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Die Bedeutung der Nomenklatur für den praktischen Einsatz von Archivsystemen
Taxonomie
Umsetzung der Nomenklatur in Archivsystemen
Recherche
Hitlisten und Ergebnistypen
Zusammenfassung

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer und Klaus Teschke
Profil_Kampffmeyer

Die Nomenklatur ist der Schlüssel zum Wiederfinden und Anzeigen archivierter Informationen in elektronischen Archivsystemen. Die Begriffe der Nomenklatur werden zur Indizierung der Informationsobjekte benutzt, um sie geordnet zu speichern (Archivierung), wiederzufinden (Retrieval) und anzuzeigen (Präsentation). Im folgenden Beitrag wird die Umsetzung der Nomenklatur und die praktische Arbeit mit Archivsystemen anhand verschiedener Beispiele für die Verschlagwortung, Recherchemöglichkeiten und Suchstrategien im Vergleich zu herkömmlichen Ablagen und Archiven veranschaulicht.
Mit elektronischen Archivsystemen können Informationen konsistent, eindeutig, vollständig, aktuell, schnell, übersichtlich und zusammenhängend wiederaufgefunden werden. Voraussetzung ist eine entsprechende Nomenklatur (Begrifflichkeit) für den Zugriff auf die gespeicherten Dokumente.
Die Nomenklatur ist ein Wortschatz, der
einheitlich,
eindeutig und
strukturiert
Informationsobjekte in Archivsystemen
identifiziert,
inhaltlich beschreibt und
ordnet.
Die Nomenklatur ist damit der Schlüssel zum Wiederfinden und Anzeigen der gespeicherten Informationen. Eine unzureichende Qualität bei der Verschlagwortung und Ordnung kann dabei im schlimmsten Fall zu unbrauchbaren elektronischen Archivsystemen führen.
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Taxonomie
Die Nomenklatur ist eine Anwendung der Taxonomie. Unter einer Taxonomie versteht man die hierarchische Anordnung von Kategorien (Wissensdomänen), die eine an den Geschäftsprozessen orientierte Sicht auf die gesamte Informationslandschaft des Unternehmens ermöglicht. Die Terminologie und die Strukturen, die entlang der Geschäftsprozesse entstehen, sollen sich im Aufbau der Taxonomie widerspiegelt.“
Die Taxonomie als die Lehre von der Systematik und Relation von Objekten und Entitäten, die zur ihrer Klassifizierung und Ordnung benutzt wird, ist ein Teilgebiet des Wissensmanagement.
Eine Taxonomie ist eine Einteilung von Entitäten in Gruppen oder Klassen. In der Biologie sind dies z.B. bestimmte Ränge wie Art, Gattung und Familie. In der Linguistik ist die Segmentierung und die Klassifikation sprachlicher Entitäten zur Beschreibung eines Sprachsystems Gegenstand der Taxonomie. In den Ingenieurwissenschaften wird die Taxonomie zum Aufbau von hierarchischen Klassifikationsschema benutzt, die die Beziehungen der Objekte vom Groben zum Feinen widerspiegeln. Auch in anderen Wissenschaften und Anwendungen, wie z.B. Thesauri und Ablagestrukturen, wird die Taxonomie für Klassifikationssysteme, Systematiken und Strukturen sowie für die Beschreibung des Vorganges der Zuordnung von Entitäten im Sinne des Klassifizierens verwendet.
In Bezug auf Archivierung und Knowledge Management sind das Identifizieren, Klassifizieren und Ordnen des geschäftsprozessrelevanten Wissens einer Organisation Bestandteile der Erstellung eines Klassifikationsschema. Im Umfeld des Wissensmanagement versteht man daher die hierarchische und vernetzte Anordnung von Kategorien und Klassen, die Teilbereichen des Wissens entsprechen und eine ganzheitliche, geordnete und nach Nutzungsanforderungen gestaltete Sicht auf die Informationen ermöglichen. Die Klassifikation, Indizierung, Ordnung, Kategorisierung und Nutzungsregeln sind Bestandteil der Meta-Daten der Objekte und ihrer Entitäten in einem Informationssystem. Die Nomenklatur regelt dabei die einheitliche Begriffsbildung, die für Indizes, Schlagworte, Klassenbezeichnung und Ordnungsbegriffe zur Anwendung kommt.
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Umsetzung der Nomenklatur in Archivsystemen
Für eine effiziente Verwaltung und eine einfache Änder- und Erweiterbarkeit der Nomenklatur wird im Archivsystem bei der Verschlagwortung von jedem Begriff nicht eine Benennung, sondern ein numerischer Identifikationscode, die sogenannte Nomenklatur-ID, gespeichert. Dem Benutzer werden durch die Archivsoftware bei der Verschlagwortung und der Suche am Bildschirm Auswahllisten mit Benennungen präsentiert. Nach Auswahl der Benennung wird diese automatisch in den zugehörigen Identifikationscode umgesetzt. Dieser wird dann mit den zugehörigen Informationsobjekten abgespeichert bzw. zur Suche genutzt.
Verschlagwortung
Die Qualität und Eindeutigkeit der Verschlagwortung bestimmt die Nutzbarkeit eines Archivsystems und entscheidet darüber, ob ein Dokument wiederauffindbar ist. Wichtige Voraussetzung einer Indizierung ist, daß Erfasser und Nutzer der Nomenklatur das gleiche inhaltliche Verständnis der Begriffe haben. Die Nomenklatur legt folgende Merkmale fest:
identifizierende Merkmale (z.B. Sachgebietsbezug, Kontonummer, Kundennummer etc.),
klassifizierende Merkmale (z.B. Schlagworte, die den Inhalt eines Informationsobjektes beschreiben),
ordnende Merkmale (z.B. für die Anzeige als Register, Mappen, Ordner etc.).
Bei der Indizierung muß die Nomenklatur konsistent, fehlerfrei, eindeutig zuordenbar, prüfbar und ohne großen Aufwand verwendet werden können. Die Menge der Felder, ihre Anordnung, die Anzahl der Eingaben und Prüfungen sind entsprechend zu gestalten. Ein kontrollierter und/oder prüfbarer Wortschatz, der als Auswahllisten und hierarchische Thesauri bereitgestellt wird, sichert die Einheitlichkeit der Indizierung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ablageorganisationen kann jedes Dokument mit mehreren Begriffen verbunden werden, was später die Suche erheblich vereinfacht.
Auszug der alphabetischen Darstellung der Nomenklatur der Sparkassen-Finanzgruppe
(3 Beispiele)


