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Dokumentenmanagement hängt nicht allein von der Technik ab
CW-focus Nr. 4 vom 22.08.1997, Seite 25-27
Technologie spielt bei der Realisierung von Dokumentenmanagement eine immer untergeordnetere Rolle. Vielmehr müssen die Prozesse, wie Dokumente erfasst, indiziert, verwaltet und wiederaufgefunden werden können, sicher, ordnungsgemäß und verfälschungssicher sein. Der VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. hat deshalb kürzlich einen Code of Practice "Grundsätze der elektronischen Archivierung" herausgegeben. Ruth Bosch sprach für CW focus mit Dr. Ulrich Kampffmeyer über die Bedeutung dieser Grundsätze für Anwender und Anbieter.
(CWf: Ruth Bosch, CW Focus; Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer)
CWf:
Herr Kampffmeyer, was sind eigentlich die Aufgaben des VOI und welche Rolle spielt dieser Verband in Deutschland?
Kff:
Der VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. ist der Fachverband der Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen. Er hat heute über 120 Mitglieder und veranstaltet eigene Seminare, Kongresse und Messen wie den DMS oder die DMS Update ´97 - Roadshow zum Thema Dokumentenmanagement. Ziel der Arbeit ist, den potentiellen Anwendern die Vorteile und den Nutzen dieser Technologie nahezubringen.
CWf:
Heißt das, in diesem Verband sind auch alle Hersteller von optischen Speichern versammelt?
Kff:
Dies ist nicht ganz richtig. Ein Großteil - aber längst nicht alle - Anbieter von digitalen optischen Speichern sind bisher Mitglied im VOI. Vornehmlich sind im Verband Software-Anbieter, Systemintegratoren, Dienstleister, Berater und andere Firmen aus der DMS-Branche, wie Verlage, Kongreß-Veranstalter und Partnerverbände aktiv vertreten.
CWf:
Sie sprechen hier nur von Anbietern. Sind keine Anwender im VOI vertreten?
Kff:
Der VOI ist zur Zeit ein reiner Anbieterverband. Die Ziele sind, wie gesagt, die Förderung von Standards sowie die Verbreitung qualifizierter, neutraler Informationen aus der Anbieterschaft. Es gibt jedoch Überlegungen, Anwendern von Dokumentenmanagement, die im Bereich Standardisierung mitarbeiten wollen, im VOI ein Forum zu bieten.
CWf:
Wie kann ein deutscher Verband aktiv an Standardisierung im DMS-Bereich arbeiten, die doch vornehmlich in den USA erfolgt?
Kff:
Der VOI ist zahlreiche Kooperationen eingegangen, so zum Beispiel mit dem AIIM, dem IMC und dem OSTA (siehe Kasten). Mitglieder des VOI arbeiten außerdem direkt in Gremien wie ODMA, DMA und in der Workflow Management Coalition mit. Durch Workshops, Seminare, Informationsbereitstellung und Publikationen werden die aktuellsten Standardisierungsinformationen allen VOI-Mitgliedern zur Verfügung gestellt.
CWf:
Wie kam es dazu, daß der VOI als Herstellerverband den Anwendern nun Verhaltensrichtlinien für die Einrichtung von Archivsystemen "Grundsätze der elektronischen Archivierung" vorgibt?
Kff:
In der Vergangenheit hat es zahlreiche unnötige, ja sogar schädliche Diskussionen um die Speichermedien gegeben, beispielsweise Mikrofilm versus digitale optische Speicher oder CD-Technologie versus WORM. Dies alles hat der Branche geschadet und den Anwender verunsichert. Als wichtigster Verband der DMS-Branche in Deutschland hat der VOI daher die Initiative ergriffen, die Speicherung von Dokumenten in elektronischen Systemen auf eine definierte Basis zu stellen. Der "Code of Practice" - oder die Verhaltensrichtlinien, wie Sie sagen - schafft Sicherheit für Anwender und Anbieter.
Der VOI steht hier nicht allein. Der Code of Practice orientiert sich an vergleichbaren Vorgaben der AIIM in den USA, den britischen und den niederländischen Normungsinstituten in Europa.
CWf:
Wird denn die Frage nach dem "richtigen System" durch den Code of Practice beantwortet?
