geschäfts- und Wirtschaftsprozessen, wie bei der Auftragsvergabe, Rechnungsstellung und Logistik. Dabei wird das Internet als zugrundeliegende Infrastruktur genutzt.
- Sicherheitsaspekte und die Erfüllung von rechtlichen Vorschriften beim E-Business
Von solchen Nutzenaspekten werden alle Industrien profitieren, speziell der gesamte Finanzsektor, die Telekommunikations- und verarbeitende Industrie sowie die öffentliche Hand.
JN:
Welche konkreten E-Business Solutions gibt es denn bereits auf dem Markt?
Kff:
Herkömmliche Produkte verschwinden als "Engines" im Bauch der neuen Web-Applikationen. Die Funktionalität wird direkt in Portale und andere Anwendungen integriert. Die Dokumenten-Management-Branche verliert hierdurch ihr eigenständiges Profil und nur wenige Bereiche werden als Nischen eigenständig überleben.
JN:
Noch vor kurzem sah es doch so aus, daß Knowledge Management die Nachfolge des Dokumenten-Managements antritt. Wie ist es hierum nun bestellt?
Kff:
Auch dies ist eine reine Definitionsfrage. Für die Dokumenten-Management-Branche diente Knowledge Management vielfach nur als Etikett für die vorhandenen Lösungen. Fakt ist, daß es immer noch immer keine verbindliche Definition gibt, was Wissensmanagement ausmacht und welche Komponenten oder Funktionen hierzu notwendig sind. Jeder Anbieter, jeder Journalist, aber auch jeder Anwender definiert Knowledge Management wie es ihm paßt. Und dies ist vielleicht noch nicht einmal der falsche Ansatz - so individuell wie Wissen selbst werden auch die Wissensmanagement-Lösungen sein. Was mich letztlich am meisten stört, ist jedoch der überhebliche Anspruch, mit dem die Anbieter an das Thema Wissensmanagement herangehen und so tun, als sei dies etwas völlig Neues. Auf Wissen, der Erschließung, Bewahrung und Vermittlung von Wissen, beruht schließlich die gesamte menschliche Zivilisation von Anfang an. Wissensmanagement ist also keineswegs eine neue Erfindung der IT-Branche.
JN:
Welche Kriterien gehören denn nach Ihrer Auffassung nun zu einem Knowledge Management System ?
JS:
Ich glaube, Knoweldge Management hat viel mit Systemintegration zu tun, dem Zusammenführen vorhandener Datenbank-, DataWarehouse-, Workflow- und Dokumenten-Management-Lösungen zur übergreifenden Erschließung mit neuartigen Retrievaltools.
Kff:
Neben den neuartigen Erschließungsstrategien mit Agenten, persönlichen Profilen, automatisierten Publikations- und Verteilungsstrategien usw. gehört besonders die Überwindung des Erfassungsengpasses zu den wichtigsten Kriterien für elektronisches Wissensmanagement. Grundsätzlich kann man nämlich unterscheiden, ob die Verbesserung der Wissensbereitstellung durch effizientiere Recherchetools auf Basis vorhandener Informationen erfolgt, oder ob man gleich die Informationserfassung so verbessert und strukturiert, daß eine wissensbasierte Aufbereitung möglich ist.
JN:
In Zusammenhang mit Knowledge Management und E-Business fällt auch immer ein weiteres Schlagwort - die Digitale Signatur. Welche Rolle spielt die digitale Signatur heute ?
JS:
Die Digitale Signatur ist eine der Voraussetzungen um sowhl im B2C als auch im B2B Geschäfte zu machen. Sie ist ein wesentliches Sicherheitsmerkmal für Dokumente. Die Digitale Signatur steht heute im Spannungsfeld zwischen Industriestandards und den Versuchen von Regierungen und internationalen Organisationen, allgemeingültige und rechtskräftige Regelungen zu schaffen. Daß dies nicht einfach ist, zeigt z.B. die europäische Richtlinie, die drei von der Sicherheit her abgestufte, unterschiedliche Verfahren zuläßt.
