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Workflow im Zeitalter von E-Business und Knowledge-Management - Haben Workflow-Systeme noch eine Zukunft?
Dr. Ulrich Kampffmeyer: Eigenständigen Workflow-Systemen droht das Aus
Welche Rolle spielen Workflow-Systeme in zukünftigen IT-Szenarien? An dieser für Investitionsentscheidungen nicht unwichtigen Frage, hat sich inzwischen eine kontroverse Diskussion entwickelt. Zum Hintergrund: E-Business und Knowledge-Management lauten die Themen, an denen Unternehmen zukünftig ihre IT-Strategie ausrichten müssen. Wesentliche Komponenten sind dabei zweifellos Technologien und Applikationen rund um Dokumenten-Management. Doch wie steht es um Workflow-Systeme im Zeitalter von E-Business? Experten nehmen Stellung auf. Fragen der BIT-Redaktion.
(BIT: Jacques Ziegler, BIT; Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer)

Eigenständigen Workflow-Systemen droht das Aus
BIT:
Gibt es im E-Zeitalter eine Zukunft für Workflow-Management- Systeme?
Kff:
Workflow-Management ist im Gegensatz zu anderen Schlagworten relativ genau definiert und besitzt verschiedene Ausprägungen. Collaborative-Workflow, Ad-hoc-Workflow und E-Mail-basierter Workflow werden von Standard-Groupware-Plattformen wie Lotus Domino oder Microsoft Windows 200 Komponenten besetzt. Hier ist wenig Platz für Zusatzprodukte von Drittanbietern. Dokumenten-orientierter Workflow und Routing finden sich inzwischen auch in DMS-Lösungen zur Verteilung des Posteingangs nach dem Scannen. Hier etablieren sich besonders Systeme zur automatischen Klassifikation, die den manuellen Erfassungsengpass überwinden und in Wettbewerb zu traditionellen Workflow-Systemen treten. E-Forms oder Formular-basierter Workflow, der das herkömmliche interne Papierunwesen ablösen soll, steht zwar im Wettbewerb mit Groupware-Lösungen, hat jedoch auch weiterhin noch gute Marktchancen.
Das Hauptanwendungsgebiet von eigenständigen Workflow-Systemen war der Administrative-Workflow und der Production-Workflow, die auf Basis zuvor definierter Prozesse eine Ablaufsteuerung und Vorgangsbearbeitung ermöglichen. Leere Tools sind hier jedoch immer weniger gefragt, der Trend geht zu vertikalen Branchenlösungen.
Workflow im Internet stellt inzwischen auf Grund der Plattform und der besonderen Anforderungen in einer verteilten, unkontrollierten Umgebung einen eigenen Zweig der Branche dar. Diese Programme wurden jedoch von Portal- und Internet-Software-Unternehmen "neu erfunden", die Produkte arrivierter Workflow-Anbieter kamen hier selten zum Einsatz.
Fazit: Workflow wird es immer geben, jedoch weniger als eigenständige Lösungen mit eigenen Clienten, sondern vermehr als Engine, Hintergrund-Service und Enabling in allen denkbaren Anwendungen. Damit ist die Eigenständigkeit des Marktsegmentes Workflow bedroht. Die Anbieter werden zunehmend Zulieferer von Basistechnologien für andere Softwarehersteller und konzentrieren sich auf Lösungen für vertikale Marktsegmente. Die Antwort lautet daher – für eigenständige Workflow-Systeme "nein", für Workflow als Funktionalität und integrative Komponente mit Sicherheit "ja".
BIT:
Lösen moderne KM-Systeme Workflow-Systeme ab?
Kff:
Knowledge-Management ist ein nicht abgrenzbarer, undifferenzierter und an der Möglichkeiten eines realen Wissens-Management gemessen überzogener Begriff. Es gibt einige neue Merkmale, die zur Eingrenzung von Knowledge-Management dienen können wie Personalization, Profiling, Automatic Categorization, Retrieval Agents und andere.
