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"Unerwartete Probleme beim Einstieg ins Dokumenten-Management"
Interview im Newsletter der Deutschen Post AG, mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung (2006).
(DP: Deutsche Post; Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer)
DP:
Welche Ziele verfolgen Unternehmen normalerweise, wenn Sie sich entschließen ins elektronische Dokumentenmanagement einzusteigen? Geht es dabei vorrangig um Kostensenkung?
Kff:
In Deutschland geht es zur Zeit immer noch vorrangig um Kosteneinsparung. Hier sind die Potentiale, besonders im Bereich des Personals und der Zeiteinsprarung qualifizierbar. Inzwischen gewinnt auch der Trend, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit in den IT-Systemen sicherzustellen an Bedeutung. Dieser "Compliance"-Trend ist aber in den USA und anderen Ländern deutlich ausgeprägter. Das Thema Business Process Management und Workflow wird jedoch auch zunehmend wichtiger, da ind en Prozessen selbst noch Effizienpotentiale liegen. Zur Zeit zeichnet sich für ECM-Lösungen ein regelrechter Boom in Deutschland ab, der durch verschiedene Motivationen getrieben ist. Eine dürfte jedoch sein, dass durchd en Eintritt der großen Standardsoftwareanbieter in diesen Markt Dokumenten-Technologien immer mehr zur Infrastruktur werden und einfach in eine moderne IT-Landschaft hineingehören.
DP:
Welche Schwierigkeiten erwarten sie bei diesem Einstieg?
Kff:
Beim Einstieg in das Thema Dokumentenmanagement gibt es immer noch viele Hürden. Die Anbieter verwirren die potentiellen Anwender mit immer neuen Akronymen und Begriffen, so dass es schwer ist, zu ermitteln, welche Software paßt als Lösung zu welchem Problem. Eine Vielzahl von Produkten macht die Auswahl schwierig. Jedoch ist die größte Hürde immer nochd ie organisatorische Herausforderung. Die Organsiation muß auf die Nutzung der elektronischen Medien umgestellt werden. Dies betrifft jeden Arbeitsplatz, der zukünftig in die elektronischen Prozesse integriert werden soll.
Organisatorische Anpassungen, neue Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten, Schulung und Qualifizierungsmaßnahmen müssen sorgsam vorbereitet und verträglich in die Arbeitsumgebung eingeführt werden.
DP:
Meine Vermutung wäre: Bestehende digitale Daten sind nicht kompatibel oder auf mehrere Systeme verteilt, der Bestand an analogen Daten lässt sich schwerer digitalisieren als erwartet ... was für Probleme gibt es häufig noch?
Kff:
Ind en Unternehmen gibt es an verschiedenen Stellen Medienbrüche in der Informationsverfügbarkeit und in den Arbeitsprozessen. Der Medienbruch zwischen Papier und Elektronik ist nur einer. Der Aufwand für manuelle Indizierung der Dokumente, um diese Wiederfinden und nutzen zu können, muss wohl abgewogen werden. Dies betrifft besonders auch Altbestände, die häufiger an Outsourcing-Anbieter zur Erfassung übergeben werden. Aber es gibt auch zahlreiche Medienbrüche in der elektronischen Welt selbst.
Verschiedene Anwendugnssysteme, E-Mail, Fax, Bürokommuhikation, Datenbanken und andere Lösungen speichern häufig ihre Daten isoliert. Aufgabe von ECM Enterprise Content Management Lösungen ist es daher, die Medienbrüche durch einheitliche Posteingangslösungen für alle Formen von Informationen und virtuelle elektronsiche Akten, die einen vollständigen und aktuellen Blick auf alle Informationen und Dokumente unabhängig vone rzeugender Anwendung und Speicherort erlauben.
DP:
Wovon sind die Unternehmen Ihrer Erfahrung nach am meisten überrascht?
Kff:
Der Aufwand für die Vorbereitung, Einführung und den Betrieb wird häufig unterschätzt. Besonders wenn man nur auf die reinen Lizenzkosten "schielt" erfaßt man nur einen sehr kleinen Teil der tatsächlichen Kosten.
Die Arbeitsbelastung für die Vrobereitung und die Einführung für die zuständigen Mitarbeiter wird ebenfalls gern unterschätzt. Komplexe Dokumentenmanagementsysteme lassen sich nicht so eben nebenbei einführen.
DP:
Wie können Unternehmen solche Schwierigkeiten vermeiden - und worauf sollten sie beim Einstieg ins Dokumentenmanagement unbedingt achten?
Kff:
Wichtig ist eine professionelle Planung und Vorbereitung. Hierbei geht es zunächst darum, den Bedarf und die Anforderungen konkret zu ermitteln, um überhaupt eine geeignete Lösung zu finden. Häufig finden sich in Unternehmen sogar bereits Softwarekomponenten, die zwar für bestimtme Aufgaben geeignet wären, aber noch garnicht zum Eisnatz kommen. Erst wennd ie fachlichen und organsiatorischen Rahmenbedingugnen und Anforderungen klar sind, sollte man an die Auswahl einer Lösung gehen.
DP:
Können Sie konkrete Beispiele nennen? Projekte, bei denen Unternehmen von derart unerwarteten Schwierigkeiten überrascht wurden?
Kff:
Ein häufiger Fehler ist, dass man sich an Produkten orientiert, vielleicht sogar schone in Produkt ausgewählt hat, ohne sich über die Aufgaben und Anforderungen im Unternehmen klar zu sein. Eina nderes problem ist, wenn die Anforderugnen nicht sehr klar formuliert und schriftlich fixiert sind, verschieben sich häufig in Projekten die Schwerpunkte. Das Projekt gewinnt eine Art "Eigenleben" und verfhelt unter Umständen die Zielsetzung des Unternehmens. Häufig werden auch zu überdimensionierte Lösungen gekauft, die weder finanziell noch organisatorisch in der Folge genutzt werden können. Noch häufiger ist jedoch der Fehler, eine zu kleine Lösung zu kaufen und dann beim Ausbau für weitere Bereiche im unternehmen festzustellen, dass das Produkt nicht paßt oder die individuelle Erweiterung zu teuer wird. Daher ist eine genaue Vorplanugn essentiell!

© CopyRight Deutsche Post AG und PROJECT CONSULT 2006
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Seitentitel: Interview_deutschePost_2006, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=834
Zuletzt aktualisiert am: 13.12.2006
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