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Die Zukunft des VOI
Der VOI Verband Optische Informationssysteme hat sich in den letzten Jahren zu einem schlagkräftigen Vertreter der DMS-Branche entwickelt. Wie immer bei einem stürmischen Wachstum geht es nicht ohne Struktur- und interne Probleme ab. Dr. Klaus Engelhardt sprach mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, dem Vorsitzenden des Vorstands über Aufgaben und Zukunft des VOI.
(ke: Dr. Klaus Engelhardt, Info21; Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer)
ke:
Dr. Kampffmeyer, Sie sind Vorstandsvorsitzender des VOI. Vielleicht sagen Sie uns zum Einstieg, was ist dieser Verband, was macht er.
Kff:
Der VOI ist der Fachverband der Anbieter von Dokumenten-Management-Lösungen im weitesten Sinne. Wir vertreten die Anbieter wie Software- und Hardwarehersteller, Systemhäuser und andere Unternehmen im DMS-Markt.
ke:
Also Herr Kampffmeyer, da kann doch etwas nicht stimmen, VOI steht doch für digitale optische Speicher ?
Kff:
Das ist nicht ganz richtig. Als der Verband vor sieben Jahren gegründet wurde lag der Fokus darauf, diese damals noch neue und umstrittene Technologie voranzubringen. Unsere Satzung wurde jedoch gleich so ausgelegt, daß das gesamte Umfeld des Dokumenten-Managements berücksichtigt wurde.
ke:
Was heißt hier Umfeld, geben Sie uns doch bitte einmal ein paar konkrete Beispiele.
Kff:
Zum Umfeld des Dokumenten-Managements rechnen wir ebenfalls MultiMedia, digitalen Dokumenten-Austausch, digitales Publizieren - also die Umsetzung von digitalen Dokumenten in Drucksystemen, Internet und CD-ROM -, hybride Systeme mit digitalen und analogen optischen Speichern, Intranet, Knowledge Management - nur um einige Schlagworte aufzuführen.
ke:
Was soll denn nun solche Anbieter bewegen in den VOI einzutreten - wenn man die Öffentlichkeitsarbeit verfolgt, werden doch ganz andere Schwerpunkte gesetzt?
Kff:
Nun - der Verband bietet eine Vielzahl von Leistungen, die der gesamten DMS-Branche - DMS im weiteren Sinn - zugute kommen. Hierzu gehören die VOI-NEWS, Aktivitäten wie die Rechtsinitiative zur Anerkennung der elektronischen Archivierung, die Codes of Practice, die DMS-Fachmesse, der DMS-Kongress, Lobbyarbeit usw. Die Schwerpunkte der Aktivitäten werden natürlich von denjenigen Mitgliedern gesetzt, die sich im Verband engagieren.
ke:
Dies klingt aber etwas einseitig und wenn man die Presse durchblättert, erscheint eigentlich immer nur Ihr Name.
Kff:
Hintergrund ist, daß ich einerseits satzungsgemäß die Verantwortung für den Verband trage, ihn im Außenverhältnis als Vorstandsvorsitzender repräsentiere und andererseits von anderen VOI-Mitgliedern wenig kommt. Wir haben mehrfach versucht, unsere Mitglieder hinsichtlich der Pressearbeit zu aktivieren. Eigentlich sollte sogar eine der Regionalgruppen des VOI die Pressearbeit schwerpunktmäßig unterstützen.
ke:
Eigentlich ist dies doch die Aufgabe des Geschäftsführers und der VOI-Geschäftsstelle.
Kff:
Der VOI kann sich leider zur Zeit noch keinen hauptamtlichen Geschäftsführer leisten. Auch die Geschäftsstelle arbeitet derzeit nur mit Hilfskräften. Daher bleibt die Arbeit wie in jedem anderen eingetragenen Verein bei den gewählten Vorständen hängen, im Zweifelsfall beim Vorstandsvorsitzenden.
ke:
Herr Kampffmeyer, das kann doch nicht angehen, der VOI hat meines Wissens inzwischen mehr als 100 Mitglieder. Da muß es doch möglich sein, die Mittel für eine professionelle und ständige Betreuung des Verbandes aufzubringen ?