Im übrigen ist Knowledge-Management, wie es von der ehemaligen DMS-Branche begrifflich besetzt, wird die Summe aller Dokumenten-Management-, Workflow-, Retrieval-, Archivierungs-, Output-Management-, Groupware- und Capture-Funktionalit. Damit gehört auch Workflow zur Abdeckung der Prozesskomponente bei Entstehung, Nutzung und Verteilung von Wissen zu den Basisdiensten von Knowledge-Management. Eine herkömmliche Workflow-Applikation allein ist jedoch nach den heutigen Maßstäben für sich genommen keine Wissens-Management-Lösung. Workflow ist damit eine Komponente von vielen im Knowledge-Management-Portfolio.
BIT:
Setzen Großunternehmen und multinationale Konzerne bevorzugt auf Produkt-Suiten einzelner Hersteller oder auf Einzelmodule mit klar definierten Schnittstellen?
Kff:
Hier ist zu unterscheiden zwischen den strategischen Anwendungen des Gesamtkonzerns und davon unabhängigen Fachanwendungen. Entscheidet sich ein Unternehmen zum Beispiel im kommerziellen Verwaltungsbereich und für seine B2B-Plattform für SAP/R3 und mySAP.com, so ist es fast unmöglich, den Einsatz eines weiteren unabhängigen Workflow-Systems neben der in SAP mitgelieferte und integrierten Workflow-Funktionalität zu begründen.
Dort wo z.B. Lotus Notes/Domino oder Microsoft Exchange als Bürokommunikations-Plattform eingesetzt werden, sind bereits heute Workflows mit den eigenen Mitteln dieser Groupware oder mit kleineren, Formular-orientierten Low-Cost-Workflow-Produkten abgedeckt. Da eine Verbindung zwischen individueller Informationsverarbeitung und Kommunikation auf Basis von Groupware sowie den operativen und den ERP-Systemen heute möglich ist, bleibt wenig Raum für unternehmensweite eigenständige Workflow-Lösungen.
In modernen Multi-Tier-Architekturen wird häufig eine Workflow-Engine vorgesehen, größere erfolgreiche Projekte in multinationalen Konzernen gibt es jedoch wenige. Anders ist dies jedoch bei Abteilungs- oder Bereichslösungen. Hier werden aber auch weiterhin als Inseln eigenständige Workflow-Lösungen eingesetzt um individueller, unabhängiger und schneller bestimmte Aufgaben lösen zu können. Dies gilt z.B. auch für die Verbindung mit CRM- und Call-Center-Lösungen.
BIT:
Bieten moderne Knowledge-Management-Systeme die Voraussetzung, verschiedene Knowledge-Bases miteinander zu verbinden bzw. verfügen sie über einen integrativen Ansatz?
Kff:
Knowledge-Management ist per Definitionen ein integrativer Ansatz. Wissen entsteht aus der Zusammenführung, Verdichtung, Bewertung, Verteilung und Nutzung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen. Workflow gehört daher auch zu den Basiskomponenten um Knowledge-Bases zu füllen, zu kontrollieren und auszuwerten.
Viele Produkte im Knowledge-Management-Umfeld benutzen hierfür eigene Mechanismen, die nicht als eigenständiges Workflow-Produkt greifbar sind. Andere setzen auf eine Middleware, um aus verschiedenen Anwendungen, Datenbanken und Informationspools Daten zusammenzuziehen und diese zurück zu verteilen. Workflow findet hier seinen Platz als Workflow-Engine im Untergrund nicht nur von Knowledge-Management-Systemen, sondern auch bei Portalen, Intranets, integrativen Legacy-Systemen, DataWarehouses, Supply-Chain-Management und hunderter anderer Anwendungen.
Die Zukunft des Workflows liegt genau in diesen nachgeordneten Verbindungsprozessen, die dem Nutzer Arbeit abnehmen, aber nicht mehr als eigene Softwaresystemlösung sichtbar sind.

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Seitentitel: Interview_BIT/4_2001, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=457
Zuletzt aktualisiert am: 26.5.2002
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