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Dokumentenmanagement für Steuerberater

Interview von Rüdiger Frisch, Zeitschrift SteuerConsultant, Oktober 2007.
(RF: Rüdiger Frisch; Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer)


RF:
Im Gespräch mit Steuerberatern habe ich festgestellt, dass es viel Verwirrung bei der Definition der Begriffe Dokumentenmanagement sowie Dokumentenmanagementsystem gibt. Ebenso ist offenbar unklar, ob es sich bei den Dokumentenmanagement-Programmen der Anbieter, die meist Bestandteil der Standardsoftwareausrüstung sind, auch um ein "richtiges" Dokumentenmanagementsystem handelt. Viele Kanzleisoftwareprogramme (Datev, Addison, hmd, Simba etc.) umfassen bereits ein Standardprogramm zum Dokumentenmanagement.
Kff:
Dies hängt davon ab, in welchem Umfang die Kanzlei Daten und Dokumente ihrer Mandanten speichert. Je umfangreicher der Service, z.B. einschließlich Scannen von Dokumenten, Aufbewahren von geschäftsrelevanten E-Mails, elektronische Rechnungen mit elektronischer Signatur etc., desto größer sind die Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem. Entscheidend ist dabei nicht nur die technische Seite der Lösung sondern besonders die vertragliche, da eigentlich der Steuerpflichtige selbst verantwortlich ist für die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und die Vorlage von Daten und Belegen.
RF:
Brauchen kleine/mittlere Steuerberatungskanzleien ein – elektronisches – Dokumentenmanagement bzw. ein Dokumentenmanagementsystem?
Kff:
Dies hängt von Art und Umfang der Tätigkeit der Steuerberatungskanzlei ab. Viele arbeiten wie von Ihnen ausgeführt mit Standardsoftware. Diese deckt zumindest die ordnungsmäßige Verwaltung und Speicherung der Daten ab, vielfach auch die Bereitstellung eines Datenträgers mit den GDPdU-relevanten Daten für den Steuerpflichtigen. Arbeit die Kanzlei mit einem großen EDV-Dienstleister zusammen, wie z.B. der DATEV, dann kümmert sich schon der Dienstleister um die richtige Aufbewahrung und Bereitstellung der Daten. Da gibt es dann auf Anfrage zum Jahresende die CD mit den GPDdU-Daten. All dies betrifft aber nicht die Belege zu den Daten, die vom Mandanten elektronisch zugesendet oder in der Steuerkanzlei elektronisch erfasst wurden. Hier wurde durch ein Gerichtsurteil des Finanzgerichtes Düsseldorf im Übrigen das Zugriffsrecht der Finanzbehörden im Rahmen der Außenprüfung nach GDPdU ausgeweitet. Der Prüfer darf jetzt auch auf elektronische Belege zugreifen. Liegen diese nur beim Steuerberater, wird er dies auch dort tun müssen. Dies führt zu weiteren Anforderungen an Schutz und Abgrenzung von Datenbeständen.
RF:
Wie definieren Sie – kurz und knapp – die Begriffe Dokumentenmanagement sowie Dokumentenmanagementsystem?
Kff:
Wenn wir über steuerrechtlich und finanzbuchhalterisch relevante Dokumente reden, dann sind dies einerseits Daten wie Buchsätze, Saldenlisten etc., andererseits aber auch Belege, wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge etc. Der Begriff Dokumentenmanagementsystem wird in den GoBS ziemlich am Anfang erwähnt, weil die Anforderungen an die ordnungsmäßige Aufbewahrung von Geschäftsdaten und Geschäftsdokumenten auch elektronische Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme betreffen. Ein Dokumentenmanagementsystem hat in der Regel Erfassungsfunktionalität mit Scannen und Import, kann indizieren und den Index über eine Datenbank verwalten, speichert die Informationen in der Regel unveränderbar, d.h. revisionssicher ab, erlaubt die Recherche wie auch den Schutz von Informationen, und im Zeitalter der GDPdU gehört auch die Datenarchivierung und die Ausgabe von Daten in auswertbarer Form auf einem Datenträger dazu.
RF:
Welche Unterschiede gibt es zwischen diesen Standardprogrammen zum Dokumentenmanagement und professionellen Dokumentenmanagementsystemen?
Kff:
Man muss unterschieden, ob man ein System einsetzt, dass für die Handhabung und Archivierung von Dokumenten gedacht ist – dies wäre ein professionelles Extra-Produkt. Daneben kann man auch Standardsoftware, die zum Teil heute bereits mit anderer Software mitgeliefert wird benutzen, die aber häufig nicht die Anforderungen an ein sicheres Dokumentenmanagement erfüllen. Bei Software für den Steuerbrater wird die Dokumentenmanagement-Funktionalität häufig nur dadurch abgebildet, dass man Korrespondenz an den Mandanten und Belege an die Buchsätze „anhängen“ kann. Dies ist aber noch kein Dokumentenmanagement.
