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Der Markt für elektronisches Dokumenten-Management in Europa: Technologien und Lösungen
Einleitung
Paradigmenwechsel
Standardisierung und Harmonisierung
Neue Anwendergruppen
Ausblick

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Profil_Kampffmeyer

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Einleitung
Das diesjährige DLM-Forum steht unter dem Motto „Das Gedächtnis der Informationsgesellschaft“. Dieses „Gedächtnis“ besteht nicht mehr wie in der Vergangenheit aus Informationen, die mit dem bloßen Auge sofort erkannt und verstanden werden können, sondern aus Daten, die intransparent in Computersystemen gehalten werden. Man benötigt technische Hilfsmittel, um sie zu finden und wieder lesbar zu machen. Dies ist jedoch kein Nachteil, da uns die moderne Informationstechnologie Mittel in die Hand gibt, den exponentiell anwachsenden Daten- und Dokumentenberg effizient zu verwalten. Der Einsatz von elektronischen Informationssystemen fördert zudem den Trend, immer mehr Informationen digital zu erzeugen, die dann anschließend auch nur noch digital vorliegen.
Die Informationstechnologie verändert sich ständig in immer kürzeren Zyklen, andererseits sollen aber Informationen langfristig und konsistent einem größer werdenden Benutzerkreis zur Verfügung stehen. Hieraus ergeben sich große Herausforderungen, um Archive als „elektronisches Gedächtnis“ bereitzustellen. Wichtig zu nennen sind hier unterschiedlichste Dokumentformate, die großen zu verwaltenden Informationsmengen, Sicherheitsaspekte, einfacher Zugang und im Umfeld der Europäischen Gemeinschaft zusätzlich Anforderungen an Multilingualität der Informationserschließung und –bereitstellung.
Diesen Herausforderungen stellt sich die Informationstechnologie-Industrie mit speziellen Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemlösungen. Die Informationstechnologie-Industrie muß bei der elektronischen Archivierung einen gewaltigen Spagat vollbringen – einerseits immer die modernsten Technologien zu unterstützen, andererseits aber Informationen über Jahrzehnte bereitzustellen.
Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind ein vielschichtiges Thema. Die Begriffsvielfalt in diesem Umfeld ermöglicht dem potentiellen Anwender kein klares Bild. Die unterschiedlichen Definitionen und Zuordnungen machen es auch schwierig, ein konkretes Bild vom Markt zu zeichnen.
Dokumenten-Management ist einer der am schnellstens wachsenden Teilmärkte der Informations- und Kommunikationsbranche. Eine aktuelle Studie der AIIM International zusammen mit der Gartner Group prognostiziert für Europa eine jährliche Umsatzsteigerung der Branche von Dokumenten-Management-Technologien von ca. 25% Prozent – dies bedeutet aktuell zwischen 1998 und 2000 eine Steigerung von rund vier Milliarden Euro auf mehr als sechs Milliarden Euro und zwischen den Jahren 2000 und 2003 eine Steigerung auf ca. 11. Milliarden Euro.
Die technologischen Grundkomponenten gibt es inzwischen seit rund 25 Jahren. Sie können als ausgereift bezeichnet werden. Das Bild der eigenständigen Dokumenten-Management-Branche verwischt sich jedoch immer mehr. Waren früher Technologien wie elektronische Archivierung, klassisches Dokumenten-Management, Workflow und Groupware eigenständige Disziplinen, so sind sie heute Bestandteile unterschiedlichster Systeme in allen denkbaren Anwendungsbereichen geworden. Dokumenten-Management ist keine Nische mehr, sondern hat sich zu einer Basistechnologie entwickelt. Überall dort, wo Dokumente erstellt, bearbeitet, verteilt, gespeichert, verwaltet und gedruckt werden, sind heute Dokumenten-Management-Technologien im Einsatz.
Zur Konkretisierung der Begrifflichkeit zunächst ein kleiner Exkurs zu den Themen Dokument, Dokumenten-Management und Document Related Technologies.
Was ist ein Dokument?
Beim Thema elektronische Archivierung und Dokumenten-Management dreht sich alles um das „Dokument“.
Der Begriff „Dokument“ besitzt in Europa eine andere Bedeutung als z. B. in den USA. Diese Unterschiede haben häufig zu Mißverständnissen und Verwirrungen beigetragen. In Deutschland z. B. haftet dem Begriff Dokument immer noch eine starke papiergebundene rechtliche Qualität an. Von Dokumenten spricht man in Zusammenhang mit Urkunden, Verträgen, Handelsbriefen. In den USA ist ein Dokument ein beliebiger Text, der in einem Datenverarbeitungssystem erzeugt wurde – dies zeigt z. B. auch die bekannte Dateiendung „.DOC“.
Heute können elektronische Dokumente fast beliebigen Inhalts sein: beliebige Dateien, gescannte Faksimiles, Listen, digitalisierte Sprache und Videos, „eingefrorene Bildschirminhalte“, digitale Photos, Multimediaobjekte, Protokolldaten und Kombinationen dieser Typen. Im Prinzip ist alles ein Dokument, was als Datei oder definiertem Bestandteil einer Datei in strukturierter oder unstrukturierter Form in einem Datenverarbeitungssystem vorliegt und zu einem bestimmten Zeitpunkt als eine authentische, inhaltlich und formal zusammengehörige Einheit betrachtet wird. Der Trend geht hierbei zu Dokumentobjekten, die in Gestalt von Metadaten Merkmale der Indizierung, Klassifikation, Herkunft und Anzeige mit sich tragen. Diese Auffassung eines Dokumentes unterscheidet sich erheblich vom Anspruch der Archivare an Dokumente in bisherigen Papier- oder Mikrofilm-basierten Archiven.
Durch die Möglichkeiten der Veränderung von Daten in EDV-Systemen ergeben sich an elektronische Dokumente hohe Anforderungen. Sie müssen genau den Zustand, die Zusammensetzung, die Form und den Inhalt wiedergeben, die sie zum Zeitpunkt ihrer intentionellen Erstellung hatten. Dynamische Links, automatische Updates in Dokumenten, Veränderungen der Zusammenhänge, Zusammensetzung von Dokumenten aus eigenständigen Komponenten, die Abhängigkeit von Formaten und Laufzeitumgebungen und andere Faktoren stellen damit besondere Anforderungen an ein System zur Verwaltung solcher Dokumente.