Kff:
Ein klares "Nein" und ein klares "Ja". "Nein", weil die Technologie im Prinzip völlig unerheblich ist. Die Prozesse, wie Dokumente erfaßt, indiziert, verwaltet und sicher wiedergefunden werden können, müssen sicher, ordnungsgemäß und verfälschungssicher sein. Es kommt hierbei weniger auf das Medium an, obwohl bestimmte Systeme den Anforderungen der "Unverfälschbarkeit" sicherlich besser gerecht werden als andere. Letztlich braucht der Anwender die Sicherheit, daß er alle Informationen - egal, welche neuen Technologien oder neue Software über die Jahre dazukommen, wiedergewinnen kann. Letztlich wird einem Dokumentenmanagement-System das Unternehmenswissen anvertraut. Die Informationsverfügbarkeit kann daher über die Wettbewerbsfähigkeit, ja sogar über die Überlebensfähigkeit entscheiden.
Das "Ja" auf Ihre Frage bedeutet, daß im "Code of Practice" die unterschiedlichen Speichertechnologien natürlich ausführlich erklärt werden. Und zwar mit ihren Anwendungsbereichen, ihren guten und weniger guten Eigenschaften. Allerdings sind diese Interpretationen noch nicht endgültig ausdiskutiert. Wir haben daher zunächst einmal eine Vorabversion als Diskussionsgrundlage veröffentlicht. Im Herbst soll eine endgültige - mit allen Beteiligten und auch zum Beispiel mit anderen Verbänden wie dem Fachverband Mikrographie und Informationsverarbeitung (FMI), der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) und DIN - abgestimmte Buchveröffentlichung folgen.
CWf:
Was ist denn der eigentliche Schwerpunkt des Code of Practice? Wo gibt er den Anwendern Hilfestellung?
Kff:
Zum einen bietet der Code of Practice eine Zusammenfassung aller wichtigen gesetzlichen Bestimmungen. Zum anderen - und das sind die wichtigsten Kapitel - wird konkret auf die Prozesse, die Indizierung und auf den Betrieb der Lösungen eingegangen. Denn die Probleme mit DMS-Lösungen resultieren weniger aus dem technischen Bereich. Denn wenn der Anwender nicht sinnvoll indiziert, seine Dokumente ordnet, für Datensicherung, Wartung und Qualitätskontrollen sorgt, ist die Informationsbereitstellung schlichtweg gefährdet.
CWf:
Welche gesetzlichen Bestimmungen gibt es für die Indizierung?
Kff:
Ausdrücklich nimmt kein Gesetz hierauf Bezug. Die GoBS (siehe Kasten) fordert einen unveränderbaren Index, der mit dem Dokument verbunden ist, und der das eindeutige Wiederfinden jedes Dokumentes erlaubt. Im Prinzip gelten für elektronische Dokumente die gleichen Regeln wie für Papier, zum Beispiel die eindeutige Wiederauffindbarkeit, Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit etc. Aus der Forderung der Ordnungsmäßigkeit leiten sich auch die Anforderungen an die Indizierung ab: Jedes Dokument muß mit geeigneten Mitteln identifizierbar und wiederauffindbar sein - und hierfür dient der in einer Datenbank gespeicherte Index.
CWf:
Welches sind die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen, die bei der Archivierung von Unternehmensinformationen auf digitalen oder Speichermedien zu beachten sind?
Kff:
Es gibt eine Vielzahl von Gesetzen, die Auswirkungen auf die elektronische Archivierung von Daten und Dokumenten besitzen. Hierzu gehören für kaufmännische Dokumente das HGB mit der Allgemeinen Abgabenordnung (AO) und den GoBS, für die Anerkennung von Dokumenten als Beweis in Gerichtsfällen die Zivilprozessordnung und das BGB, hinsichtlich der Speicherung personenbezogener Daten das Bundesdatenschutzgesetz und weitere mehr. Die wichtigsten Passagen werden in den "Grundsätzen der elektronischen Archivierung" des VOI diskutiert. Leider ist eine Vereinheitlichung der Rechtsprechung zum Rechtscharakter elektronischer Dokumente noch nicht erfolgt.
CWf:
In welchen Bereichen bestehen denn grundsätzlich noch rechtliche Unsicherheiten?
Kff:
Leider in zu vielen! Das "elektronische Dokument" ist noch nicht im BGB und in der Zivilprozeßordnung verankert. Damit ist das zivilrechtliche Risiko vorhanden, daß ein Richter ein elektronisch reproduziertes Dokument nicht als Beweis anerkennen muß. Inzwischen laufen jedoch bereits Aktivitäten um beispielsweise das BGB derart anzupassen, daß auch Dokumente "in Textform" und nicht mehr nur "schriftlich", also mit Unterschrift, als Dokumente anerkannt werden können. Auch durch das Signaturgesetz wurde ein wichtiger Schritt in Richtung "elektronische Urkunde" durch die Einführung der digitalen Signatur getan. Eine Vereinheitlichung ist sicher notwendig und war auch bereits Thema der europäischen Ministerkonferenz. Hier könnte die Verfahrensdokumentation, mit der nachgewiesen wird, wie Dokumente ordnungsgemäß erzeugt und reproduziert wurden, zukünftig eine wichtige Rolle erhalten - auch über das HGB und die GoBS hinaus.