Akzeptkredit
DEF
Ein Akzeptkredit kennzeichnet eine Kreditleihe, wobei der Kunde einen Wechsel auf die Bank zieht, die den Wechsel akzeptiert. Der Kunde verpflichtet sich, den Wechselbetrag vor Fälligkeit anzuschaffen. Der Akzeptkredit kann als Kreditlinie oder Einzelkredit ausgestellt werden.
EHP
52, Akzeptkredit, Wechseldiskontkredit
NKID
001000001000008
SDM
ID: B0001558
OBA
Kredit
UBF
Wechsel
KLA
3.06, Kreditgeschäft
QUE
SKODM96



Allgemeine Geschäftsbedingungen
DEF
Alle für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierten Vertragsbedingungen, die eine Vertragspartei der anderen Vertragspartei bei Abschluß eines Vertrages stellt.
EHP
811.10, Allgemeine Geschäftsbedingungen, AGB-Recht
NKID
001000001000009
OBZ
Kreditvertrag
KLA
1.02, Rechtswesen
QUE
BANKLX96



Angebot
DEF
Angebot bezeichnet eine rechtlich verbindliche Erklärung, welche die Konditionen für einen potentiellen Vertrag darlegt, zu denen ein Vertragspartner zum Abschluß bereit ist.
EHP
214.01, 243.02
NKID
001000001000010
SDM
ID: B0001000, Angebots Dokument
OBF
Schriftverkehr
KLA
3.02, Bauspargeschäft 3.05, Immobiliengeschäft 3.06, Kreditgeschäft 3.07, Versicherungsgeschäft
Abkürzungen
BF
Benutzt für (Synonym)
DEF
Definition
EHP
Referenz zum Einheitsplan
KLA
Klassifikation
NKID
Nomenklatur-ID
OBA
Oberbegriff (Abstraktionsbeziehung)
OBZ
Oberbegriff (Zugehörigkeitsbeziehung)
SDM
Referenz zum SKO-Datenmodell
QUE
Quelle der Definition
UBF
Unterbegriff (funktionale Abhängigkeit)
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Recherche
Strategie eines gut organisierten Systems ist nicht das „Suchen“ sondern das einfache „Finden“. Grundlage der Suchstrategien sind die verschiedenen Beziehungen zwischen den Begriffen der Nomenklatur. Beziehungstypen erlauben eine gezielte Navigation zwischen Benennungen beim Verschlagworten und Suchen (z.B. nur Anzeige aller Unterbegriffe zu einem Oberbegriffe). Vom System können bei der Verschlagwortung und Suche automatisch Begriffe mit verwendet werden, die zum selektierten Begriff in einer bestimmten Beziehung stehen. So können beispielsweise bei der Suche bei Auswahl eines Unterbegriffes automatisch die Oberbegriffe in der Suche berücksichtigt werden.
Arbeitsumgebung
Die Arbeitsumgebung eines Archivsystems kann ein eigener Desktop der Archivsystem-Anwendung oder das „Enabling“ (Bereitstellung der Archivsystem-Funktionalität in einer vorhandenen Anwendung) sein. Eine einfache, strukturierte und individuell auf den Benutzer oder Arbeitsplatz anpaßbare Arbeitsumgebung erleichtert die Handhabung von Dokumenten und die Arbeit mit dem System. Zu einer Arbeitsumgebung gehören in der Regel Anzeigemöglichkeiten für:
Such- und Indiziermasken,
Hitlisten,
gegebenenfalls visualisierte Ordnungsmittel,
Funktionen zur Dokument-Darstellung und Reproduktion,
Ablage- und Archivierungsfunktionen,
Im- und Export von Dokumenten.
Die Bereitstellung der unterschiedlichen Funktionen muß über die Benutzerrechte oder die Arbeitsplatzkonfiguration steuerbar sein.
