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Wer das nicht macht, ist tot
Interview der ComputerWoche mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung für das ComputerWoche Spezial zur DMS EXPO 2005 (22.09.2005).
(ComputerWoche: CW; Dr. Ulrich Kampffmeyer: Kff)

Der Berater und Buchautor Ulrich Kampffmeyer über Perspektiven und Bedeutung von Enterprise Content Management
CW:
Was kennzeichnet ECM?
Kff:
Es gibt eine Definition von der AIIM International, der Organisation der Anbieter von ECM-Systemen. Diese decken danach fünf Obergruppen von Funktionen ab: Erfassung (Capture), Verwaltung (Manage), Speicherung (Store),Ausgabe (Deliver) und Bewahrung (Preserve). Zur Verwaltungskomponente gehören dann unter anderem Web Content Management und Workflow. ECM verwaltet Informationen. Die Idee ist es, Einzellösungen durch eine Middleware zusammenzufassen, sodass ein zentraler Informationstopf gefüllt wird und allen Anwendungen die Informationen zurückgibt.
CW:
Gibt es für diese weitgehende Integration eine nennenswerte Anzahl von Best Practices?
Kff:
Naturgemäß sind Dienstleistungsunternehmen, die praktisch nur Informationen produzieren und davon leben, am weitesten fortgeschritten.Dort finden wir die meisten Lösungen, die alle Komponenten von der Erfassung bis zur Langzeitarchivierung abdecken. Aber auch hier finden sich häufig noch Teillösungen, was auch daran liegt, dass es bisher noch wenige Gesamtangebote aus einer Hand gibt.
CW:
Wer sind die wichtigsten Player am Markt?
Kff:
Komplette Portfolios bieten Filenet, EMC, Opentext, IBM, Interwoven, Vignette und Stellent. Verfolger im internationalen Bereich sind Banktec, Sylab, Hummingbird und Meridio, in Deutschland Develop, Elo, Sarnik, SER Solutions, GFT, Easy, Docuware, Optimal und COI.
CW:
Woher rührt diese massive Bewegung?
Kff:
Aus der Herausforderung, schwach strukturierte oder unstrukturierte Informationen in den Griff zu bekommen, entsteht ein Riesenmarkt, in den unterschiedliche Anbieter hineingehen: Saperion kommt aus der Archivierung, Coremedia, Hyperwave, NPS und Pironet aus dem Web-Bereich. Aber SAP geht in den ECM-Markt, ferner Anbieter von Datenbanken, Speichersystemen - selbst Fax- und Druckerhersteller wie Canon - und Groupware-Lösungen.Microsoft positioniert sich als ECM-Anbieter, aber auch Oracle mit der Version 10g.
CW:
Die Zielsetzungen von ECM-Lösungen ähneln stark denen von Business-Intelligence-Systemen. Wie nah sind sich die beiden Welten?
Kff:
BI ist, genau wie ECM, ein Markt, in dem durch Erweiterung vorhandener Geschäftsprozesse und kaufmännischer Anwendungen mehr konsolidierte Informationen aus den Systemen herausgezogen werden sollen. Der Unterschied: BI-Systeme sollen Steuerung, Kontrolle und Auswertung von Informationen verbessern. ECM-Systeme wollen Informationen im Unternehmen in den Griff bekommen - übergreifend, egal aus welcher Quelle. ECM stellt Informationen für BI bereit und speichert wiederum die Ergebnisse aus diesen Systemen.
CW:
Gibt es Kriterien für Unternehmen, wann der ECM-Einsatz sinnvoll ist?
Kff:
Wer heute nicht damit anfängt, kriegt seine Informationen nicht mehr in den Griff - unabhängig von Branche und Größe. Für informationsgetriebene Unternehmen, zum Beispiel für Banken und Versicherungen, gilt:Wenn die es nicht machen, sind sie tot!
CW:
Wie wirken sich ECM-Lösungen auf etablierte Geschäftsprozesse aus?
Kff:
Wenn die Workflows bei der ECM-Einführung nicht überprüft und angepasst werden, geschieht nur die Elektrifizierung der vorhandenen Ineffizienz. Bei Workflow- und Business-Process-Management-Projekten muss eine Organisationsänderung Hand in Hand gehen mit der Einführung neuer Software. Deshalb war das Thema in Deutschland lange Zeit nicht en vogue, weil es viel Arbeit macht:Umorganisation,Ausbildung, Disziplinarstrukturen einführen - ein tief greifender Wandel. Auch gesellschaftlich findet ein Wandel durch ECM statt; es führt zu mehr Arbeitslosigkeit. Wir automatisieren, wie früher in der Industrie, jetzt die Abläufe in den Büros. Deshalb haben Mitarbeiter Angst um ihre Jobs und mauern. ECM-Systeme einzuführen erfordert Abstimmung mit den Arbeitnehmern und ihren Vertretern.
CW:
Existieren RoI-Modelle für ECM?
Kff:
Wieso RoI? Die Leute wollen doch nicht ihr Geld zurück, sondern effizienter und schneller werden. Fast alle Informationen entstehen originär elektronisch, und immer mehr davon eignen sich nicht dafür, auf Papier ge- druckt zu werden.Wir haben keine andere Chance, als die elektronischen Originale aufzubewahren, werden dazu ja auch durch Regularien gezwungen. Allerdings kriegt man in bestimmten Bereichen binnen drei oder vier Monaten einen Return on Investment hin, etwa bei der Automatisierung des Rechnungseingangs - und zwar meist über Personalkosteneinsparungen. Übrigens ist das RoI-Denken in Deutschland stärker als in anderen Ländern am Spargedanken orientiert. Während es woanders um mehr Effizienz und Qualität geht, heißt es hier immer: Kosten sparen, Kosten sparen! Und das bedeutet in erster Linie,Menschen zu sparen.
CW:
Führt man ECM besser per Big Bang oder abteilungsweise ein?
Kff:
Das hängt davon ab, wie groß und wie gut vorbereitet ein Unternehmen ist. Ein Komplettsystem führt man nicht per Schalterumlegen ein. Implementierungen pro Fachabteilung sind dagegen riskant, weil sie zu lange dauern und Inseln geschaffen werden könnten, die man nicht mehr zusammenbekommt. Unbedingt erforderlich ist vorher eine Standardisierung. Gibt es weitere Alternativen? Man kann sich an Prozessen orientieren, die quer durch mehrere Abteilungen laufen, und für diese Prozesse ein ECM einführen. Ein Beispiel für so einen Schlüsselprozess wäre der elektronische Posteingang für alle im Unternehmen.
CW:
Ihre Ratschläge?
Kff:
Kleinunternehmen sollten sich nicht die billigste Software kaufen, sondern eine Lösung, die für ihre Branche vorbereitet ist. Größere Mittelständler sollten sich an größeren Standardprodukten orientieren, individuelle Anpassungen zu vermeiden versuchen und Berater hinzunehmen. Großunternehmen haben genug Know-how, der Berater ist hier eher der Moderator, um all die Leute zusammenzubringen. Der Rat hier: einen durchgängigen Content-Standard zu schaffen und den sukzessive abteilungsweise einzuführen - statt Application Integration also Content Integration.

© CopyRight bei PROJECT CONSULT und ComputerWoche 2005
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Seitentitel: Interview_CW9_2005, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=787
Zuletzt aktualisiert am: 31.3.2006
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