Wichtig ist hierbei, daß Dokumente durch digitale Signaturen eine neue Rechtsqualität erhalten, die sie zukünftig den "Papieroriginalen” gleichstellen werden. Die Verbreitung von elektronischen Dokumenten in allen Bereichen des Wirtschafts- und öffentlichen Lebens wird hierdurch stark gefördert – und erhöht damit den Druck auf die Bereitstellung geeigneter Archiv- und Dokumenten-Management-Lösungen.
Dokumenten-Management
Aus dem zuvor definierten Begriff „Dokument“ ergeben sich auch eine Reihe von Implikationen für den Begriff „Dokumenten-Management“ (abgekürzt DMS für Dokumenten-Management-Systeme). Er steht heute als Bezeichnung für die gesamte Dokumenten-Management-Anbieterschaft und die Vielfalt ihrer Lösungen. Er beschränkt sich nicht mehr auf reine elektronische Archiv- und Dokumenten-Speicherungssysteme. Bei elektronischer Archivierung ist in der Regel die langzeitige, unveränderbare Speicherung von Daten und Dokumenten gemeint, die über Indexdatenbanken erschlossen werden. Der Begriff Dokumenten-Management bezeichnete ursprünglich Lösungen, die die Unzulänglichkeiten von hierarchischen Dateimanager-Programmen ausgleichen sollten, und für Dokumente aus dem Umfeld der Bürokommunikation Check-In/Check-Out, Versionsmanagement und Attributierung der Dokumente bereitstellten. Diese Programme werden heute als „klassische“ oder „dynamische“ (zum Unterschied zur elektronischen Archivierung) Dokumenten-Management-Systeme beziehungsweise Dokumenten-Management „im engeren Sinn“ bezeichnet.
In Anbetracht einer zunehmenden Überschneidung und Integration der verschiedenen Dokumenten-Management-Technologien werden heute unter Dokumenten-Management „im weiteren Sinn“ Document Imaging, Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management im engeren Sinn, E-Forms, Output-Management, Bürokommunikation/Office-Pakete, Scanning, Groupware oder Workflow verstanden. Die Liste ließe sich beliebig um Begriffe wie „Multimedia-Datenbanken“, „Document Warehouses“ oder „Knowledge Management“ ergänzen. Abgrenzung und Zuordnung fallen jedoch bei Kreativität der Produkt- und Marketingmanager immer schwerer.
DRT Document Related Technologies
Die Dokumenten-Management-Branche hat ihre Wurzeln in einer Zeit, als „normale“ IT-Systeme nicht in der Lage waren, Imaging, Workflow und digitale optische Speicher zu unterstützen. In den achtziger Jahren bildete sich hierdurch das heraus, was wir heute als die Dokumenten-Management-Branche kennen. Die Branche verstand sich als eigenständige Disziplin innerhalb der IT-Branche. Diese Nische ist inzwischen Bestandteil der allgemeinen IT-Landschaft geworden, die Abgrenzung ist verschwunden und die Unique Selling Points (USP`s) von Dokumenten-Management haben längst ihren Eingang in alle Arten von Lösungen gefunden, die sich nie als Teil der DMS-Branche verstanden haben.
Dies wird besonders deutlich bei den ERP- und Internet-Software-Anbietern. Wir müssen uns damit abfinden, daß Dokumenten-Management-Technologien und
–Funktionalitäten Bestandteil der allgemeinen IT geworden sind. Fast alle Anwendungen erzeugen, verarbeiten, verteilen, verwalten und speichern heute Dokumente. Hierdurch ergibt sich ein wesentlich breiteres Spektrum, das man für DRT Document Related Technologies definieren kann. Das Akronym DRT stellt heute folgende Gebiete und Lösungen dar:
Internet, Intranet & Extranet
Document, Workflow & Knowledge Management
E-Commerce & Digital Signatures
Document Input, Distribution & Storage
OCR, ICR & Pattern Recognition
Databases, DataWarehouses & Retrieval Engines
Imaging & Multimedia
Archival & Records Management
Secure Communication & Unified Messaging
Groupware & Office Solutions
Forms & Output Management
Middleware & Componentware
Content Management & Content Distribution
DRT gehört in jede Art von Anwendung und bisher als eigene Lösung vertriebene Produkte werden “im Bauch” anderer Anwendungen verschwinden. Dokumenten-Management hat eigentlich hierdurch sein Ziel erreicht: es wird Allgemeingut und Bestandteil der Infrastruktur.
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Paradigmenwechsel
In den vergangenen Jahren entstanden technologische Innovationen wie das Internet. Die Integration von Dokumenten-Management-Funktionen in Betriebssysteme, kommerzielle Anwendungssoftware und Toolboxen stellen die Dokumenten-Management-Hersteller heute vor schwerwiegende Entscheidungen, die über das Überleben von Produkten, Firmen und einer eigenständigen DMS-Branche bestimmen. Einerseits haben die Dokumenten-Management-Produkte die Stufe der Reife und Maturität erreicht - andererseits werden sie von neuen Trends und Entwicklungen in ihrer eigenständigen Daseinsberechtigung bedroht. Diese Tatsache ist Anlaß genug, von einem Paradigmenwechsel zu sprechen. Dies soll an sieben wichtigen Trends dargestellt werden, die derzeit die Entwicklung des Dokumenten-Managements bestimmen.
Internet
Das Internet hat durch völlig anders geartete Softwareumgebungen, neuartige Dokumententypen und Erschließungsstrategien erheblichen Druck auf die eingeführten DMS-Anbieter ausgeübt. Ähnlich wie Microsoft haben auch hier die klassischen Anbieter zunächst den neuen Trend verschlafen. Besonders im Umfeld von Costumer Relationship Management (CRM) und E-Commerce treiben derzeit internetangepasste Lösungen den Markt an. Viele der neugegründeten Internetsoftwarefirmen haben sich ebenfalls des Themas Workflow und Dokumenten-Management angenommen – die notwendige Funktionalität ist längst in die Produkte von Firmen aufgenommen worden, die bisher nicht zum Umfeld des Dokumenten-Managements gezählt wurden.