Kff:
Inzwischen hat der VOI sogar über 150 Mitglieder. Das heiß aber nicht, daß der Verband im Geld schwimmt. Wir haben Staffeln eingerichtet für die Höhe der Mitgliedsbeiträge, die sich an der Mitarbeiterzahl des VOI-Mitglieds orientieren. Die Einstufung haben wir bisher immer die Mitglieder vornehmen lassen, obwohl der Vorstand theroretisch das Recht hat, die Einstufung festzulegen. Daher gibt es Mitglieder, die bei Ihrem Eintritt vor ein paar Jahren nur eine Handvoll Mitarbeiter hatten - heute jedoch wesentlich größer sind, aber immer noch ihre ursprünglichen, sehr geringen Beiträge zahlen. Sie würden sich wundern, wie viele große Namen der Branche Beiträge wie ein kleiner Systemintegrator zahlen.
ke:
Nennen Sie doch mal ein paar Namen, vielleicht hilft dies die Zahlungsmoral zu verbessern.
Kff:
No Comment - der VOI arbeitet für seine Mitglieder, nicht gegen sie.
ke:
Also auf den Punkt gebracht, wenn man die Prese, Interviews, Vorträge und andere Aktivitäten sieht, steht dort immer nur der Name Dr. Kampffmeyer. Ich habe mir sagen lassen, daß potentielle Mitglieder des VOI nicht eintreten, weil sie den Verband für eine „Privatveranstaltung“ von Ihnen und der Firma PROJECT CONSULT halten.
Kff:
Dem muß ich aber entschieden widersprechen. Ich bin gewählter Vorsitzender des Verbandes und neben meinem Kollegen Karl-Heinz Klönne, unserem Kassenwart und mit der Geschäftsführung beauftragten Vorstand, leiste ich den Hauptteil der Verbandsarbeit.
ke:
Durch die massive Präsenz in den Medien haben Sie aber auch den Hauptnutzen.
Kff:
Dies ist nicht richtig. Man muß hier zunächst einmal meine Person von meiner Firma und beide vom Verband trennen. Ein Großteil meiner Freizeit wird von der Verbandsarbeit absorbiert. Auch mein Unternehmen hat keinen direkten Nutzen von der Arbeit, im Gegenteil, mir fehlen zahlreiche fakturierbare Tage, die ich für den Verband auf Sitzungen, Vorträgen usw. unterwegs bin. Die Arbeit als Vorsitzender im Vorstand des VOI ist ehrenamtlich und wenn Sie das Finanzcontrolling meines Unternehmens hören würden, wieviel Zeit und Geld für den VOI ...
ke:
Ich frage aber nicht Ihr Finanzcontrolling, sondern Sie als Vorsitzenden des Vorstands - letztlich ist Ihre Präsenz am Markt ein nicht zu unterschätzender Faktor bei der Werbung.
Kff:
Das kann ich leider nicht bestätigen. Mein Unternehmen berät hauptsächlich Anwender, der VOI interessiert dort kaum jemanden und häufig ist die Leitung eines Anbieterverbandes sogar eher schädlich, weil man immer in den Verdacht gerückt wird, man würde mit den Anbietern „kungeln“.
ke:
Wenn Sie angeblich keinen Nutzen von der Verbandsarbeit haben, warum tun Sie es denn ?
Kff:
Vor gut sieben Jahren habe ich den Verband mit ins Leben gerufen und habe einen Gutteil meiner Kraft in den Aufbau investiert. Leider ist es immer noch so, daß nur wenige Mitglieder den Verband voranbringen aber als gewählter Vorstandsvorsitzender werde ich mich hier nicht aus der Verantwortung stehlen.
ke:
Also sind Sie seit sieben Jahren Vorsitzender, rackern sich für die Branche ab, da muß doch die Frage nach einer Ausnutzung des Verbandes durch die Fa. PROJECT CONSULT erlaubt sein.