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Hitlisten und Ergebnistypen
Das Ergebnis einer Suche kann sein:
genau ein bestimmtes Dokument (z.B. ein gescanntes Faksimile), das direkt zur Anzeige gebracht wird,
eine Gruppe zusammenhängender Dokumente (Vorgang, Ordner) mit anschließender Auswahl und Anzeige des oder der gewünschten Dokumente als einfache oder strukturierte Hitliste, virtuelle elektronische Akte oder elektronischer Schreibtisch,
eine Übersicht über Dokumente gleichen Charakters oder Inhalts mit anschließender Auswahl und Anzeige des oder der gewünschten Dokumente als
einfache oder strukturierte Hitliste oder
elektronischer Schreibtisch.
Das Ergebnis einer Suche muß in jedem Fall übersichtlich sein.
Eine einfache Hitliste ist sinnvoll, sofern die zu erwartenden Suchergebnismengen nicht zu groß werden. Die Sortierung der Hitliste muß voreinstellbar oder individuell anwählbar sein.
Eine strukturierte Hitliste gruppiert die gefundenen Einträge nach Ober- und Untergruppen, Informationsobjektklassen und Dokumentnamen oder Containern. Die Ordnung ist in der Regel vordefiniert und wird nach den Ordnungskriterien oder Dokumentklassen aufgebaut.
Eine virtuelle elektronische Akte bildet die Struktur einer herkömmlichen Papierakte nach, indem die zugehörigen Dokumente in Registern, Laschen oder ähnlichen Visualisierungsmitteln angezeigt werden.
Ein elektronischer Schreibtisch wird meist dort eingesetzt, wo mehrere Anwendungen mit unterschiedlichen Ordnungsstrukturen vorkommen und mehr als eine Akte parallel zur Anzeige gebracht werden muß. Er ist auch als Mittel für Umsortierungen und Neuordnung von Dokumenten geeignet. Die Visualisierung erfolgt in der Regel in Gestalt von Ikonen. Dabei werden herkömmliche Strukturen wie Aktenschränke, Ordner, Mappen, Einzeldokumente etc. abgebildet. Der elektronische Schreibtisch bietet die größte Variabilität der Anzeige komplex strukturierter Informationen und muß nicht wie die virtuelle Akte für jede Anwendung programmiert werden.
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Zusammenfassung
Eine einheitliche und eindeutige Nomenklatur ist eine Voraussetzung für die Identifizierung, Klassifizierung und Ordnung von Informationsobjekten in elektronischen Archivsystemen. Die Begriffe der Nomenklatur werden zur Indizierung der Informationsobjekte benutzt, um sie geordnet zu speichern, wiederzufinden und anzuzeigen.
Nur bei entsprechender Qualität der Verschlagwortung können die Vorteile und Effizienzpotentiale elektronischer Archivsysteme gegenüber herkömmlichen Ablageorganisationen voll genutzt werden.
Rechtshinweis
© CopyRight PROJECT CONSULT 2001
Autorenrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

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Presse/Autorenrechte
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Seitentitel: Artikel_Nomenklatur, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=341
Zuletzt aktualisiert am: 9.8.2004
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