Internet-Technologien werden zukünftig die Basis sein, Archive einem größeren Anwenderkreis zugänglich zu machen.
Rezentralisierung
Dokumenten-Management-Systeme werden derzeit in der Mehrzahl als dezentrale und verteilte Lösungen in Client/Server- oder Intranet-Umgebungen implementiert. Herkömmliche Hostsysteme werden meist nur als Datenbankserver für die Referenzierung auf separat gehaltene Dokumente genutzt. Zukünftig wird eine starke Rezentralisierung der Dokumentenbestände erfolgen. Umfangreiche Archive werden zentral gehalten und weltweit multilingual abgefragt. Sobald ausreichend schnelle Leitungsverbindungen zu vernünftigen Preisen verfügbar sind, werden Konzepte wie das komplette Outsourcing der Informationserfassung und -bereitstellung, „Pay per View“ oder das Angebot zentraler Fallback- und Sicherheitslösungen die Zukunft bestimmen.
Besonders Unternehmen, die selbst über Leitungsnetzwerke, Kommunikationseinrichtungen und Rechenzentren verfügen, werden mit den bestehenden, bei Unternehmen oder Anwendern installierten herkömmlichen DMS-Lösungen konkurrieren. Der Aspekt der langfristigen Kundenbindung ist für alle Kommunikationsdienstleister von großem Interesse. Dabei werden sowohl öffentliche Inhalte als auch unternehmensinterne Bestände bereitgestellt. Bestehende Ansätze wie Publishing on Demand, Information-Broadcast, Digital Mailing und andere werden sich in diese allgemeine Strategie einfügen.
In Verbindung mit Internet-Technologien können so auch große Dokumentenbestände zukünftig zentral verwaltet und allgemein zugänglich gemacht werden.
Convergence of Technologies
Eine Reaktion auf den Wettbewerbsdruck, die Kundenanforderungen und die neuen Technologien ist die Ausweitung der Funktionalität der Produkte. Gab es früher spezialisierte Lösungen für Listenarchivierung, Faksimilearchivierung, Document Management im engeren Sinn, Workflow etc., so fließen heute die Merkmale dieser Produkte in einander über und werden zudem um Funktionen aus dem Umfeld der Bürokommunikation ergänzt.
Einerseits geschieht dies durch die Weiterentwicklung von bestehenden Produkten. Die Funktionalität von Workflow wird um Archivierung und Dokumenten-Management ergänzt, E-Forms entwickelt sich zu Workflow, Workflow integriert Archivierung, Archive werden ergänzt um Multimedia-Funktionalität usw. Ziel ist dabei die Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten, die Erfassung, Bearbeitung und Darstellung aller Formen von Dokumenten, Daten und Objekten. Hinzu kommt die Berücksichtigung aller denkbaren Kontroll-, Weiterleitungs- und Steuerungsfunktionalität. Funktionen, die früher eigenständige Anwendungen waren, wie z. B. Fax, E-Mail, Textdatenintegration, Textbausteinverwaltung, Groupwarefunktionalität usw.
Die bisherige Trennung der Disziplinen ist bereits aufgehoben. Reine Archivlösungen für das Retrieval von Dokumenten sind inzwischen um Kommunikations-, Verteilungs-, Bearbeitungs- und Kontrollfunktionen ergänzbar.
Infrastruktur
Dem Dokumenten-Management gehen zunehmend die Unique Selling Points (USP`s), ihre Alleinstellungsmerkmale, verloren. Drei wichtige Strömungen sollen hier als Beispiel dienen:
Integration von Dokumenten-Management-Funktionalität in Betriebssysteme
Zu Beginn ihrer Entwicklung existierte die Dokumenten-Management-Branche dadurch, daß sie „schwierige Dokumententypen“ wie Faksimiles in Datenverarbeitungssysteme bringen konnte oder digitale optische Speichermedien, die sich durch ihre Eigenschaften nicht mit den dynamischen, Magnetplatten-orientierten Betriebssystemen vertrugen, anband. Viele dieser Funktionen sind bereits heute in Betriebssysteme oder Zusatzservices überführt.
Integration in kaufmännische Anwendungen
Bedrohen die ins Betriebssystem oder Back-Office aufgenommen Standardfunktionen nur den Markt für einfache Lösungen, kommt die Gefahr für die professionellen großen Lösungen im Bereich des klassischen Dokumenten-Managements im engeren Sinn und die Workflow-Anbieter von großen Softwaresystem-Anbietern für Betriebssysteme, Office- und Groupwareprodukte und kaufmännische Anwendungen. Besonders bei den ERP-Softwaresysteme handelt es sich um Anwendungen, die die wirtschaftlich kritischen Daten von Unternehmen managen und verarbeiten.
Datenbanksysteme
Eine weitere Herausforderung entsteht seitens der Anbieter von Datenbanken und speziellen Suchmaschinen. Heute werden Datenbanken von der Dokumenten-Management-Branche benutzt, um über Zeiger, sogenannte Pointer, Dokumente in separaten Repository- oder Library-Systemen zu verwalten. Man spricht hier von Index- oder Referenzdatenbanken. Ein Argument für den Einsatz dieser Architektur war besonders die häufig sehr große Menge an zu speichernden Daten und Dokumenten, die Skalierbarkeit der Server und die hohen Kosten für Magnetplattenspeicher.
Durch die Integration von Document Related Technologies wird der Umgang mit e-lektronischen Archiven und Dokumenten-Management-Lösungen zukünftig zur Selbstverständlichkeit.
