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Strategien und Regeln für E-Mail sind unerlässlich
Interview der Kundenzeitschrift IQ.Bulletin der Group Technologies GmbH, Karlsruhe, mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung (01.12.2005).
(IQ.Bulletin: IQ.B; Dr. Ulrich Kampffmeyer: Kff)

Das durchgängige Regelwerk der iQ.Suite ermöglicht es Unternehmen, an zentraler Stelle flexibel Regeln für eine effiziente E-Mail-Kommunikation zu definieren und zu verwalten. Was Unternehmen dabei im Bereich E-Mail-Archivierung beachten sollten, beleuchtet das Interview mit
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH.
IQ.B:
Ist Unternehmen überhaupt bewusst, welchen Wert das Qualitätsmanagement für Dokumente hat? Auf welchen
Ebenen entsteht er? Wie lässt er sich, über den gesetzlichen Zwang hinaus, vermitteln?
Kff:
E-Mails tragen erheblich zum exponentiellen, unkontrollierten Wachstum der Information in Unternehmen und Verwaltungen bei. Die elektronischen Nachrichten sind schwer zu kontrollieren, da sie direkt an den Mitarbeiter gehen, in zahl losen Kopien über cc: und bcc: multipliziert werden, große Anhänge mit sich führen und zudem ein Einfallstor für gefährliche Viren darstellen. Transaktionen, Geschäfte und Informationsaustausch laufen heute bereits zu einem Großteil über die E-Mail-Kommunikation. Damit haben E-Mails in zwischen vielfach die Qualität eines Handelsbriefes erreicht, der aufbewahrungspflichtig ist. Auf die Empfänger von E-Mails kommen
so neue Aufgaben zu: Sie müssen die Relevanz des Inhaltes beurteilen, E-Mails klassifizieren und indizieren und die E-Mails
einer geordneten Speicherung im Zusammenhang mit den geschäftlichen Vorgängen, Kunden, Produkten und anderen
Zuordnungen ablegen. Diese Entwicklung ist schleichend in die
Unternehmen eingedrungen. Die wenigsten haben Strategien für
den elektronischen Posteingang entwickelt. Rechtliche Fragen,
wie zum Beispiel die Behandlung von E-Mails mit privatem Inhalt
Schwerpunkt oder die Identifikation von E-Mails mit steuerrelevantem
Inhalt, kommen erst jetzt hoch. In den USA ist das Thema E-Mail
durch den Sarbanes-Oxley Act mit drakonischen Strafandrohungen
bereits in das Bewusstsein der Unternehmer vorgedrungen.
In Deutschland werden E-Mail-Management und Dokumentationspflichten immer noch nachrangig als leidige, Kosten
generierende Angelegenheit abgetan. Viele Anwender greifen
dann ad hoc nach Systemen wie E-Mail-Archivierung, die das
Problem nicht nachhaltig lösen, da die Information im Zusammen
hang mit den anderen geschäftsrelevanten Daten verwaltet
werden muss. Es gilt also, das allgemeine Bewusstsein für
den Wert von Information in E-Mails, von der Abhängigkeit
von diesem Medium und der Vermeidung von Insellösungen
gleichermaßen zu schärfen.
IQ.B:
Der gesetzliche Rahmen zur E-Mail-Archivierung
ist klar abgesteckt. Welche Faktoren machen die Umsetzung für Unternehmen so schwer?
Kff:
Der gesetzliche Rahmen ist offenbar nicht klar genug abgesteckt. Gesetze und Verordnungen sprechen das Thema nicht eindeutig an, und die teilweise kryptischen Formulierungen sind immer erst zu interpretieren. Dies wird zum Beispiel bei der Diskussion um die GDPdU deutlich, da in E-Mails selbst oder ihren Anhängen steuerrelevante Daten enthalten sein können, die es gilt, auswertbar vorzuhalten. Richtig ist, dass man mit E-Mails heute Verträge schließen, Bestellungen tätigen und Zahlungen veranlassen kann. Die Schwierigkeiten liegen auf verschiedenen Ebenen. Bisher wurden alle geschäftsrelevanten Transaktionen in ERP- oder anderen kaufmännischen Anwendungen kontrolliert. Mit E-Mail lassen sich unabhängig von diesen Systemen individuell Geschäfte initiieren, die erst bei der Verbuchung den kontrollierten Systemen bekannt werden. An die Stelle von Brief oder Fax tritt heute die E-Mail. Sie ist schneller, kann einfach zugeleitet und kopiert werden – und endet leider in Systemen, die nicht auf die geordnete Aufbewahrung und langzeitige Verwaltung von rechtlich relevanten Nachrichten eingerichtet sind. Man braucht hierfür zusätzliche Software – Records Management, Dokumentenmanagement oder elektronische Archivierung. Nimmt man dann noch das Thema elektronische Signatur hinzu, um auch nach BGB §126 und ZPO § 371 eine gute rechtliche Qualität zu erhalten, werden die Systeme sehr komplex und aufwändig. Nicht zuletzt aber müssen die organisatorischen Abläufe angepasst, Regelwerke für die Behandlung des Mediums E-Mail geschaffen und durchgesetzt sowie entsprechende Ausbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen der Mitarbeiter umgesetzt werden, um wirklich durchgängige Lösungen für das Problem E-Mail zu schaffen.
IQ.B:
Wie sieht die ideale „Handlungskette“ für E-Mail-Archivierungsstrategien aus? Welche Unternehmensbereiche gehören ins Boot?
Kff:
Zunächst einmal grundsätzlich: E-Mails gehören nicht auf Grund ihres technischen Formates in separate Datentöpfe, sie gehören in ihrem Sachzusammenhang zusammen mit den Informationen aus anderen Quellen in übergreifend nutzbare Repositories. Die „ideale Handlungskette“ beginnt auf organisatorischer Ebene. Im Rahmen einer Corporate-Governance- oder IT-Governance-Strategie ist zunächst die Bedeutung von E-Mail für das Unternehmen zu regeln. Bei der Planung gehören sowohl die Unternehmensleitung wie auch Revision, Controlling, Rechtsabteilung, Organisations- und IT-Abteilung, die Leiter der Fachabteilungen bis hin zu den Verantwortlichen für Ablagen und Archive hinzu. Es ist eine ganzheitliche Aufgabe. In der Umsetzung ist jeder Mitarbeiter betroffen, der E-Mail im Unternehmen nutzt. Die Regelwerke müssen organisatorisch um gesetzt werden, können heute jedoch auch durch adäquate Technologien unterstützt werden. Beispielsweise lässt sich durch die automatische Erkennung von Inhalten die geordnete Archivierung vorbereiten und durch Klassenkonzepte mit Vererbung von Attributen der Aufwand bei der Indizierung verringern. Dies alles setzt eine durchgängige Organisation der Handhabung elektronischer Informationen im Unternehmen voraus, die neben den bisherigen kontrollierten Umgebungen, wie kaufmännische Software, ERP- und CRM- oder Produktionssteuerungs- Systemen, auch die individuellen, unstrukturierten Informationen aus Dateisystemen, E-Mail, gescannten Dokumenten, elektronischem Fax und Office-Produkten in den Griff bekommen muss.
IQ.B:
Vielen Dank!

© CopyRight bei PROJECT CONSULT und Group Technologies 2005
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Seitentitel: Interview_GroupTechnologies_2005, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=789
Zuletzt aktualisiert am: 31.3.2006
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