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Global Management
Interview von Manuela Zimmermann, VISAVIS Verlags GmbH, mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Februar 2009
(MZ: Manuela Zimmermann; Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer)


MZ:
Wie definieren Sie ECM?
Kff:
In Bezug auf die Definition von ECM Enterprise Content Management halte ich mich an die international erfolgte Festlegung durch den Branchen-Verband AIIM. Diese Definition ist auch auf Wikipedia in verschiedenen Sprachen zu finden: „Enterprise Content Management (ECM) sind die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM Werkzeuge und Strategien erlauben die Verwaltung aller unstrukturierten Informationen einer Organisation wo immer diese auch gespeichert sein mag.“ ECM umfasst dabei fünf große Disziplinen: Capture zur Erfassung von Informationen, Manage zur Verwaltung, Store zur Speicherung, Deliver für das Outputmanagement und Preserve für die Langzeitarchivierung. Dem Kern von ECM, der Manage-Komponente lassen sich die Disziplinen Dokumentenmanagement, Records-Management, Business-Process-Management, Web-Content-Management, E-Mail-Management und Collaboration zuordnen. Über die technischen und funktionalen Aspekte hinaus ist ECM die Strategie strukturierte und schwach-strukturierte Informationen zusammenzuführen und gemeinsam zu nutzen.
MZ:
Was bieten ECM-Lösungen und für welche Branchen sind sie gedacht?
Kff:
Aus den oben ausgeführten einzelnen Komponenten wird bereits deutlich, dass ECM verschiedenste Funktionen für alle Arten von Anwendungsfällen bereitstellt. ECM ist eine Infrastruktur die Funktionalität als Services eigenen Anwendungen wie Posteingang, virtuelle Akte, Workflow oder Archiv aber auch anderen Anwendungen als eingebettete Funktionen oder Subsysteme zur Verfügung stellt. Eigentlich benötigt jede Branche ECM – von der Privatwirtschaft bis zur öffentlichen Verwaltung. Dies gilt für kleine Unternehmen, die sich mit etwas E-Mail-Management, Collaboration und Archivierung begnügen bis zu Großanwendern, die das vollständige Portfolio von ECM-Komponenten ausschöpfen. Natürlich gibt es für jede Branche anders gelagerte Schwerpunkte, z.B. für Industriebetriebe das Thema technische Dokumentation, für den Handel das Thema EDI-Archivierung oder für Versicherungen Selbstbedienungsportale. Letztlich ist ECM aber eine universelle Funktionalität, die allen Bereichen, Anwendungen und Branchen zur Handhabung der wachsenden Informationsflut dient.
MZ:
Angesichts der turbulenten Wirtschaftszeiten und dahinschmelzender Budgets – lohnt sich die Anschaffung von ECM-Lösungen für Unternehmen?
Kff:
Gerade in Zeiten der Wirtschaftskrise ist das Thema ECM hochaktuell wenn es um die Straffung von Prozessen, Beschleunigung der Bearbeitung von Kundenanfragen oder einfach um Kosteneinsparung geht. Der Einsatz von ECM ist nicht nur wirtschaftlich, er ist unerlässlich, um Unternehmen flexibel und wettbewerbsfähig zu halten. Die Verfügbarkeit und übergreifende Nutzbarkeit von Informationen ist notwendig, um den Herausforderungen der Wirtschaftskrise begegnen zu können. Alle Unternehmen müssen sich auf Wandel, Change, einstellen und aus Enterprise Content Management wird so Enterprise Change Management. Dies ist gerade jetzt wichtig, wo vielleicht weniger Geschäft generiert wird, aber mehr Zeit und Ressourcen frei sind, um neue Themen anzugehen, sich mit einer durchgängigen elektronischen Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und Prozessen auseinander zu setzen. Die Krise muss als Chance für den Einsatz von ECM genutzt werden.
MZ:
In den letzten Jahren wurde eine Reihe von neuen Verwaltungsvorschriften eingeführt. Sind diese Regelungen auch in die Entwicklung der Lösungen mit eingegangen?