CWf:
Was versteht der VOI unter revisionssicherer Archivierung?
Kff:
Zum Begriff "Archivierung" bestehen eine Reihe unterschiedlicher Definitionen. Im Code of Practice "Grundsätze der elektronischen Archivierung" hat der VOI folgende Definition eingeführt. Von einer "revisionssicheren Archivierung" spricht man dann, wenn das System den Vorgaben der GoBS entspricht - also in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und Dokumente unveränderbar, ordnungsgemäß und sicher archiviert. Von "Langzeitarchivierung" spricht man, wenn Dokumente mindestens sieben Jahre oder länger entsprechend den Vorgaben der Aufbewahrungsfristen nach dem HGB bereitgestellt werden müssen. Solche Systeme verwenden in der Regel digitale optische Speicher, die den Anforderungen an die Sicherheit und Unveränderbarkeit genügen.
CWf:
Wie sieht das heute in der Praxis aus?
Kff:
Eine Reihe von Anbietern werben mit dem Anspruch an eine "revisionssichere Archivierung" und besitzen Musterverfahrensdokumentationen, die es dem Anwender leichter machen, eine individuelle Verfahrensdokumentation zu erstellen. Wichtig ist dabei für den Anwender zu berücksichtigen, daß er sich hier in einem Spannungsfeld mit Widersprüchen bewegt. Einerseits müssen Informationen langfristig wiedergefunden und bereitgestellt werden können, andererseits verändert sich der DV-Markt sehr schnell und man möchte natürlich immer mit seinen System "up-to-date" bleiben. Der Planung von Migrationen und Strategien, wie Informationen auch noch nach Jahren wiedergewonnen werden können, sind daher besonders wichtig. Zusätzlich zur reinen Archivierung gewinnt derzeit auch die Unterstützung des gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes beginnend mit seiner Entstehung eine immer größere Rolle. Die Archivierung ist hier nur noch ein nachgeordneter Dienst zur Ablage abgeschlossener, nicht mehr einer Veränderung unterliegender Daten, Dokumente und Vorgänge. Hierfür kommen zunehmend Kombinationen von Groupware-, Intranet-, Workflow- und dynamischen Dokumenten-Management-Lösungen zusammen mit elektronischen Archiven zum Einsatz.
CWf:
Wo gibt es derzeit noch Probleme beim Einsatz von Dokumenten-Management-Lösungen?
Kff:
Entsprechend GoBS ist der Betreiber eines Systems für den ordnungsgemäßen Einsatz verantwortlich. Das bedeutet, der Anwender muß dafür Sorge tragen, daß das System richtig eingesetzt wird. Hierfür sind die bereits erwähnten organisatorischen Maßnahmen zu treffen, wie beispielsweise Qualitäts- und Vollständigkeitskontrollen, Überprüfung der richtigen Indizierung etc. Organisatorische Maßnahmen und die technische Lösung müssen aufeinander abgestimmt sein. Wichtig hierbei ist, daß der Entstehungs-, Indizierungs-, Speicherungs- und Reproduktionsprozeß nachvollziehbar ist. Dazu dienen zum Beispiel elektronische Journale - bei vielen Anbietern von Archivsystemen noch eine "offene Flanke"!
CWf:
Eine Frage zur Sicherheit: Wenn ein Medium zerstört wird, ist doch die Information verloren?
Kff:
Nein nicht unbedingt. Professionelle Systeme bieten heute die Möglichkeit, parallel zwei Medien zu beschreiben. An der Sicherheit der Information darf man nicht sparen. Gegen Betriebsstörungen sind vernünftige Archivsysteme mit Restart- und Recovery-Prozeduren gewappnet. Hier wird wesentlich mehr für die Sicherheit der Informationen getan, als bei einer herkömmlichen Datensicherung.
CWf:
Sie erwähnten anfangs, daß das Wiederauffinden der Informationen auch trotz neuer Technologien und Software gesichert sein muß. Wie komme ich denn tatsächlich in einigen Jahren noch an meine Dokumente heran?
Kff:
Hier hilft nur die Einhaltung von Standards: Standards bei Architekturen und Schnittstellen, Standards bei Dokumenten. Wichtig ist auch, bereits bei der Ersteinführung zu planen, wie Systeme ausgebaut, Software migriert und Dokumente zukünftig bereitgestellt werden können.
