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ECM Reportage
Interview von Cornelia Hornschild, VISAVIS Economy, mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, November 2009
(CH: Cornelia Hornschild; Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer)


CH:
Inwieweit sind Unternehmen mittlerweile für ECM sensibilisiert? Wo sehen Sie, speziell beim Mittelstand, noch akuten Handlungsbedarf?
Kff:
In Bezug auf die Sensibilisierung der Anwender haben wir eine Situation, die von zwei weniger positiven Trends geprägt ist. Zum Einen ist der Begriff ECM Enterprise Content Management in Deutschland noch nicht sehr gebräuchlich. Es gibt ihn zwar schon seit rund 10 Jahren, aber in Deutschland spricht man immer noch von DMS Dokumentenmanagementsystemen. Inhaltlich überlappen sich die Begriffe, obwohl ECM deutlich weiter gefasst ist und auch Aspekte von Web 2.0 und Wissensmanagement einschließt. Hier ist also weiterhin viel Aufklärungsarbeit angesagt und eine Reihe von deutschen ECM-Anbieter hat sich auch deshalb in der ECM-Jetzt!-Initiative zusammengeschlossen, um die Wichtigkeit des Themas bei Entscheidern deutlicher zu machen. Damit haben wir auch zugleich den zweiten Problemkreis adressiert. Viele Entscheider sehen die Themen von ECM im Vergleich zu Fachanwendungen, CRM, ERP, Office etc. immer noch als nachrangig an. Archivierung und Dokumentenmanagement als Unterstützungstechnologien haftet immer noch der Ruch der Komplexität, der Schaffung zusätzlicher Kosten und der staubigen Verwaltung wenig benötigter Informationen an. Dass ECM eine notwendige Infrastruktur ist, um mit der Informationsflut Herr zu werden, hat sich noch nicht durchgesetzt.
CH:
Die Archivierung beispielsweise von Blog-Einträgen und Instant Messages wird ja in vielen Unternehmen noch auf die leichte Schulter genommen. Welche Bedeutung hat das Web 2.0, vor allem unter dem Gesichtspunkt Compliance, in der ECM-Branche gewonnen?
Kff:
Durch Web 2.0 wurden zahlreiche neue Formen der dynamischen Interaktion und Kommunikation den Anwendern bereitgestellt. Hierzu gehören älteren Technologien wie Wikis, Blogs, Foren oder RSS-Feeds aber auch neue wie Tweets, Social Communities. Das Problem aller dieser Formen der Zusammenarbeit ist, dass die Technologien auf den schnellen Informationsaustausch aber nicht auf die Bewahrung als Wissen oder Dokumente ausgelegt sind. Ferner liefern sie Formate, die nicht auf eine statische Ablage im Records Management oder in Archiven geeignet sind. Man muss hier allerdings das inhaltliche vom technischen Problem trennen. Wesentlich ist die Unterscheidung zwischen beliebiger Information und aufbewahrungswürdiger oder gar aufbewahrungspflichtiger Information. Man kann über SMS oder Messing Verträge schließen – diese Nachrichten müssen dann aber in den kaufmännischen Daten- und Dokumentenbestand überführt werden; man kann in Wikis sehr schön gemeinsam Dokumente entwickeln – wenn es aber dann zu einer Produktdokumentation einer bestimmten Version kommt oder aus einem Wiki eine Arbeitsanweisung wird, dann müssen diese Zustände „eingefroren“ und in eine professionelle Dokumentenverwaltung überführt werden; und als letztes Beispiel, wenn ein Unternehmen einen Blog im Rahmen des Kunden- und Reklamationsservices unterhält und dort entsprechende Auskünfte mit vertraglichen oder haftungsrechtlichen Auswirkungen postet, dann gehören natürlich auch solche Blogeinträge archiviert. Die langfristig stabile Aufbewahrung von Webinhalten war schon immer ein Problem. Durch Web 2.0 und immer neue Kommunikationskanäle mit neuen Technologien hat sich dieses Thema noch verschärft.