Kff:
Bei der Gründung des VOI war ich noch Marktingleiter der Firma ACS, mein Unternehmen gab es noch gar nicht. Auch habe ich immer sensibel auf Vorwürfe einer zu großen Dominanz aus der Mitgliedschaft reagiert. Als Beispiel kann ich hier die VOI-NEWS nennen, unsere Verbandszeitschrift, die zunächst in meinem Unternehmen erstellt wurde. Mit dieser Zeitschrift haben wir für die Mitglieder kostenfrei Fach-KnowHow, Marktübersichten mit bis zu 48 Seiten rein redaktionellem Inhalt pro Ausgabe verbreitet. Als sich die Kritik der „PROJECT CONSULT-Lastigkeit“ mehrte, haben wir die VOI-NEWS zunächst an die INFOdoc, jetzt an die INFO21, abgegeben. Der zweifelhafte Erfolg ist sichtbar: verschiedentlich erschienen die VOI-NEWS nunmehr nur noch im Umfang von zwei, drei Seiten. Ich möchte damit nur deutlich machen, daß viele Mitglieder laut die Stimme erheben, wenn es um die scheinbare Ausnutzung des Verbandes geht, aber selbst keine Zeit haben sich zu engagieren.
ke:
Herr Kampffmeyer, meinen Sie eigentlich bei der Archivierung um die CD-ROM herumzukommen ?
Kff:
Das verstehe ich nicht, vielleicht können Sie dies einmal konkretisieren?
ke:
Man gewinnt den Eindruck, daß der Verband sich nur um herkömmliche WORM-Medien kümmert, Mikrofilm, Bänder und andere Medien kommen in Ihren Artikeln kaum vor. Ich entsinne mich sogar an ein Interview, in dem Sie das am weitesten verbeiteste Archivmedium CD-ROM als tot erklärt haben.
Kff:
Lieber Herr Dr. Engelhardt, kommen Sie mir doch bitte nicht mit diesen alten Kamellen, jenes Interview ist nachweislich ohne meine Authorisierung nachträglich verändert worden. Als Verbandsvorsitzender vertrete ich die Interessen aller unserer Mitglieder. Diejenigen, die sich engagieren, Info-Material zur Verfügung stellen, bei den Publikationen wie den Codes of Practice mitarbeiten oder den Verband sponsorn kommen immer besser weg als die schweigende Mehrheit. Außerdem pflege ich deutlich zwischen meinen persönlichen Aussagen, Artikeln meiner Firma und Aussagen des Verbandes zu trennen. Die CD-ROM wird im übrigen in unseren Grundsätzen der elektronischen Archivierung als wichtiges Medium berücksichtigt, ich denke hierbei z.B. an Lösungen mit selbsttragenden Archiven. Also bitte trennen auch Sie meine Rolle als VOI-Vorstandsvorsitzender von meiner Aufgabe als PROJECT CONSULT Geschäftsführer.
ke:
Das wird aber nicht deutlich, bei Publikationen wird immer Ihr Name und Ihre Rolle als Vorstandsvorsitzender gesehen. Ich persönlich kenne manches VOI-Mitglied, das sich nicht richtig repräsentiert fühlt.
