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Dokumenten-Management-Systeme für den Mittelstand
Der Einsatz von Dokumenten-Technologien wird in der hochtechnisierten Bürowelt immer wichtiger. Beschäftigten sich in der Vergangenheit hauptsächlich Großunternehmen mit dem Thema Dokumentenmanagement, so wird es nunmehr auch für den Mittelstand immer wichtiger. Der Einsatz dieser Technologien bringt wirtschaftliche Vorteile und wird essentieller Bestandteil der IT-Infrastrukur jeden Unternehmens.

Zu diesen Themen befragte Doris Schuppe Dr. Ulrich Kampffmeyer. Dr. Kampffmeyer ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH in Hamburg. Er beriet zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhäuser bei Planung, Organisation und Einführung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Der mehrfach ausgezeichnete Direktor des internationalen Dachverbandes der DMS-Branche Association for Information and Image Management (AIIM) ist auch als Fachautor für Bücher und Zeitschriften sowie Kongressleiter, Referent und Moderator auf internationalen Fachkongressen im Dokumenten-Management-Umfeld bekannt geworden.

(Ebigo: Frau Doris Schuppe, Ebigo; Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT)

EBIGO:
Wie kann man die Bedarfslage bezüglich einer elektronisch unterstützen Dokumenten-Verwaltung in mittelständischen Unternehmen kurz skizzieren?
Kff:
In allen Unternehmen finden wir heute ein Nebeneinander von herkömmlichen, papiergebundenen und elektronischen Ablagen. Dadurch wird der Überblick sehr schwierig, Aktualität, Konsistenz und Vollständigkeit der Unterlagen können kaum noch gewährleistet werden. Der elektronische Geschäftsverkehr breitet sich aus. Viele Informationen und Dokumente liegen daher nur noch elektronisch vor.
Es geht hier nicht mehr um die Frage, „ob“ man sich mit diesen Technologien auseinandersetzt, sondern nur noch um das „Wann“ und „Wie“. Der Wettbewerbsdruck wird hier auch beim Mittelstand ein Übriges tun.
EBIGO:
Zahlreiche DMS-Anbietern vermarkten ihre Lösungen heute mit der Begründung, der Gesetzgeber fordere die elektronische Archivierung.
Kff:
Das kann und darf so nicht verallgemeinert werden. Sie sprechen hier die Anforderungen der Steueraußenprüfung an, die in der Verordnung GDPdU niedergelegt sind. Kleinere Unternehmen, die alle Ihre Daten in Ihrem Buchhaltungssystem über die Aufbewahrungsfrist zugänglich und recherchierbar halten und ihre Belege in Papierform erhalten und versenden, benötigen keine elektronische Archivierung. Die Einführung eines elektronischen Archivs ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen ist außerdem unwirtschaftlich – solche Systeme müssen als elektronischer Wissensspeicher bei der täglichen Arbeit genutzt werden und quasi nebenbei die gesetzlichen Auflagen erfüllen. Anders sieht das Thema aus, wenn sich mittelständisches Unternehmen an E-Commerce oder E-Business beteiligt. Hier entstehen kaufmännisch und steuerlich relevante Informationen, die originär digital sind und dementsprechend auch elektronisch recherchierfähig vorgehalten werden müssen. Letztendlich wird sich kein Mittelständler der elektronischen Zukunft entziehen können. Dies sollte man aber nicht als vermeintlichen „Zwang“ des Gesetzgebers sehen, sondern als Geschäftsnotwendigkeit und Chance.
EBIGO:
Welche konkreten Situationen treffen Sie in mittelständischen Unternehmen an?
Kff:
Dies ist von Branche zu Branche verschieden, man findet unterschiedliche Geschäftsfelder, Strukturen und Prozesse vor, und auch die Größe der Unternehmen muss berücksichtigt werden. Deshalb ist es schwierig, generelle Anforderungen zu postulieren. Aber einige wichtige Trends sind feststellbar, die viele Branchen betreffen. Viele Mittelständler setzen inzwischen E-Mails in der Geschäftskommunikation ein. E-Mails werden häufig getrennt von den eigentlichen Dokumenten, die z.B. mit Office-Produkten erzeugt werden, gespeichert. Dokumenten-Management-Systeme erlauben hier die zusammenhängende und datenbankgestützte Verwaltung aller Informationen – E-Mails, Fax, Dokumente und Daten. In Buchhaltungsabteilungen findet man heute schon häufiger Archivsysteme für Daten und gescannte Eingangsbelege. Diese sind jedoch häufig als Insellösungen ausgeprägt und nicht in die Prozesse des Unternehmen eingebunden. Im Bereich von CAD sind für das Zeichnungs-Management spezialisierte Lösungen bereits vielfach im Einsatz. Auch für Produktinformationen wie Handbücher oder Produktdatenblätter nutzen Unternehmen zunehmend DMS-Lösungen. Häufig werden auch diese Anwendungen nur auf bestimmte Abteilungen und deren Bedürfnisse ausgelegt und nicht als Unternehmenslösung betrieben.
EBIGO:
