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Enterprise Content Management
Interview von Holger Eriksdotter, Redakteur von CIO, mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung (12.05.2004).
(CIO: Holger Eriksdotter, CIO, Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer)
CIO:
Was genau versteht man unter Content-Management?
Kff:
Es gibt keine einheitliche Definition für Content Management. Als CMS (Content Management Systeme) bezeichnet man oft Produkte, die dem Web-Publishing oder der medialen Aufbereitung von Informationen dienen. Aber das ist nur ein kleiner Ausschnitt des übergeordneten ECM (Enterprise Content Management) oder dem noch weiteren Begriff der DRT (Document Related Technologies).
CIO:
Was zählt man denn zum ECM?
Kff:
Das Enterprise Content-Management speist sich aus verschiedenen Quellen und überschneidet sich mit einer Vielzahl von Business-Applikationen. Auf der einen Seite stehen die klassischen Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme, auf der anderen Seite die auf Web-Publishing ausgerichteten Web-Content-Management-Systeme (WCMS). Aber auch der Output von Warenwirtschaftssystemen, Data-Warehouses, Knowledge-Bases oder CRM-Systemen muss bei der Verarbeitung der Informationsflut in den Unternehmen berücksichtigt werden; zudem spielen die ehemals ausschließlich Hardware-basierten, nur mehr als ILM Information Lifecycle Management bezeichneten Archiv- und Storage-Systeme, wie zunehmend die ursprünglich nur auf Druck-Output spezialisierten Output-Management-Systeme und Collaboration-Produkte ebenso eine wichtige Rolle.
CIO:
Wie sieht es auf der Anbieterseite aus?
Kff:
Die ist ebenso unübersichtlich. Der Markt verändert sich stark – das macht die Kaufentscheidung schwieriger. Es gibt eine deutliche Tendenz zur Konsolidierung: Die Anbieter versuchen, durch Zukäufe ihr Angebot zu komplettieren. Dabei kommen die Produktanbieter von den unterschiedlichsten Seiten. Aus dem klassischen Dokumenten-Management wie etwa Opentext, IBM, EMC, Microsoft, Ixos, Hummingbird oder Filenet; aus dem Web-Content-Management wie etwa Interwoven, Stellent oder Vignette, aus dem Hardware-Storage-Bereich wie EMC, Hitachi oder Storagetek, und aus dem Datenbankbereich wie Oracle oder Verity, aber auch die großen Standardsoftware-Anbieter wie IBM, Microsoft und SAP. Dabei fehlt gerade den großen Anbieter noch ein einheitliches Produkt-Management zur Schaffung übergreifender Lösungen.
CIO:
Das macht die Entscheidung nicht einfacher – wie geht man denn ein ECM-Projekt an?
Kff:
Das Schlimmste, was passieren kann, ist, wenn ein Vorstand oder Geschäftsführer sich auf einer Messe spontan für ein Produkt entscheidet. Dann muss die Organisation nämlich an das entsprechende Produkt angepasst werden. Aber andersherum ist es richtig: Zuerst müssen die Abläufe analysiert werden und danach kann man sich für ein geeignetes Produkt entscheiden. Auch kleinere Projekte müssen gut geplant werden – das wird vom Management häufig unterschätzt. Bei der Einführung empfiehlt sich ein stufenweises Vorgehen. Man muss sich auch schon vor Projektbeginn Gedanken um ein Migrationskonzept für Daten machen und während des Projektes das Know-how aufbauen, um das System danach ohne externe Hilfe betreiben zu können.
CIO:
Warum scheitern ECM-Projekte vergleichsweise häufig?
Kff:
Wenn Projekte scheitern, liegt das meist daran, dass die notwendigen organisatorischen Vorgaben nicht durchgehalten werden. Nichts verändert Arbeitsplätze und Arbeitsbedingungen so sehr wie der Einsatz von Dokumenten-Technologien; wenn man sich nicht vorher grundlegende Gedanke zu den veränderten Abläufen macht und die Organisation nicht daran anpasst, elektrifiziert das Dokumenten-Management-System lediglich vorhandene Ineffizienz.
CIO:
Aus welchen Gründen gehen nach Ihrer Erfahrung deutsche Unternehmen ein ECM-Projekt an?
Kff:
Der wichtigste Punkt ist meist die Kosteneinsparung. Zudem zwingen gesetzliche Regelungen wie etwa die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) die Unternehmen, ihr Dokumenten-Management zu verbessern. Nicht zuletzt verlangt auch eine durchgängige IT-Infrastruktur nach einem konsistenten Dokumenten-Management.
CIO:
Wenn Kosteneinsparungen der wichtigste Grund sind – wie rechnet sich der ROI aus DRT-Projekten?
Kff:
Präzise lässt sich nur der Gewinn aus Personal- und Raumeinsparungen ermitteln. Aber durch die Vermeidung von Medienbrüchen ergeben sich auch schnellere Reaktionszeiten. Ein System, das auf einer einheitlichen Datenbasis ohne Redundanzen aufsetzt, ermöglicht auch einen bessern Zugriff auf Informationen, die unter verschiedensten Gesichtspunkten genutzt werden können. Das bringt natürlich auch Wettbewerbsvorteile.
CIO:
Welche Projekte werden zur Zeit besonders häufig angegangen?
Kff:
In Unternehmen stehen werden zur Zeit häufig Systeme zur Automatisierung des Bestell- und Rechnungseingangs in Angriff genommen. Außerdem ist die öffentliche Hand sehr aktiv. Im Zusammenhang mit der Initiative „Bund Online“ wird an vielen Stellen in der öffentlichen Verwaltung an ESCM-Projekten gearbeitet.

© CopyRight bei PROJECT CONSULT und CIO 2004
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Seitentitel: Interview_CIO_2004, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=641
Zuletzt aktualisiert am: 23.5.2004
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