Kff:
Um es in aller Deutlichkeit zu sagen, Veröffentlichungen von PROJECT CONSULT sind nicht Veröffentlichungen des VOI und wenn Ihre Kollegen bei der Presse die Dinge zusammenwerfen, ist dies nicht mein Problem. Ich kann nicht in jedem Artikel alle Mitglieder des VOI berücksichtigen, sondern ich schreibe über diejenigen, die den Markt bewegen und die mir die notwendigen Informationen zu Ihren Produkten und Leistungen zur Verfügung stellen. Ich versuche immer alle wichtigen Trends zu berücksichtigen - dazu gehört übrigens auch die CD-R. Natürlich kenne ich auch eine Reihe von VOI-Mitgliedern, die auf mein Unternehmen nicht gut zu sprechen sind, z.B. weil sie bei Ausschreibungen PROJECT CONSULT Kunden nicht zum Zug gekommen sind. Wir pflegen hier grundsätzlich keine VOI-Mitglieder zu bevorzugen - es entscheidet immer nur die Eignung eines Produktes für den Einsatz bei unseren Kunden. Und es müßte eigentlich jedem klar sein, es kommt in einem Projekt immer nur ein Produkt zum Zuge und damit gehen eine Reihe von Anbietern, die auch angeboten haben, leer aus. Nur diese Aktivitäten von PROJECT CONSULT haben nichts mit meiner Rolle als Vorsitzender des Vorstands zu tun. Der VOI ist ein e.V. und alle Vorstandsmitglieder sind auch weiterhin für ihre Firmen tätig. Man kann von mir nicht erwarten, daß ich mein Unternehmen „dichtmache“, weil ich gleichzeitig gewählter Vorsitzender bin. Ich kann nur wiederholen - jedes Mitglied des Verbandes hat nur dann einen Nutzen vom VOI, wenn es sich selbst aktiv einbringt und kann nicht erwarten, daß ich als Vorstandsvorsitzender persönlich die Aufgabe hätte, den VOI-Mitgliedern Aufträge bei meinen Kunden zuzuschanzen. PROJECT CONSULT tritt im Markt nämlich als produkt- und herstellerneutrales Beratungsunternehmen an.
ke:
Sehen Sie, das war doch schon wieder Werbung für Ihre Firma. Herr Dr. Kampffmeyer, es müßte Ihnen jedoch klar sein, daß Ihre Rolle in der Öffentlichkeit anders gesehen wird, hier kann der Eindruck entstehen, daß diese von Ihnen propagierte Trennung der Interessen ...
Kff:
Herr Engelhardt, wir haben uns hier zusammengesetzt, um über die Aufgaben und die Zukunft des VOI zu sprechen. Ich gewinne immer mehr den Eindruck, ich bin hier in der Rolle von Präsident Clinton - keiner interessiert sich für die Arbeit des Verbandes, sondern was der Vorsitzende sonst noch so treibt.
ke:
Herr Kampffmeyer, wie soll sich denn ein Mitglied in die Verbandsarbeit einbringen, wenn der Verband von einer Gruppe von Personen geführt wird, die in dieser Zusammensetzung schon seit Jahren zusammenhocken ?
Kff:
Laut Satzung wird der Verband vom gewählten Vorstand geführt. Wir haben diese Regel aber bereits erweitert und laden auch unseren Beirat und die Leiter der Regionalgruppen zu den Vorstandssitzungen ein. Sie sind dort bis auf personelle und finanzielle Fragen ebenso stimmberechtigt wie die gewählten Vorstände. Gerade besonders durch unsere fünf Regionalgruppen bieten wir jedem Mitglied die Möglichkeit, sich in seiner Region mit selbst formulierten Schwerpunkten im Verband zu engagieren. Darüber hinaus führen wir Workshops mit Beteiligung der Mitglieder durch, organisieren Archivtage, schreiben Publikationen wie den Code of Practice usw. Gelegenheit ist wirklich genug da. Und zur Zusammensetzung des Vorstands - ja, es ist eine Handvoll von Idealisten, die ihre Zeit für die Verbandsarbeit opfern, weil wir die Lobbyarbeit für das Thema Dokumenten-Management für wichtig erachten. Jedes Mitglied hat die Möglichkeit sich in den Vorstand wählen zu lassen und die Verbandarbeit aktiv mitzugestalten. Wir bemühen uns seit geraumer Zeit besonders Mitarbeiter unserer großen Mitgliedsfirmen zu motivieren, im Vorstand mitzuarbeiten.
ke:
Letztlich entscheidet doch aber der Vorstand, wer Mitglied wird.