Knowledge Management
Knowledge Management ist das neue „Buzz-Word“ der Branche – vielfach noch zwischen Vision und Marketingversprechen angesiedelt. Der Begriff wird von vielen Anbietern benutzt, ohne daß sich dahinter Lösungen verbergen, die dem Anspruch an die Erschließung von Wissen gerecht werden. Knowledge Management wird vielfach als die Klammer betrachtet, über die die herkömmlichen DMS- und die neuartigen Technologien verbunden werden. Eine wesentliche Komponente wird dabei die intelligente Informationserschließung sein.
Knowledge Management wird derzeit noch zu technisch betrachtet, die organisatorische Komponente wird häufig bei der Einführung von Knowledge-Management-Lösungen unterschätzt. Die Verfahren Wissen zu gewinnen, zu erschließen und bereitzustellen, benötigen die Mitwirkung und die Akzeptanz des Anwenders.
Bei der Planung von allgemein zugänglichen elektronischen Archiven und Dokumentenbeständen kommt der Aufbereitung der Information eine immer größere Bedeutung zu.
Intelligente Erschließung
Bei der Erschließung großer Informationsmengen lassen sich zwei grundsätzliche Ansätze unterscheiden: bereits bei der Erfassung „Ordnung“ zu schaffen oder intelligente Suchmaschinen auf unstrukturierte Datenbestände „loszulassen“. Für eine optimierte Erfassung und Strukturierung gibt es eine Reihe neuer Ansätze.
Die erst seit kurzem auf dem Markt befindliche, neu entwickelten automatisierten Dokumentenanalyse-, Erschließungs- und Zuordnungssysteme haben ein riesiges Anwendungspotential, das weit über herkömmliches Dokumenten-Management hinausgeht. Vergleichbare Ansätze finden sich bereits im Internet. Die Weiterentwicklung von Datenbanken und Erkennungssoftware erlaubt inzwischen auch die Erschließung von Bildinhalten. In diesen Gebieten des Dokumenten-Managements sind in den nächsten Jahren die wichtigsten, den Markt treibenden Innovationen, zu erwarten.
Hier bahnt sich eine vollständige Inversion der Rolle des Menschen beim Einsatz solcher Systeme an. Wenn der Mensch nicht mehr für die intelligente Erfassung von Informationen benötigt wird, wenn er nicht mehr für Entscheidungen gebraucht wird, dann verändern sich zahlreiche Berufsbilder von heute drastisch. Hier entstehen Ängste, die es gilt, durch eine „weiche Einführung“ neuer Technologien zu überwinden. Die Rolle des Menschen im Umfeld dieser Lösungen muß neu definiert werden.
Mergers&Acquisitions
Die DRT-Branche reagiert nicht nur mit neuen Produkten auf die Trends, sondern konsolidiert sich. Hierbei spielen Partnerschaften sowie Mergers & Acqusitions die größte Rolle. Zahlreiche der ursprünglichen Anbieter für Dokumenten-Management sind bereits vom Markt verschwunden. Viele Unternehmen der ersten Stunde verschwanden einfach, wurden aufgekauft oder haben das eigene Produkt zugunsten von Standardprodukten aufgegeben. Eine besondere Rolle bei der Konsolidierung spielen die in den letzten Jahren gegründeten Aktiengesellschaften. Mit dem Kapital wurden nicht nur Unternehmen, sondern auch neue Produktideen, vorhandene Märkte und – derzeit im Markt besonders rar – geschultes Personal übernommen.
Für den Anwender bringt die Konsolidierung im Markt besonders bei der Langzeitarchivierung besondere Probleme mit sich. Die Sicherstellung der Aufbewahrungsfristen von sieben, zehn oder dreißig Jahren und die ständige Verfügbarkeit von Unternehmensinformationen machen den Auswahlprozess sehr schwierig. Die Frage, welche Produkte, welche Standards und welche Unternehmen die stürmische Entwicklung überleben werden, stellt sich nicht nur bei der Neuanschaffung. Zahlreiche Anwender sehen sich heute schon vor den ersten Migrationsproblemen – Systeme sind nicht mehr verfügbar, müssen abgelöst, mit anderen kombiniert oder auf neue Plattformen umgestellt werden. Auch Mergers&Acquisitions bringen hier nicht immer die Lösung, wenn übernommene Produkte einfach eingestellt werden.
Die Definition, Einführung und Verankerung von Standards ist daher besonders für die langfristige Informationsspeicherung unerläßlich.
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Standardisierung und Harmonisierung
Im Bereich der Informationstechnologie lösen sich neue Konzepte und Techniken immer schneller ab – die „Halbwertszeit“ von Software verringert sich in einem Maße, daß ursprünglich neue Techniken oftmals bereits vor dem Einsatz im Produktivbetrieb veraltet sind. Organisationen, die in diesen schnellebigen Markt investieren, wollen sichergehen, daß ihre Investition über einen längeren Zeitraum abgesichert ist.
Wichtigkeit von Standards
Durch die Einführung und Einhaltung von Standards erhalten die Anwender die Sicherheit, daß die wesentlichen Kriterien der Leistungsanforderungen an ein Dokumenten-Management-System erfüllt sind, sich somit der Wert der Kundeninvestition in die Dokumenten-Management-Technologie erhöht und das verbundene Risiko minimiert wird.
Teilweise können die unternehmensindividuellen Anforderungen an ein solches System erst durch die geeignete Kombination und Integration verschiedener Document-Related Technologies innerhalb einer umfassenden Gesamtlösung erfüllt werden. Die durch gemeinsame Standards erreichte Annäherung bezüglich der grundlegenden Funktionalität der einzelnen und „Connectivity“ zwischen den verschiedenen Dokumenten-Management-Systemen, erlaubt den Anwendern, die individuellen Stärken einzelner Dokumenten-Management-Systeme, z. B. optionale Funktionen in Verbindung oder spezielle Funktionen zur Einbindung externer Applikationen, innerhalb einer Infrastruktur zu vereinen.
Eigene Standards der DRT-Branche, wie z. B. bei digitalen optischen Speichern oder Schnittstellen, definieren letztlich auch die Eigenständigkeit dieses Marktsegmentes. Ohne eigene Standards und Normen wäre sie Bestandteil der allgemeinen IT-Landschaft.
