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Selbstragende Medien
Die GDPdU sieht für die Steueraußenprüfung auch die Bereitstellung steuerrelevanter, auswertbarer Daten auf einem Datenträger vor. In den Stellungnahmen des Bundesministerium der Finanzen (BMF) wird hierfür die CD zum Einsatz kommen. Eine Reihe von DRT-Anbietern haben bereits seit längerem „selbsttragende Medien“ im Angebot, die den Zugriff auf die archivierten Daten und Dokumente auch Offline ermöglichen. Worum handelt es sich bei dieser Technologie ?
(Info21: Christian Raum, Info21; FvB: Felix v. Bredow, PROJECT CONSULT)
INFO21:
Was ist die Technik der selbsttragenden Medien?
FvB:
Von selbsttragenden Medien wird dann gesprochen, wenn der Inhalt dieser Medien ohne die originäre Verwaltungssoftware jederzeit recherchiert und angezeigt werden kann. Dieses bedeutet, dass digitale Dokumente zusammen mit ihren Metainformationen abgelegt werden. Häufig sind zusätzlich kleine Applikationen auf den Medien enthalten, die die enthaltene Ablagestruktur verarbeiten können und digitale Dokumente und Informationen wieder zur Anzeige bringen können. Aber auch Speicherformate, die keine Applikationen zum browsen der enthaltenen Informationen beinhalten, sondern sich auf die standardisierte Ablage von Inhalt und Metainformationen beschränken, kann man zu dem Kreis der selbsttragenden Medien zählen. In diesem Fall braucht die Anzeige-Komponente zu jedem Medium oder zu einer Sammlung von Medien nur einmal separat zur Verfügung gestellt werden.
INFO21:
Welche Rolle spielt die Technik bei Archivlösungen?
FvB:
Diese Technologie kommt den Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung am nächsten. Stellt man sich vor, dass die gesamte Soft- und/oder Hardware oder wesentliche Teile davon in einem Unternehmen ausfallen, so kann man immer noch auf die archivierten Dokumente auf den selbsttragenden Medien zugreifen. Selbst dann, wenn sämtliche Indexinformationen der Indexdatenbank unwiderrufbar zerstört worden sind.
Zusätzlich birgt diese Technologie den Vorteil, den Kunden einen erweiterten Investitionsschutz und damit eine höhere Migrationsicherheit zu gewähren. Ohne aufwendige Anpassungen an den originär verwaltenden Anwendungen durchführen zu müssen, können enthaltene Datenbestände durch ihren selbstbeschreibenden Charakter relativ unkompliziert von einem System zum anderen überführt werden. Auch für verteilte Lösungen ist diese Technologie von Vorteil, da bereits mit der reinen Verteilung der Datenbestände diese sofort lesbar anderen Lokationen zur Verfügung stehen.
Weiterhin zeigt sich, dass diese Technik auch dazu geeignet ist, den aktuellen aus der GDPdU resultierenden Anforderungen gerecht zu werden. Dort ist nämlich das Verfahren der Datenträgerüberlassung beschrieben. Der Finanzprüfer hat also das Recht definierte Datenbestände mit in sein Amt zu nehmen, um diese dort auszuwerten. Diese Form der Prüfung hat aber keinen Wert, wenn die auf einem Medium enthaltenen Informationen nicht ohne gewissen Aufwand gelesen werden können. Feldversuche mit diesen Medien werden zur Zeit auch von Wirtschaftprüfungsgesellschaften durchgeführt, um Prüfungen durchführen zu können, ohne die operativen Anwendungen eines Unternehmens verwenden zu müssen.
INFO21:
Welche Anbieter von Archivlösungen im deutschsprachigen Raum setzen die Technik ein?
FvB:
Die angebotenen Lösungen sind leider nicht gleichwertig zu betrachten, da diese unterschiedlich in der Qualität sind. So werden zum einen Medien generiert, die komplette Verwaltungsanwendungen und Datenbanken beinhalten, andere, die lediglich Datenbank-Auszüge beinhalten und dritte mit reinen Viewerkomponenten für File-orientiertes Suchen oder Listen des Inhalts. Im deutschsprachigen Raum bieten inzwischen eine ganze Reihe von Anbietern diese Technologie an, so z. B. Easy, ELO oder GFT Solutions. GFT Solutions kann hierbei als eine Art Vorreiter betrachtet werden, da das Produkt Hyparchiv bereits in den 80er Jahren auf dem Gedanken der selbsttragenden Medien entwickelt worden ist.
INFO21:
Gibt es eine Alternative bzw. eine bessere Technik als die der selbsttragenden Medien? (bezogen auf digitale Archive)
FvB:
Die Technik der selbsttragenden Medien bietet neben den anderen erörterten Vorteilen ein Höchstmaß an Sicherheit für elektronisch archivierte Dokumente und Informationen. Die Projekterfahrung zeigt, dass sich inzwischen ein gewisses Bewusstsein für diese Aufgabenstellung gebildet hat. Die reine revisionssichere Archivierung ist für die meisten Kunden heute nicht mehr ausreichend. Gerade in einer Zeit, in der man sich nicht mehr immer auf das langfristige bestehen seines Softwarelieferanten verlassen kann, dennoch aber Informationen und Dokumente für mehrere Jahrzehnte unveränderbar vorhalten können muss, stellen selbsttragende Medien eine zusätzliches Sicherungsinstrument zur Verfügung, das gerade bei Betrachtung in einer frühen Projektphase keine wesentlichen Mehraufwände bedeutet. Technologisch kann dieser Mechanismus als ausgereift beurteilt werden, wenn es auch gewisse Unterschiede zwischen den einzelnen Anbietern gibt. Alternative Lösungen können zukünftig aus dem Bereich von WORM-Bändern für die traditionelle Datensicherung im Rechenzentrumsbereich kommen.
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Seitentitel: Interview_Info21_2002, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=519
Zuletzt aktualisiert am: 15.9.2002
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