CWf:
Wie ist es derzeit um die Standards bestellt? Wo fehlen noch Normen?
Kff:
Im Umfeld von Dokumentenmanagement-Systemen setzen sich derzeit Standards wie ODMA oder DMA durch, im Workflow-Umfeld läuft heute nichts mehr ohne Einhaltung der Schnittstellen der WfMC. Viele Archivsystem-Anbieter setzen heute auf selbstbeschreibende Dokumentobjekte oder selbsttragende Archive. Kritisch sind die Dokumente selbst, wie wird zum Beispiel eine elektronische Unterschrift mit dem Dokument verbunden oder wie zeige ich eine Textverarbeitungsdatei in zehn Jahren an. Hier fehlt noch eine Standardisierung.
CWf:
Wie kann der Anwender erkennen, ob ein Archivsystem auch alle diese Voraussetzungen erfüllt? Wie finden Anwender das für sie richtige System?
Kff:
Diese Frage ist nicht einfach zu beantworten. Bisher wurden von Anwendern Ausschreibungen durchgeführt, in denen nur zahlreiche Funktionsmerkmale abgefragt wurden und wo die Frage nach der Revisionssicherheit nur eine unter vielen war. Einer Produktbeschreibung oder einer "bunten Benutzungsoberfläche" sieht man nicht an, ob das System geeignet ist, ganz abgesehen davon, daß der Anwender auch einen ordnungsgemäßen Betrieb gewährleisten muß um eine Revisionssicherheit zu erzielen. Bei der Auswahl eines Produktes spielen zunehmend "weiche Kriterien", etwa "wie steht der Anbieter im Markt", "welche Zukunftssicherheit haben die Produkte", "gibt es ausreichend geeignete Manpower beim Systemintegrator", "wurden bereits vergleichbare Aufgabenstellungen erfolgreich gelöst" etc. im Vordergrund. Für den Anwender ergeben sich hierdurch neue Beurteilungskriterien. Am einfachsten ist es immer noch, nach entsprechenden Referenzen des Anbieters zu forschen, bei denen bereits abgenommene Lösungen installiert sind. Auch die Einsicht einer Musterverfahrensdokumentation zur Überprüfung der Eigenschaften des Systems, der implementierten Prozesse und Sicherheitsmerkmale mit den Anforderungen der GoBS kann weiterhelfen. Hier hilft auch der Code of Practice des VOI, in dem man Punkt für Punkt nachprüft, ob die aufgeführten Regeln durch das System erfüllt werden. Da es keine Zertifizierung von Standardprodukten gibt - und in absehbarer Zukunft auch nicht geben wird - existiert kein verbindlicher Maßstab. Im Zweifelsfall sollte ein qualifizierter Berater herangezogen werden, der sich in der Problematik auskennt.
CWf:
Herr Kampffmeyer, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.
Abkürzungen

AIIM:
Association for Image and Information Management - Der größte Verband der USA engagiert sich in der Standardisierung wie ODMA, DMA, WfMC, ISO etc.
AO:
Allgemeine Abgabenordnung, Bestandteil des HGB.
AWV:
Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.
BDSG:
Bundesdatenschutzgesetz
BGB:
Bürgerliches Gesetzbuch.
CD-R:
Selbstbeschreibbare CD-Medien, Verfahren in etwa vergleichbar mit WORM.
DMA:
Document Management Alliance.
DMS:
Dokumentenmanagement-Systeme, im engeren Sinn dynamisches DMS, im weiteren Sinn Bezeichnung für die gesamte Branche. Name der führenden deutschen Kongreß-Messe für DMS-Lösungen.
FMI:
Fachverband Mikrografie und Informationsverarbeitung e.V.
GoBS:
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Speicherbuchführung.
HGB:
Handelsgesetzbuch.
IMC:
International Information Management Congress - Der amerikanische Fachverband ist der Veranstalter der IMC-Kongreß-Messen.
OSTA:
Optical Storage Technology Association - Diese amerikanische Vereinigung engagiert sich im Umfeld der Standardisierung optischer Speicher wie DVD, der Digital Versatile Disk, dem Nachfolger der CD.
WfMC:
Workflow Management Coalition.
ZPO:
Zivilprozeßordnung.

R. Bosch ist freie Fachjournalistin in Kirchheim bei München.

Dr. U. Kampffmeyer ist Vorsitzender des Vorstandes des VOI und Geschäftsführer der Project Consult Unternehmensberatung GmbH


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Seitentitel: Interview_CWf_1997, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=415
Zuletzt aktualisiert am: 19.4.2002
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