Standards für Dokumenten-Management
Zu einigen wichtigen Standardisierungsgremien im Dokumenten-Management-Softwarebereich, die unter dem Dach der AIIM Association for Information and Image Management International zusammengeführt wurden, gehören:
ODMA (Open Document Management API)
ODMA ist durch die Anerkennung zahlreicher führender Anbieter zu einem wichtigen Standard für die Anbindung von Clienten geworden. Für den ODMA-Standard gibt es auch Intranet-Erweiterungen für den Zugriff ODMA-konformer Dokumenten-Management-Systeme auf ein Intranet. Die Programmierung auf Basis von ODMA ist sehr einfach, die funktionalen Möglichkeiten jedoch sehr eingeschränkt.
DMA (Document Management Alliance)
Die wesentlich komplexere Middleware DMA ist ein wichtiger Standard für offene, verteilte und unternehmensweite Dokumenten-Management-Lösungen über verschiedenste Plattformen und Lokationen hinweg. Eine DMA-kompatible Middleware kann z. B. unterschiedliche Produkte mit eigenen Repositories übergreifend erschließen.
WfMC (Workflow Management Coalition)
Die WfMC hat fünf verschiedene Schnittstellen zur Interoperabilität verschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten beschrieben, die sukzessive in Produkte umgesetzt werden. Ohne WfMC-Kompatibilität wird kein Workflow-Produkt mehr wettbewerbsfähig sein können.
Zahlreiche andere Standards beeinflussen derzeit die DRT-Branche. Hierzu gehören besonders
Internet-Standards wie HTTP, HTML und XML und
Digitale Signaturen.
Im Umfeld der elektronischen Langzeitarchivierung fehlen jedoch noch allgemein gültige Standards für Dokument- und Aufzeichnungsformate, Metadaten, Verfahren der Sicherheit, Migration und Schnittstellen. Lediglich bei der Archivierung von Daten und Dokumenten in der kaufmännischen SAP-Welt wurde hier ein Standard etabliert, der aber für die allgemeinen Archivierungsanforderungen weniger geeignet ist. Ansätze wie sie in den Vereinigten Staaten von der NASA oder der NARA verfolgt werden oder in Deutschland in der S-Finanzgruppe realisiert wurden, kommen einer universellen Nutzung eher nahe. Einer der Gründe für fehlende Archivstandards ist sicherlich, daß besonders die Anforderungen der Archivare in Hinblick auf eine jahrzehnte oder jahrhundertelange Verfügbarkeit die Anbieter eher abschreckt. Einmal festgeschriebene Standards, die sich anschließend in Terabytes archivierter Dokumente manifestieren, können die Weiterentwicklung von Produkten und damit die Wettbewerbsfähigkeit der Anbieter behindern. Nur wenn sich eine ausreichende Anzahl von einheitlichen, standardisierten Lösungen im Markt absetzen läßt, wird es auch spezielle Lösungen für die Anforderungen geben, die durch das DLM-Forum definiert worden sind.
Rechtliche Anerkennung von digitalen Dokumenten
Die Vereinigung des europäischen Wirtschaftsraumes gewinnt an Dynamik und alle reden von E-Commerce ohne Grenzen. Die Rechtsprechung hat diesen Megatrends noch nicht Rechnung tragen können. Im Umfeld des Dokumenten-Managements betrifft dies besonders
den rechtlichen Wert von elektronisch erzeugten und nicht mehr im Ursprung in Papier vorhandenen Textdokumenten und elektronisch archivierten Dokumenten
sowie
den sicheren Austausch von elektronisch erzeugten Dokumenten, die Vertragscharakter haben, Aufträge darstellen oder finanzielle Transaktionen beinhalten.
Die technischen Lösungen sind am Markt verfügbar. Der Einsatz wird durch rechtliche Unsicherheiten und Ängste der unberechtigten Nutzung im Internet behindert. An dieser Stelle ist dringend eine europäische Initiative nötig, um die offenen Probleme zu lösen.
Die DRT-Branche hat für die offenen Probleme bereits eine Reihe von Lösungen. So bietet z. B. die revionssichere Archivierung in Ergänzung zu E-Commerce die Möglichkeit, nachzuweisen, wer, wann, wem etwas zugesandt hat und wie die Daten verarbeitet wurden.
Codes of Practice
Codes of Best Practice sind ein schneller Weg – oder den langwierigen Gang durch Gremien und Gesetzgebung – um eindeutige Regelungen für den Einsatz neuer Technologien zu schaffen. Im Umfeld des Dokumenten-Managements existieren solche Codes z. B. in den USA in Form der „AIIM Technical Reports“, in England seitens des BSI-Normungsinstituts, in Deutschland, der Schweiz und anderen Ländern in Gestalt von Regelwerken, die von Verbänden herausgegeben wurden. Inzwischen ist auf Basis des englischen Code of Practice für die Archivierung ein europäisches Gesamtwerk in fünf Bänden in Vorbereitung, daß alle Fragen des sicheren Dokumentenaustauschs und der unverfälschbaren Archivierung abdecken wird.
Solche Codes of Best Practice sollten kurzfristig und mit Unterstützung der europäischen Gremien allen interessierten Anwendern und Anbietern zugänglich gemacht werden. Angesichts der schnellen technologischen Entwicklung kann der Gesetzgeber gar nicht rechtzeitig reagieren oder Gesetze müssen so allgemein und unverbindlich gehalten werden, daß die Problematik der Umsetzung bestehen bleibt. Angesichts der Möglichkeit des Mißbrauchs in der digitalen Welt muß hier schnellstmöglichst Rechtssicherheit für Anwender und Anbieter von Dokumenten-Management-Lösungen geschaffen werden.