Kff:
Wir erleben den Wandel von einer papiergebundenen zu einer elektronischen Welt der Verwaltung und Nutzung von Informationen. Entsprechend vollzieht der Gesetzgeber diesen Wandel nach und passt immer mehr Gesetze und Vorschriften den Gegebenheiten der elektronischen Welt an. Auch durch Gerichtsurteile und Branchenvorschriften wird der rechtliche Wert elektronischer Information als originäre Quelle von Dokumenten gestärkt. Hier spielen Schlagworte wie die GDPdU, Grundsätze zum Datenzugriff und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, die seit Anfang 2009 mit schmerzhaften Verzögerungsgeld belegt ist, die neue GobIT, der Nachfolger der GoBS, die elektronische Signatur, und andere eine gewichtige Rolle. Zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben, gern auch mit dem englischsprachigen Begriff Compliance bezeichnet, gibt es zahlreiche Systeme. Wichtig ist dabei, Systeme nicht allein aus Compliance-Gründen einzuführen, sondern Lösungen zu schaffen, die Prozesse unterstützen und Informationen nutzbar machen – und so quasi nebenbei auch die rechtlichen Vorgaben abdecken. Systeme nur zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben sind häufig unwirtschaftlich und dienen nur zur Vermeidung von Risiken. Eigentlich muss es eine Selbstverständlichkeit sein, dass Software für alle Anwendungen – nicht nur für ECM – so ausgelegt ist, dass in Bezug auf Ablage und Archivierung sowie Auswertbarkeit und Nachvollziehbarkeit die wichtigsten Compliance-Anforderungen abdeckt. Hier entwickelt sich ein Trend zu Infrastrukturlösungen, die diese Anforderungen durchgängig in der IT-Landschaft erfüllen. ECM-Dienste sind dabei eine wichtige Komponente, die die sichere, langfristige Verwaltung von Informationen sicherstellt.
MZ:
Gibt es spezielle ECM-Angebote für Führungskräfte, die sich wie der neue US-Präsident Obama nicht von ihrem Blackberry lösen mögen?
Kff:
Die US-Präsidenten sind gute und schlechte Beispiele für modernes Informationsmanagement. In der Bush-Ära gingen über 5 Millionen aufbewahrungspflichtige E-Mails verloren und das amerikanische Nationalarchiv stöhnt über die ungeordnete digitale Hinterlassenschaft der Bush-Administration. Eigentlich dürfte auch Präsident Obama keinen privaten Blackberry nutzen, da alle Korrespondenz gemäß Records-Management-Gesetzen aufzubewahren und später zugänglich zu machen. Aber Barack Obama ist auch hier als Wegbereiter für den Einsatz neuer Technologien und oberster „Change-Manager“ ein Beispiel. In der Vergangenheit haben besonders Manager von den Möglichkeiten von ECM wenig Gebrauch gemacht und dies lieber ihren Sekretärinnen überlassen. Dies ändert sich in der „2.0-Ägide“. Die Nutzung elektronischer Informationen wird zur Selbstverständlichkeit – im Büro, unterwegs, zu Hause. Gerade mobile Devices wie ein Blackberry oder iPhone gewinnen hier an Bedeutung. Einerseits um Informationen aus dem Unternehmensnetz zu empfangen oder abzurufen, wie z.B. E-Mails, Status-Meldungen von Workflows, neu eingestellte Dokumente im Teamroom oder ähnlich. Andererseits liefern Mobile Devices auch selbst Informationen – von der E-Mail bis zum abfotografierten Reisebeleg, der gleich in den Abrechnungsprozess eingesteuert wird. Die Nachrichten von und zum mobilen Gerät, ob Telefon, PDA oder Notebook, muss gleichermaßen in die Ablagen, Prozesse und Archive übertragen werden. Dies gilt besonders dann, wenn Nachrichten nachweis- und aufbewahrungspflichtig sind. Hier müssen die Softwareanbieter noch einige Anstrengungen übernehmen, um Benutzeroberflächen für diese Geräte optimaler zu gestalten und alle Informationen für die Weiterverarbeitung abzugreifen. Letztlich ist der Blackberry auch nur eine Schnittstelle, ein Client, um die Informationen in einem ECM zu nutzen.
© CopyRight bei PROJECT CONSULT 2009
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Seitentitel: Interview_Visavis_2009, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=936
Zuletzt aktualisiert am: 2.3.2009
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