RF:
Welche Leistungen sollten Ihrer Ansicht nach ein Standardprogramm zum Dokumentenmanagement umfassen?
Kff:
Ein Dokumentenmanagementsystem muss mandantenfähig sein, d.h. die Daten und Dokumente verschiedener Mandanten der Kanzlei wie auch die Eigenaufzeichnungen des Steuerberaters getrennt verwalten können. Es muss die Anforderungen der GoBS und der FAIT3 erfüllen was Sicherheit, Schutz, internes Kontrollsystem, revisionssichere Speicherung etc. angeht. In Bezug auf die Erfassugn muss es unterschiedliche Formate handhaben können. Dies gilt auch für die Ausgabe. Das System muss ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept besitzen. Angesichts der Langfristigkeit der Archivierung von mehr als 6 oder mehr als 10 Jahren müssen sichere Speicher zum Einsatz kommen und es muss die Möglichkeit geben, zu prüfen, ob die Daten und Dokumente weiterhin sicher angelegt sind oder verlustfrei migriert werden können. Der Katalog ließe sich noch beliebig verlängern.
RF:
Reichen die Standardprogramme zum Dokumentenmanagement der (Kanzlei-) Softwareanbieter aus, um den aktuellen Ansprüchen kleiner und mittlerer Kanzleien gerecht zu werden?
Kff:
Das hängt in starkem Maße von der Form und dem Umfang der Dienstleistungen ab. Je vollständiger der Service in Bezug auf Dokumentenübermittlung, Dokumentenerfassung, Datenerfassung und Daten-/Dokumentenspeicherung ist, desto eher ist ein professionelles Werkzeug erforderlich. Kanzeli-Software ist in der Regel noch nicht auf komplexere Dokumentenmanagement-Aufgaben mit getrennten Mandanten/Beratern/Sekretären etc. sowie spezielle Formen von elektronsicher Kommunikation und elektronischen Dokumenten, z.B. mit elektronischen Signaturen, deren Zertifikate verfallen und erneuert werden müssen, eingerichtet.
RF:
Wann sollte sich ein Steuerberater für ein professionelles Dokumentenmanagementsystem entscheiden?
Kff:
Zunächst muss der Steuerbrater einmal prüfen, wie sein Eigenbedarf ist – schließlich ist selbst steuerpflichtig. Dann kommt es auf die Kanzleisoftware zur Verwaltung selbst an – wird ein kleines Produkt lokal installiert genutzt oder sitzt man über die Leitung auf der Software eines Rechenzentrums oder Dienstleisters. Hier ist das Delta der benötigten Funktionalität zu eruieren. Dabei geht es um die eigene Verwaltung der Kanzlei ebenso wie um Kundenkorrespondenz und –dokumente. Schritt drei ist die Klärung, wie mit der Speicherugn steuerrelevanter, sprich GDPdU-relevanter Daten umgegangen wird, wie diese aufbewahrt werden und wie diese dem Mandanten zur Verfügung gestellt werden. Hier sind wird dann spätestens bei Thema elektronische Archivierung. Erst dann kommt im vierten Schritt die Frage, ob man an die Buchungen des Kunden Dokumente im Rahmen der Erbringung einer Dienstleistung anhängen möchte.
RF:
Gibt es Unterschiede bei den notwendigen technischen Voraussetzungen, um ein Standardprogramm zum Dokumentenmanagement oder ein professionellen Dokumentenmanagementsystemen in der Steuerberatungskanzlei zu betreiben?
Kff:
Natürlich gibt es Unterschiede in Bezug auf Komplexität, Infrastruktur, Betrieb, Personal und auch Verfahren. Entscheidend ist, ob man selbst die Lösung betreibt, also eigene Rechner und Software installiert hat, ob man das Angebot eines Dienstleisters nutzt, oder ob sogar eine gemischte Lösung hat. Wenn man ein separates Dokumentenmanagementsystem einsetzt kommt außerdem die Frage hinzu, wie es mit der Kanzlei- und Buchhaltungssoftware kommuniziert. Einerseits möchte man natürlich Stammdaten des Mandanten nicht redundant pflegen, zum zweiten möchte man natürlich auch eine Verbindung zwischen Buchungsdaten und dazugehörigen Belegen haben. Hier sind nicht alle Systeme am Markt auf die spezielle Software von Steuerkanzleien eingerichtet und ein solches Projekt einer individuellen Anbindung kann recht teuer werden. Daher immer zuerst die Anforderungen definieren, prüfen welches Dokumentenmanagement passt zu meiner Kanzlei-Software und welche rechtlichen, vertraglichen und organisatorischen Auswirkungen hat es, wenn die Kanzlei mit Dokumenten der Mandanten in derem Auftrag arbeitet.
© CopyRight Bankmagazin und PROJECT CONSULT 2007
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Seitentitel: Interview_SC_2007, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=855
Zuletzt aktualisiert am: 31.10.2007
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