Das DLM-Forum hat mit seinen „Leitlinien für den Umgang mit elektronischer Information“ einen ersten Schritt in diese Richtung getan. Dieser Ansatz muß jedoch derart konkretisiert werden, daß nachvollziehbare und prüfbare Regelungen für die elektronische Langzeitarchivierung entstehen. Es werden Leitlinien benötigt, die die Frage der Archivierungspflichtigkeit und der Archivierungswürdigkeit von Dokumenten regeln, die die technischen Voraussetzungen für einheitliche Metadaten, Standardschnittstellen und Standardformate festschreiben und die die Nutzung und Sicherheit von Informationen abdecken. Dieser Herausforderung muß sich die Europäische Gemeinschaft stellen, wenn sie ihre unterschiedlichsten Archive einer breiten Öffentlichkeit zugänglich machen will.
Digitale Signatur
Ein Schritt zur Verbesserung der Rechtssicherheit ist die Einführung der digitalen Signatur. Im Hinblick auf Dokumenten-Management gibt es jedoch eine Reihe ungelöster Probleme: die digitale Signatur ist einer natürlichen Person zugeordnet, Prozesse, die Dokumente automatisiert erzeugen oder verarbeiten, können keine Signatur haben; bereits archivierte Dokumente werden bei einer Recherche als Kopie bereitgestellt – die Signatur verfällt hierbei; die digitale Signatur sagt nichts darüber aus wann ein Dokument versendet, wann es empfangen und gelesen wurde – es fehlt das elektronische Postausgangsbuch und der elektronische Posteingangsstempel.
In Europa gibt es drei Qualitäten digitaler Signaturen. Die „high end“-Lösung mit hoher Sicherheit und einem abgesicherten Zertifikatsverfahren ist das Signatursystem, das in Deutschland per Signaturgesetz (SigG) eingeführt wurde. Mittleres Sicherheitsniveau haben die fortgeschrittenen Signaturverfahren der Signaturrichtlinie und am unteren Ende stehen die schlichten elektronischen Signaturen der EU-Richtlinie. Daneben gibt es im Markt noch zahlreiche andere Verfahren, die hohe Sicherheitsfunktionen haben, aber nicht der EU-Richtlinie entsprechen. Dies sind Verfahren mit personenidentifizierendem Ansatz wie „Pretty Good Privacy“ (PGP), kreditkarten-identifizierendem Ansatz wie der Bankenstandard „Secure Electronic Transaction“ (SET) oder rechneridentifizierendem Ansatz wie „Secure Sockets Layer“ (SSL).
Um einen internationalen Standard bemühen sich die internationale Handelskammer und die Handelsrechtskommissionen der Vereinten Nationen mit dem UNCITRAL-Standard. Das UNCITRAL Model Law behandelt die Anforderungen an die digitale Signatur im Zusammenhang mit dem beweismäßigen Gewicht der elektronischen Nachricht. Beweiswert für eine elektronische Datennachricht wird angenommen, wenn die Art und Weise, in der die Nachricht erzeugt, gespeichert und gesendet wurde, die Integrität der Nachricht wahrt und die Identität des Absenders erkennen läßt. Mit den Regeln der Handelsrechtskommission der Vereinten Nationen vom November 1998 ist ein Mindestsicherheitsstandard für die elektronische Kommunikation begründet worden. Die Regeln behandeln vor allem Fragen der Authentifizierung digitaler Unterschriften, der Zertifizierungstechnologie und der Haftungszuordnung im Verhältnis zwischen Nutzern, Diensteanbietern und Zertifizierungsbehörden. Die Rechtsgrundlage für die Anwendung der digitalen Signatur in der Kommunikation mit internationalen Partnern in weltweiten offenen Netzen ist damit im Prinzip gegeben.
Hinsichtlich der Digitalen Signatur sind unterschiedlichste Lösungen verfügbar. Jedoch ist die Gesetzgebung in Europa von Land zu Land noch verschieden. Über der europäischen Harmonisierung sollte aber auch nicht vergessen werden, daß in den USA das Thema anders gehandhabt wird, und daß uns in Europa durch die über-mächtigen amerikanischen Betriebssystem- und Office-Produktanbieter mit einem Mal ganz andere Lösungen im Internet oder auf dem PC vorinstalliert ins Haus stehen, die der derzeitigen Gesetzeslage nicht entsprechen.
E-Commerce
Digital signierte Dateien gewinnen zunehmend die Qualität eines Originals, sie erlangen Rechtswirksamkeit. Damit können ohne den Umweg über Papier Verträge geschlossen, Bestellungen aufgegeben und andere Geschäfte getätigt werden.
Das digitale Dokument stellt daher einen entscheidenden Durchbruch für das Dokumenten-Management dar. Es erschließen sich neue Anwendergruppen und es entstehen neue Anforderungen an Speicherung und Verwaltung dieser Dokumente. Restriktionen der Vergangenheit, in den ein gescanntes Faksimile oder die Rekonstruktion eines elektronisch erzeugten Briefes aus den Daten heraus nur ein Abbild des ursprünglichen Originals darstellen, sind durch digital signierte Dokumente, die in sich authentische Originale darstellen, überwunden. Herkömmliche Verfahren wie EDI werden abgelöst oder auch in das Internet überführt.
Sobald die noch bestehenden Rechts- und technischen Unsicherheiten überwunden sind, wird das digital signierte Dokument die entscheidende Grundlage für E-Commerce, den elektronischen Handel, im Internet werden. Hierdurch ergeben sich zahlreiche neue Anwendungsfelder für Dokumenten-Management.
E-Commerce kann auch eine entscheidende Bedeutung für die Öffnung von Archiven haben – nämlich dann, wenn man kommerziellen Anbietern die Nutzung und Verbreitung der Inhalte überläßt. Multimedia Clearance Rights Systems sind dabei nur eine Dimension der derzeitigen Problematik.
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Neue Anwendergruppen
Die Entwicklung von Programmen wird wesentlich durch die Marktanforderungen bestimmt. Typischerweise denkt man gegenwärtig beim Begriff Dokumenten-Management an kommerzielle Lösungen in Wirtschaftsunternehmen. Schon heute gelangt diese Technologie aber durch virtuelle Arbeitsplätze auf die PC-Arbeitsplätze zuhause. Dokumenten-Management in all seinen Varianten zur Ordnung, Erschließung und zum Austausch von Dokumenten wird demokratisiert. Dokumenten-Management-Funktionen werden die Standard-Kommunikationsmittel des Internet um Kontroll- und Bereitstellungstechniken für große Informationsbestände ergänzen.