Kff:
Verfahren der digitalen Signatur werden zunehmend von den Anbietern in ihre Software integriert. Besonders einfachere Verfahren wie PGP erfreuen sich großer Beliebtheit und Verbreitung. Um herkömmliche Papier-basierte Arbeitsweisen und die elektronische Verarbeitung von digitalen Signaturen kombinieren zu können, werden immer Systeme auf den Markt gebracht, bei denen eine manuelle Unterschrift erfaßt und als elektronische Signatur kodiert wird. In Deutschland gibt es daneben eine Reihe von Anbietern, die das auf Chip-Karten mit Public-Key/Private-Key-Technik beruhenden Verfahren vertreiben. Diese offiziell zertifizierten Verfahren bieten die höchste Sicherheit, sind jedoch durch die neue europäische Gesetzgebung etwas überholt. Sie gelten als sehr teuer und aufwendig.
JN:
Dies klingt so, als ob es noch eine ganze Reihe von Hindernissen gibt ?
JS:
Akzeptanz, Preis, auch Probleme bei der elektronischen Archivierung von digital signierten Dokumenten, unterschiedliche Standards und der zu betreibende Aufwand behindern die Verbreitung derzeit noch. Die AIIM International sieht es jedoch als eine ihrer wichtigsten Aufgaben, zu helfen, solche Behinderungen des E-Business schnellstens zu überwinden.
JN:
Thema Standards: XML als Internet-Format gewinnt auch für die Dokumenten-Management Branche mehr und mehr an Bedeutung. Wie gestaltet sich die Entwicklung in diesem Bereich?
Kff:
XML ist mehr als nur ein Dokumentenformat, XML erlaubt die Beschreibung von Strukturen, Schnittstellen bis hin zur Gestaltung kompletter neuartiger Datenbanken. XML wird sich als der Standard für Content Management etablieren. Mit der Ablösung von HTML ist sogar kurzfristiger zu rechnen, als viele Analysten heute meinen. XML gleicht viele der Unzulänglichkeiten von HTML aus und wird sich als Basistechnologie sowohl im Internet als auch im herkömmlichen Dokumenten-Management Umfeld durchsetzen.
JS:
Die Wichtigkeit von XML, wie sie Ulrich dargelegt hat, kann ich nur unterstreichen. AIIM International hat daher begonnen einen besonderen Fokus auf das Thema XML zu legen. Es wird z.B. auf unserer Konferenz in Kopenhagen in Workshops und Vorträgen eingehend behandelt.
JN:
Gibt es auch auf dem Gebiet Web-basierte Workflow-Lösungen Produktneuheiten, neue Entwicklungen?
Kff:
Herkömmlicher Workflow wird zunehmend in Web-Lösungen integriert. Man kann sogar soweit gehen zu behaupten, ohne integrierten Workflow ist ein E-Business unmöglich. Workflow wird dabei jedoch zur nachgeordneten Steuerkomponente. Ihre Frage zielt jedoch eher auf Workflow-Produkte, die direkt für den Einsatz im Internet oder mit Portalen entworfen wurden. Es setzt sich hier ein modularer, Java-basierter und an Business-Objects orientierter Ansatz durch.
JN:
Welche Rolle soll AIIM in diesem Entwicklungsprozeß der Branche hin zum E-Business spielen?
JS:
Unsere gesamten Verbandsaktivitäten werden auf den Zusammenhang von Dokumenten-Management und E-Business neu ausgerichtet. Mit verschiedenen Initiativen wollen wir Anbieter und Anwender von DMS aktiv unterstützen, damit die Chancen, die das Internet der Branche bietet, auch genutzt werden. Besonderes Augenmerk legen wir dabei auf Aufklärungsarbeit. Dabei werden wir eng mit lokalen Partnern und Verbänden zusammenarbeiten.
JN:
Welche konkreten Aktivitäten in Europa planen Sie für die Zukunft?
JS:
JN:
Vielen Dank, Herr Symon und Herr Kampffmeyer!

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Seitentitel: Interview_CS_2001, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=298
Zuletzt aktualisiert am: 4.12.2001
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