Kff:
Das ist für die Aufnahme von neuen Mitgliedsfirmen richtig - der VOI nimmt nicht jede Firma auf, sondern nur Unternehmen, die auch wirklich in der DMS-Branche tätig sind. Hierüber wird anhand des Antrages und er eingereichten Firmenunterlagen vom gesamten Vorstand einschließlich der Regionalgruppenleiter entschieden. Der Vorstand entscheidet jedoch nicht, wer Mitglied des Vorstands wird - dies geschieht durch die Mitgliederversammlung mittels Abstimmung. Der VOI ist eine demokratische Institution. Jedes Mitglied kann sich nominieren lassen. Die nächste Wahlmöglichkeit ist übrigens auf der DMS in Essen im September dieses Jahres. Vielleicht können wir aber wieder zum eigentlichen Thema unseres Gespräches zurückkehren.
ke:
Was will denn der VOI tun, um seine Mitglieder besser zu betreuen?
Kff:
Dies ist wie gesagt, stark von unserem zur Verfügung stehenden Budget abhängig. Wir wollen die Repräsentanz in der Öffentlichkeit verstärken. Hierfür haben wir eine Presseagentur engagiert, die die Pressearbeit betreut. Aucn Mitglieder haben bereits die Möglichkeit genutzt, die Pressekanäle des VOI für Ankündigungen neuer Aktivitäten und Produkte zu nutzen. Wir werden unsere VOI-Website neu gestalten und diese aktueller halten. Auch die Erreichbarkeit des VOI in Darmstadt soll durch zusätzliches Personal in der Geschäftsstelle verbessert werden. Um unsere Mitglieder direkt zu erreichen, wollen wir besonders die Arbeit der Regionalgruppen verstärken. Die Regionalgruppe in Hamburg veranstaltet beispielsweise eine eigene Tagung zur Fortschreibung der Codes of Practice.
ke:
Sie haben mehrfach den Ausdruck Code of Practice benutzt, was wollen Sie damit bewirken.
Kff:
Die Regionalgruppe Nord des VOI hat den ersten Code of Practice zum Theme Grundsätze der elektronischen Archivierung herausgebracht. In diesem Code of Practice wird dargestellt, wie die elektronische Archivierung möglichst sicher betrieben wird. Der Code orientiert sich dabei an den deutschen Gesetzen.
ke:
Ist aber selbst keine Gesetz und bietet damit doch auch kaum mehr Rechtssicherheit.
Kff:
Das ist nicht richtig. Der Code of Practice ist eine Selbstverpflichtung der DMS-Branche, er basiert auf und interpretiert die gültige Rechtssituation. Im übrigen arbeiten auch ganz andere Branchen in viel kritischen Bereichen wie z.B. die Pharma-Industrie auf der Basis von Codes of Practice.
ke:
Der Titel zeigt doch bereits wieder das gleiche Problem der Fokussierung, elektronische Archivierung...
Kff:
Herr Dr. Engelhardt, hier sind Sie nicht ganz auf dem Laufenden, der VOI beabsichtigt auch einen weiteren Code of Practice zum Thema „Grundsätze der Archivierung auf Mikrofilm“ herauszugeben. Ferner wird es Grundsätze des sicheren Daten- und Dokumentenaustauschs - also Zielrichtung E-Commerce - geben. Die gesamte Code-of-Practice-Reihe wird fünf Bände umfassen.
ke:
Das Thema Mikrofilm, steht es im Zusammenhang mit der Übernahme des CeBIT-Standes des FMI durch den VOI ?