Wenig wahrscheinlich ist allerdings, daß die Mehrheit der neuen Anwender diese Funktionen noch als eigenständiges Document Management oder Workflow kennenlernen wird. Die Funktionalität wird sich vielmehr in neuartigen Anwendungen verstecken, die auch den Workflow vom leeren Kühlschrank zum Sonderangebot beim Kaufmann organisieren können.
Der professionelle Anwender
Fast alle am Markt verfügbaren Dokumenten-Management-Produkte zielen auf den professionellen Anwender in Unternehmen und Verwaltungen. Dokumenten-Management, elektronische Archivierung und Workflow werden zur Vereinfachung von Büroabläufen eingesetzt. Je nach Komplexität und Einsatzgebiet arbeitet der Anwender nur gelegentlich oder ständig mit einer solchen Anwendung.
Die Produkte sind speziell auf dieses Anwendungsfeld ausgerichtet. Sie werden zumeist als eigenständige, interne und vom Unternehmen selbst betriebene Lösung eingesetzt. Derzeit ist davon auszugehen, daß erst zehn Prozent aller potentiellen Anwender Zugriff auf ein solches System am Arbeitsplatz haben. Das Einsatzpotential in diesem Bereich ist also noch lange nicht ausgeschöpft.
Zu den professionellen Anwendern ist auch der Archivar oder „Records Manager“ zu rechnen. Seine Anforderungen orientierten sich bisher an einer systematischen Verwaltung der Informationen – weniger unter dem Aspekt der ständigen Nutzung oder Wiederverwendung. Der herkömmliche Archivar steht heute am Ende der Informationskette. Er hat daher auch sehr wenig Einfluß darauf, wie Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme für eine allgemeine Nutzung konzipiert werden müssen. In der Regel wissen der Archivar und der anfragende Benutzer um welche Problemstellung oder welche Dokumente es geht – bei einer Öffnung von Archiven für eine allgemeinere Nutzung ist dies nicht mehr gegeben. Konsequenter Weise muß sich der Archivar zum „Information Manager“ wandeln, um bereits bei der Entstehung der Information Erschließungs- und Archivierungsaspekte mit einbringen zu können. Hier ist ein neues Berufsbild erforderlich, das durch geeignete Qualifizierungs- und Ausbildungsmaßnahmen gefördert werden muß.
Virtuelle Firmen, Behörden und Archive
Durch die fortschreitende technische Vernetzung geht der Trend von der Büroarbeit im Unternehmen zu Heimarbeit am eigenen oder von der Firma gestellten Rechner. Der „home office day“ ist von amerikanischen Unternehmen eingeführt worden und findet sich nun auch immer häufiger in europäischen Unternehmen: Mitarbeiter bleiben einen Tag pro Woche zuhause, um von dort aus arbeiten zu können. Auch die Behörden können von der Technik insofern profitieren, als daß sie den Bürgern Informationen oder Formulare über das Internet bereitstellen und von Bürgern auch Anträge oder Schreiben erhalten können.
Diese Form von verteilten oder Intranet-basierten Lösungen stellt neue Herausforderungen an die DRT-Branche. Speicherintensive Informationen müssen verteilt, Bearbeitungsstände überwacht, Workflows offline weiterbearbeitet und die Ergebnisse in den Ursprungssystemen konsolidiert werden. Die meisten traditionellen Anbieter konzentrieren sich noch immer auf den professionellen Anwender, der im Unternehmen in einem LAN mit einem solchen System arbeitet. Größere Lösungen für virtuelle Organisationen sind erst sehr selten.
Der nächste Schritt wird das „virtuelle Archiv“ sein, bei dem der physische Standort der Systeme, der Dokumente und der Betreuer keine Rolle mehr spielt. Bisher waren Archive meistens standortbezogen und ihre Inhalte wurden von den Archivaren wie „Schatzkisten“ beschützt. Zukünftig werden Informationen digital und übergreifend genutzt, der Archivar ist nicht mehr an seinen Standort gebunden. Neue Formen der Kooperation müssen gefunden und durch standardisierte Lösungen unterstützt werden.
Der semi-professionelle Anwender
Neben den professionellen Anwender, der für die Nutzung des Systems ausgebildet wurde und ständig damit arbeitet, tritt durch „Supply-Chain-Management“ und Internet der „Semi-professionelle Anwender“. Hierbei handelt es sich um Nutzer, die nur gelegentlich und häufig mit fremden Systemen Dokumenten-Management-Aufgaben wahrnehmen. Solche Prozesse, bei denen elektronische Formulare ausgefüllt, Dokumente erstellt und versandt werden müssen, Stati abgefragt werden etc., finden sich heute bereits bei zahlreichen produzierenden und Handelsunternehmen. Partner und Kunden erhalten hierbei Zugriffe auf Dokumenten-Management-Lösungen und werden so effektiv und zeitsparend direkt in die Prozesse eingebunden.
Die Anforderungen an solche Dokumenten-Management-Lösungen sind wesentlich höher als an solche, die nur intern und von eigenen Mitarbeitern genutzt werden. Die Benutzeroberflächen müssen sehr einfach sein, da es kaum Möglichkeiten für umfangreiche Schulungen gibt. Es sind erhöhte Sicherheitsstandards für den Zugriff von Externen zu realisieren. Die Verwaltung von Dokumenten und Prozessen muß so gestaltet werden, daß sie die unterschiedlichen Nutzungsanforderungen und Rollen der Nutzer unterstützt.
Konsequenz der zunehmenden Ausbreitung von DRT und der Einführung von Internetkommunikation im Bereich „Business-to-Business“ nimmt die Zahl der indirekten und gelegentlichen, semiprofessionellen Nutzer derzeit stark zu. Dies betrifft auch öffentliche Archive, auf die Verlage, Agenturen und Forschungsinstitute zukünftig mit digitalen Mitteln zugreifen wollen. Der Besuch eines Archivs, die Erstellung von Photo- oder Mikrofilmkopien und umständliche Anfrageverfahren sollten gemäß dem Motto des DLM-Forums schnellstmöglich der Vergangenheit angehören.