CH:
Mobile Devices machen Informationen überall verfügbar. Ist ECM eigentlich noch ohne Smartphone vorstellbar?
Kff:
Auch auf mobilen Devices ist ECM und Dokumentenmanagement machbar. Dies wird auch von einigen Anbietern angeboten. Mobile Devices und moderne Kommunikationstechnologien sind sogar einer der Treiber für neue Entwicklungen, da mobile Devices mit kleinen Bildschirmen und geringem Speicher sowie die Kommunikationsverbindungen heute noch besondere Herausforderungen darstellen. Auch muss man abwägen, für was für ECM-Anwendungen ein mobiles Device wie ein Smartphone oder NetBook Sinn macht. Hier ist zum einen die große Gruppe der reinen Benachrichtigungen, also Informationen über neue Aufgaben oder Statusveränderungen in einem Workflow, der Eingang neuer Dokumente, Meldungen zu Checkin und Checkout von Records usw. Hierbei werden nur wenige Daten und keine großen Dokumentobjekte oder gar Dokumentcontainer wie virtuelle Akteninhalte bewegt. Dies ist auch wichtig, wenn man z.B. an den Download von Attachments bei E-Mail-Nutzung denkt. Natürlich kann man auch – gegebenenfalls eingeschränkt – Dokumente lesbar anzeigen und in elektronischen Akten – mit Einschränkungen – blättern. Man kann sogar die Fotofunktion des mobilen Devices als Eingangskanal für das ECM in der Firma benutzen, in dem man Flipcharts fotografiert und dem Projektordner zuordnet, Reisekostenbelege erfasst und in die Reisekostenbelegsammlung sendet, oder aber einfach elektronisch abgerufene Inhalte aus Internet, SMS, MMS, E-Mail oder Twitter in die richtigen Ordner und Archive einstellt. Mobile Devices dienen so einmal zum Abruf und Nutzen von Informationen aus ECM-Systemen aber sie generieren selbst auch Datenobjekte, die ins ECM gehören. Und sie forcieren neue Nutzungsmodelle und Benutzeroberflächen.
CH:
Seit einiger Zeit hört man immer öfter von Enterprise Information Management. Was verstehen Sie darunter und wird es ECM im nächsten Jahr endgültig ablösen?
Kff:
Das Akronym EIM und den dazugehörigen Begriff Enterprise Information Management gibt es schon seit einigen Jahren und Analysten haben schon 2006, 2007 erste Definitionen geliefert. Dabei stand damals die Verbindung von ECM mit BI Business Intelligence im Vordergrund. Bei PROJECT CONSULT sehen wird das Thema weitergefasst. Es gehören wesentlich mehr neue und alte technologische Komponenten zu EIM, im Prinzip alle Funktionen und Dienste die Informationen verwalten. Wichtig ist uns dabei die Löslösung von bisherigen Begriffskategorien, die sich an Formaten von Informationen orientierten wie Content Management oder Document Management. Diese Klassifikationen sind heute nicht mehr geeignet unterschiedliche System- oder Lösungskategorien zu beschreiben und zu separieren. Moderne Informationssysteme verarbeiten alle Formen von Datentypen. Für die Anwendungen ist es heute bereits weitgehend unerheblich – abgesehen von einigen Viewern – ob sich eine Information als ASCII-Daten, TIFF-Image, PDF, HTML, XML Doc oder wie auch immer präsentiert. Die alten Unterschiede fallen weg und in Bezug auf ECM kann man sogar von einer selbsterfüllenden Prophezeiung sprechen: ECM hatte immer den Anspruch, strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen zu führen. Dies gelingt heute weitgehend und so können wie uns vom Content Management in Richtung Information Management weiterbewegen. Den Zusatz „Enterprise“ bei EIM befürworte ich, um die Fortführung des Themas ECM vom allgemeinen, allumfassenden Oberbegriff Informationsmanagement abzuheben und auf die unternehmensinterne Informationsverwaltung zu fokussieren. Dies sehe andere Anbieter, die bereits den Begriff Enterprise Information Management benutzen, zum Teil anders. Das neue Akronym wird sich auch nicht schnell und auf einen Schlag durchsetzen. Auch ECM hat ein Jahrzehnt gebraucht und ist immer noch nicht überall im Markt angekommen. Es wird darauf ankommen, dass möglichst viele Anbieter den Begriff mit gleichen und für den Anwender sinnvollen Inhalten füllen. Eine neue Beschreibung der Branche ist nur dann durchsetzungsfähig wenn alle sie mittragen. Bei PROJECT CONSULT haben wir bereits 2007 den Weg von ECM Enterprise Content Management in Richtung EIM Enterprise Information Management eingeschlagen – ohne gleich die bewährten Themen Archivierung, Records Management, DMS, Collaboration, Wissensmanagement, BPM oder ECM gleich einzumotten. Die Endanwender müssen auch eine Chance haben, sich im Begriffsdschungel an neue Trends langsam zu gewöhnen.