Kff:
Der Sachverhalt ist nicht richtig. Der VOI übernimmt nicht den FMI und auch nicht den FMI-Stand. Beim FMI hat lediglich die Geschäftsführung gewechselt, der Verband arbeitet weiter. Der FMI hat den CeBIT-Stand an die Messegesellschaft zurückgegeben und präsentiert sich auf dem Stand des Reprografie-Verbandes. Der ursprüngliche Stand des FMI auf der CeBIT wird durch die Gruppe21 übernommen und mit der Fläche des VOI zusammengelegt. Hintergrund ist die Kooperation zwischen VOI und Gruppe21. Die Zeitschrift Info21 ist schließlich unser Verbandsmedium und die DMS-Konferenz und -Ausstellung unserr gemeinsame Veranstaltung.
ke:
Die DMS ist ja nur eine Veranstaltung zum Thema Dokumenten-Management in Deutschland. Wie sehen Sie die Position der DMS als wichtigstes Ereignis im Vereinsleben des VOI, schließlich halten Sie ja dort Ihre Mitgliederversammlung ab.
Kff:
Ziel des VOI ist, alle Messe- und Vortragsaktivitäten zum Thema Dokumenten-Management, wie ich es anfangs im umfassenden Sinn definiert habe, zusammenzufassen. Wir wollen den Anwendern die Möglichkeit geben, die gesamte Branche an einem Ort unter optimalen Bedingungen zu präsentieren. Auf der CeBIT verläuft man sich und kann keinen konzentrieten Eindruck zum Thema DMS gewinnen. Zahlreiche andere, eher Seminar-orientierte Veranstaltungen mit wenigen Exponaten haben meines Erachtens keine Zukunft.
ke:
Worin begründet sich Ihr Optimismus ?
Kff:
Bei einem kleinen sogenannten Kongress beschränkt sich die begleitende Ausstellung auf wenige Stände, die Teilnehmer sitzen im Vortragsaal und die Aussteller langweilen sich, sie schlagen sich dann in den Pausen um die wenigen ein-, zweihundert Kongressbesucher. Die DMS dagegen ist eine professionelle Messe- und Kongressveranstaltung, eine echte Publikumsveranstaltung, zu der wir mehrere Tausend Besucher erwarten. Der größte von den fünf Veranstaltungsräumen bietet 600 Teilnehmern Platz und in der Ausstellung werden rund 150 Firmen vertreten sein, darunter Microsoft, IBM, FileNET, KODAK und viele andere namhafte Anbieter. Im kommenden Jahr wird die DMS in ihrer Ausstellungsfläche verdoppelt. Fokus wird nicht mehr nur Deutschland sein, die DMS wird zur führenden mitteleuropäischen Konferenz und Messe ausgebaut. Angesichts der Europäisierung und der EURO-Einführung fallen auch bei uns die Grenzen.
ke:
Im vorläufigen Kongressprogramm sind zwei Keynotes am ersten Tag ohne Namen eingeplant, die auch in die anderen Kongressräume und in das Internet übertragen werden sollen. Können Sie uns sagen, wer für diese Keynotes vorgesehen ist.
Kff:
Derzeit kein Kommentar - lassen Sie sich überraschen.
ke:
Abschließend die Frage, was wünschen Sie sich für den VOI in Zukunft ?
Kff:
Das der Verband weiter gedeiht und sich fortentwickelt. Wir haben noch lange nicht das Potential der möglichen Mitgliedsfirmen ausgeschöpft. Auch wünsche ich mir, daß die Finanzsituation des Verbandes sich so entwickelt, daß wir uns eigenes Personal leisten können - und damit auch ihre Fragen nach der Vermengung von Tätigkeiten sich erübrigen. Am wichtigsten ist mir aber, daß die fachliche Arbeit des Verbandes Anerkennung findet. Dokumenten-Management- und Dokumenten-Austausch sind wichtige Basistechnologien, die in Zukunft jeder einsetzen wird. Wir hoffen durch die Arbeit des VOI die ersten Schritte auch zur Absicherung der Rechtssicherheit des elektronischen Dokumentes getan zu haben.
ke:
Wie heißt es doch so schön bei einem bekannten Hamburger Montagsblatt: vielen Dank für das Gespräch.

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Seitentitel: Interview_Info21_1998, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=302
Zuletzt aktualisiert am: 4.12.2001
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