Der private Anwender
Home Banking, E-Mailing, Online-Shopping, Informationen über Produkte, Dienste und aktuelle Börsennachrichten machen das Internet für den privaten Nutzer besonders attraktiv. Auf diesem Weg erhält der private Anwender inzwischen auch Zugang zu Dokumenten-Management-Lösungen – meist in einer Form, daß er es gar nicht bewußt merkt, wenn er mit einem DMS, einem Archiv oder einem Workflow-System kommuniziert. Diese Systeme sind hier längst zu nachgeordneten Diensten geworden, die Informationen effektiv bereitstellen und verwalten.
Noch mehr als beim semiprofessionellen Anwender, der sich zumindest bei seiner Berufsausübung mit Dokumenten-Management auseinandersetzen muß, kommen hier zusätzliche Anforderungen an die Produkte hinzu. Neben die sichere und einfache Nutzung tritt die Attraktivität, um den Privatmann anzulocken. Benutzeroberflächen diese Systeme haben daher nichts mehr mit denjenigen, der in Büros eingesetzten professionellen Systeme zu tun.
Längst finden DMS-Technologien ihren Weg auch in den privaten Anwendungsbereich. Sei es die Bilddatenbank für digitale Photos oder die elektronische Ablage von Office-Dokumenten. Hier sind inzwischen Produkte zu Preisen verfügbar, die z. B. Dokumenten-Management- und Dateiarchivierung auch für den Privatmann attraktiv machen. Solche Lösungen werden inzwischen direkt in Betriebssysteme wie Microsoft NT integriert und werden damit nicht mehr als eigenständigen DMS-Produkt sichtbar. Der Privatmann wird hierdurch auch immer mehr vertraut, mit welchen Möglichkeiten er auf externe Informationsbestände zugreifen kann.
Auch wenn heute noch nicht absehbar ist, ob und in welchem Maße in der Öffentlichkeit Interesse besteht, in elektronischen Archiven von Verwaltungen und Behörden „herumzusuchen“, so ist der Trend bei Museen bereits unverkennbar. CD-Publikationen der Bestände und zunehmend Online-Recherche-Möglichkeiten gehören inzwischen zum Standardangebot der führenden Museen in Europa.
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Ausblick
Wie deutlich geworden ist, verändert sich die DRT-Branche zur Zeit in erheblichem Maße. Liebgewonnene Produktkategorien existieren zukünftig nicht mehr. Dokumenten-Management wird nachgeordnete Basistechnologie und Infrastruktur.
Auch die Anforderungen der Anwender ändern sich. Es werden keine eigenständigen Speziallösungen mehr gefordert, sondern die Integration in die vorhandene IT-Landschaft. Dokumenten-Management wird Allgemeingut und verliert seine Eigenständigkeit.
Nicht zuletzt ändern sich auch die Anwendergruppen. Dokumenten-Management tritt aus den geschlossenen Umgebungen der Unternehmen und Verwaltungen heraus und erreicht zukünftig gänzlich neue Anwendergruppen.
Herausforderungen für die Industrie
Hieraus ergeben sich zahlreiche Anforderungen an die Hersteller und Systemintegratoren:
Eine bessere und intensivere Reaktion auf die sich verändernden Anwenderanforderungen und die neuen Anwendergruppen ist gefordert.
Es müssen Lösungen bereitgestellt werden, die sich einerseits an die verändernden IT-Entwicklungen anpassen können, andererseits aber auch die langfristige Verfügbarkeit und intelligente Erschließung des in Dokumenten-Management- und Archivsystemen gespeicherten Wissens garantieren.
Die Anbieter müssen sich klar zu Standards und zur Interoperabilität bekennen, um die übergreifende Nutzung und Verteilung von Informationen sicherzustellen.
Produkte müssen kostengünstiger sowie einfacher zu nutzen, zu integrieren und zu betreiben werden.
Herausforderungen für die Europäische Kommission
Die Europäische Kommission muß eine Vielfalt von fördernden und regulierenden Maßnahmen im Umfeld Dokumenten-Management ergreifen. Hierzu gehören u.a.:
Definition der konkreten Anforderungen an elektronische Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme
Gleichstellung von Papierdokumenten mit originaler Unterschrift und die in DV-Systemen generierten Dokumente mit digitaler Signatur.
Einheitliche Signaturregelungen, die auch den Entwicklungen der Softwareindustrie in den USA Rechnung tragen.
Einheitliche Regelungen für die rechtliche Anerkennung von elektronisch archivierten Dokumenten.
Harmonisierung der unterschiedlichen Initiativen der Europäischen Kommission, die sich mit Themen des Dokumenten-Managements und der elektronischen Archivierung
Herausforderungen für jedermann
Aber auch an jeden zukünftigen Anwender stellen sich neue Anforderungen:
Der Wert von Information muß sich von jedem bewußt gemacht werden. Nur dann lohnen sich die Aufwände für die langfristige Bereitstellung, die durch das DLM-Forum als „Gedächtnis der Informationsgesellschaft“ definiert wurde.
Jeder muß sich bewußt machen, daß der Einsatz von DMS-Lösungen bisherige Aufbaustrukturen und Abläufe in Verwaltungen und Unternehmen tiefgreifend verändert.
DRT-Lösungen müssen als ganzheitliche organisatorische, menschliche und technische Aufgabe begriffen werden.
Die Rolle des Menschen muß im Umfeld neuartiger Informationserschließungs- und Knowledge-Management-Lösungen ständig neu definiert werden.
Jeder muß sich mit Dokumenten-Management auseinander setzen – Dokumenten-Management wird sich zukünftig an jedem Arbeitsplatz und auf jedem PC in den unterschiedlichsten Ausprägungen finden.
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Seitentitel: Artikel_DLM 1999 DM in Europe, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=335
Zuletzt aktualisiert am: 11.12.2001
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