CH:
Wie schätzen Sie die wirtschaftliche Entwicklung im ECM-Markt 2010 ein, gerade vor dem Hintergrund der Finanz- und Wirtschaftskrise?
Kff:
Angeblich ist die Wirtschaftskrise ja schon vorbei und es wird bereits über den nächsten Big Bang der Finanzmärkte diskutiert … dabei haben wir in vielen Branchen immer noch nicht die Bodensohle erreicht. In Bezug auf die ECM-Branche in Deutschland ist bei vielen eine sehr positive Marktentwicklung zu sehen. Hier profitieren besonders die mittelständischen Anbieter mit kleineren, günstigen Lösungen, die schnell eingeführt werden können. Dennoch wird auch im Bereich der deutschen Anbieter wie auch Systemintegratoren die Konsolidierung fortschreiten. Die großen internationalen Anbieter haben ihre Portfolios ausgedehnt und beherrschen die Trends im Markt. Hier werden auch neue Entwicklungen wie ECM SaaS Software as a Service, Outsourcing von ECM und Prozessen, und die neue Version des Microsoft Sharepoint 2010 den Markt beeinflussen. Andere Entwicklungen wie z.B. Google Wave lassen sich in Bezug auf Ihre Bedeutung für ECM noch nicht ganz einschätzen. Die Basisfunktionalität von Collaboration und Ablage wird sich immer weiter auch bei kleineren Unternehmen verbreiten. Große Anwenderunternehmen haben eher das Problem, dass sie bereits zu viele unterschiedliche Lösungen im Haus haben und eher konsolidieren müssen. Bei allen Trends spielt die Wirtschaftlichkeit der Lösungen die wichtigste Rolle – Einsparung von Personal durch Automatisierung, Beschleunigung von Prozessen um schneller am Markt reagieren zu können, bessere Organisation von Information um diese umfassender nutzen und das Wissen bei Personalfluktuation bewahren zu können, Zusammenführung von verschiedenen Systemen zur Einsparung von Kosten bei Betrieb und Pflege, Aufbau einheitlicher und durchgängiger Informationssystemarchitekturen und viele andere Aspekte sind typische ECM-Themen. Wenn es der ECM-Branche gelingt, die Bedeutung des Themas noch deutlicher zu machen – ohne gleich immer die Compliance-Keule zu zücken – dann wird 2010 ein recht erfolgreiches Jahr für ECM werden. Dabei muss man allerdings auch berücksichtigen, dass nicht nur die klassischen ECM-Produkt-Anbiete rund ECM-Integrationshäuser davon profitieren werden - ECM wird zur Infrastruktur in vielen anderen Lösungen und es treten immer mehr Anbieter mit integrierten ECM-Funktionen an, die man bisher nicht zur ECM-Branche gerechnet hat.
© CopyRight bei PROJECT CONSULT 2009
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Seitentitel: Interview_Visavis2_2009, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=969
Zuletzt aktualisiert am: 26.11.2009
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