Welche Anforderungen entstehen aus der engen Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen in der Lieferkette?
Kff:
Bei den Themen wie „Collaborative Commerce“ oder „Supply Chain Management“ wird der Mittelstand von den Großunternehmen in die Pflicht genommen – man muss sich hier auf die Vorgaben der Kunden und Lieferanten einstellen. Hierzu gehören elektronische Beschaffung, Angebots- und Auftragsabwicklung, Austausch von Konstruktionsunterlagen, Zugang zu Lieferdaten und Qualitätsspezifikatioen und vieles mehr. Bei mittelständischen Unternehmen der Zulieferindustrie gehört dies zukünftig zum Alltag und es macht Sinn, diese Technologien dann auch im eigenen Hause einzusetzen. Letztlich müssen die ausgetauschten, nur noch elektronisch vorliegenden Geschäftsdokumente, auch elektronisch archiviert werden.
EBIGO:
Mit welchen finanziellen Investitionen müssen kleinere und mittelständische Unternehmen kalkulieren?
Kff:
Dies kann man nicht pauschalisieren, dies hängt von Größe und Einsatzgebiet ab. Allerdings hat sich der Markt stark verändert. Konnten sich früher nur Großunternehmen und Behörden unternehmensweite Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Lösungen leisten, so gibt es heute zahlreiche für den Mittelstand erschwingliche Produkte, zum Teil mit vorkonfektionierten Anwendungen für bestimmte Branchen. Diese passen sich zum Teil direkt in das Betriebssystem ein, arbeiten mit dem Mail-Clienten zusammen oder können direkt hinter vorhandene Geschäftsanwendungen geschaltet werden. Der Mittelständler darf aber hier nicht übersehen, dass es nicht nur um Softwarelizenzen und Hardware geht. Die Einführung solcher Lösungen zieht Änderungen in der Betriebsorganisation, Arbeitsweisen und Tätigkeitsabläufen nach sich. Diese organisatorischen Änderungen sind häufig aufwendiger und langwieriger als die Installation einer neuen technischen Lösung. Dies ist auch der Hauptgrund, warum mittelständische Unternehmen vor der Einführung zurückschrecken. Es ist also immer eine erhebliche Investition, andererseits haben aber gerade Mittelständler eher als Großunternehmen die Chance, eine unternehmensweite Lösung einzuführen, die allen Mitarbeitern zu Gute kommt.
EBIGO:
Welche Bedeutung und welche Perspektive sehen Sie in Dokumenten-Management-Services, die über das Internet auf Mietbasis genutzt werden?
Kff:
Das Angebot von Dokumenten-Management-Systemen via Internet als Application Service Providing (ASP) stellt die erforderlichen Funktionen zu kalkulierbaren Mietpreisen bereit. Allerdings sind die Geschäfte bisher weit hinter den Erwartungen der Anbieter zurückgeblieben. Hierfür gibt es viele Gründe. Einer ist sicherlich die Vertrauensfrage, die auf mehreren Ebenen zu beantworten ist. Gibt es den Anbieter auch in ein paar Jahren noch, und werden die Datenleitungen nicht abgehört? Werden die eigenen Dokumente sicher gespeichert, und kann niemand anderes darauf zugreifen? Oder was passiert mit den gespeicherten Informationen, wenn der Anbieter die Verfügbarkeit nicht mehr sicherstellen kann? Die Liste der Fragen kann beliebig verlängert werden. Zudem lassen sich ASP-Lösungen kaum in bestehende Anwendungs-Umgebungen integrieren. Eine Individualisierung ist nur eingeschränkt möglich oder führt ihrerseits in ein kleines Projekt. Man sollte aber dies in jedem Fall als mögliche Alternative prüfen und bewerten.
EBIGO:
Welche Empfehlung können Sie mittelständischen Unternehmen zum Abschluss mit auf den Weg geben ?
Kff:
Jedes Unternehmen muss sich heute mit diesem Thema auseinandersetzen. Eine Ausgrenzung aus der elektronischen Kommunikation und dem elektronischen Geschäftsverkehr ist nicht mehr möglich. Der Gesetzgeber hat dafür gesorgt, dass bei Einsatz elektronischer Signaturen auch elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie Papierdokumente besitzen. Dementsprechend muss sich jedes Unternehmen darauf einrichten, mit elektronischen Informationen geordnet umzugehen und diese zu nutzen. Egal wie umfangreich, einfach oder komplex sich die Lösung im Einzelfall gestaltet, Dokumenten-Management gehört einfach als Infrastruktur heute in jedes Unternehmen.
EBIGO:
Herr Dr. Kampffmeyer, vielen Dank für das Gespräch!
Rechtshinweis
© CopyRight ebigo & PROJECT CONSULT 2002

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Zum Download sind ausschließlich die Beiträge in der Rubrik Download vorgesehen. Als PDF bereitgestellte Beiträge enthalten auch die zugehörigen Grafiken.
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Seitentitel: Interview_Ebigo_2002, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=535
Zuletzt aktualisiert am: 15.11.2002
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