Diese Seite wird nicht mehr gepflegt. Bitte besuchen Sie www.PROJECT-CONSULT.de
This website is no longer updated. Please visit www.PROJECT-CONSULT.de
"GdPdU im Automobilhandel"
Interview von Julia Mauritz, Redaktion „kfz-betrieb“, Vogel Business Media GmbH & Co. KG, mit Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, März 2010
(JM: Julia Mauritz; Kff: Dr. Ulrich Kampffmeyer)


JM:
Wie gut sind die mittelständischen Unternehmen/Autohandelsbetriebe Ihrer Meinung nach über das Thema GdPdU informiert?
Kff:
Die GDPdU gibt es seit 2001. Nach aktuellen Studien ist auch der Mittelstand inzwischen recht gut über die GDPdU informiert, tut aber offenbar zu wenig. Dies dürfte auch auf den Automobilhandel zutreffen. Viele Unternehmen warten erst einmal die nächste Steuerprüfung ab. Diese Strategie ist aber inzwischen gefährlich geworden, denn es gibt seit 1.1.2009 das sogenannte "Verzögerungsgeld". Wenn das Unternehmen nicht in der Lage ist, gemäß den GDPdU alle Daten aufbereitet dem Außenprüfer für den Zugriff zur Verfügung zu stellen, dann kann dieser ein Verzögerungsgeld bis zu 250.000 € verhängen. Das Verzögerungsgeld wird auch nicht zurückgezahlt und kann auch nicht mit der Steuerschuld verrechnet werden.
JM:
Viele Unternehmen vertrauen in dieser Angelegenheit voll und ganz ihrem Steuerberater. Liegen sie damit falsch?
Kff:
Die meisten Steuerberater sind inzwischen über die Anforderungen der GDPdU im Bilde. Aber man muss hier unterscheiden, ob ein Steuerberater z.B. seine gesamte Verwaltung der Daten über einen Anbieter wie DATEV tätigt, der dann die steuerrelevanten Daten auch auf einem Datenträger zur Verfügung stellt, und denjenigen Steuerberatern, die selbst mit eigner Software Abschlüsse erstellen und Daten aufbereiten. Leider ist es aber immer häufig noch der Fall, dass der Steuerpflichtige selbst den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer ansprechen muss, denn nicht alle steuerrelevanten Daten sind in der Finanzbuchhaltung enthalten. Andere Systeme können ebenfalls steuerrelevante Informationen beinhalten und dazu kommen natürlich noch Belege auf Papier oder in Dateiform.
JM:
Es herrscht häufig Unklarheit darüber, welche Daten steuerlich relevant sind. Können Sie ein paar konkrete Beispiele nennen, wo sich neben der klassischen Fibu steuerlich relevante Daten verbergen, die für das Finanzamt besonders interessant sind?
Kff:
Zunächst ist festzuhalten, dass der Prüfungsumfang und -gegenstand sich im Prinzip nicht geändert hat. Was früher steuerrelevant war ist dies auch in Zukunft. Mit Hilfe der IDEA-Software ist der Prüfer jedoch in der Lage umfassender und schneller die Daten auszuwerten. Dabei kommt es auch nicht mehr so sehr auf die einzelne Buchung an sondern den geschäftlichen Gesamtzusammenhang. Natürlich sind die Daten in der Finanzbuchhaltung betroffen und der Prüfer hat auch das Recht, sich einen Überblick über diejenigen Konten zu verschaffen, die keine steuerrelevanten Daten enthalten. Steuerrelevante Daten können auch in Zeiterfassungs- und Lagerverwaltungssystemen enthalten sein. Hinzukommen Systeme, in denen der Automobilhandel seine Verträge verwaltet und mit den Lieferanten kommuniziert. In jedem Fall ist zusammen mit dem Steuerprüfer oder Wirtschaftsprüfer eine Sichtung der Software sinnvoll, um herauszufinden, wo sich alles steuerrelevante Daten befinden. Hier ist auch auf eine Abgrenzung schützenswerter Informationen zu achten, denn was der Außenprüfer vom Finanzamt findet, kann er auch verwerten.
JM:
Auch E-Mails können für das Finanzamt interessant sein. Warum?
Kff:
Geschäfte lassen sich über Fax, E-Mail und das Internet anbahnen und abwickeln. Sobald es um Geld geht - Zahlungskonditionen, Nachlässe, Gewährleistung, etc. - ist dies auch steuerrelevant. E-Mails werden so zu Belegen, die entsprechend den Aufbewahrungsfristen des Handelsrechtes aufzubewahren sind. Häufig ist es sehr schwierig zu erkennen, ob eine E-Mail selbst oder das angehängte Attachment einen Geschäftsbrief darstellt oder steuerrelevant ist. Eindeutig ist dies der Fall, wenn man elektronische Rechnungen, also signierte Rechnungen z.B. als PDF-Datei, empfängt oder versendet. Auch das schnell am Freitag abend versendete Angebot per Mail oder Fax kann durch aus ein steuerrelevanter Beleg sein. Und selbst intern erstellte Excel-Tabellen, die die Konditionen verschiedener Werkstätten untereinander bestimmen, sind nicht nur steuerrelevant sondern unter liegen auch noch den GAUFZ, der Verrechnungspreisdokumentation. Sinnvoll ist es daher, handelsrechtlich- und steuerrechtlich relevante E-Mails und ihre Attachments rechtzeitig aus dem E-Mail-System zu entfernen und in ein Archiv zu überführen, dass auch die anderen Daten nach GDPdU und die Belege speichert.
JM:
Als problematisch kann sich die Einführung einer neuen Software erweisen. Was raten Sie einem Untenehmen, das ein beispielsweise ein neues Dealer-Management-System einführen will?
Kff:
Zunächst einmal ist zu prüfen ob in einem DMS (hier nicht ein Dokumentenmanagementsystem sondern ein Dealer-Management-System) steuer- und handelsrechtlich relevante Daten enthalten sind. In vielen Anwendungen hat sich eingebürgert, die Daten einfach im System zu belassen und nicht auszulagern. Wenn also ein neues System eingeführt werden soll, ist zunächst zu prüfen, ob die alten Daten vollständig und nachweislich verlust- und veränderungsfrei in das neue System überführt werden können. Ist dies nicht der Fall, da muss man die aufzubewahrenden Daten aus dem alten System in der Form auslagern und archivieren, dass sie weiterhin vollständig auswertbar über die Aufbewahrungsfristen zur Verfügung stehen. Auch wenn es Unterschiede in den Aufbewahrungsfristen von 6 und 10 Jahren, so sollte man sich doch auf einen etwas längeren Zeitraum bei der Aufbewahrung von mehr als 10 Jahren einrichten. Wenn eine Auslagerung in ein Archivsystem notwendig wird, sollte man darauf achten, dass es keine Insellösung wird sondern die Möglichkeit bietet auch alle anderen Daten und Dokumente des Unternehmens zusammenhängend und übergreifend zu archivieren.
JM:
Die Betriebsprüfer haben verschiedene Vorgehensweisen, um Betriebe zu prüfen. Was ist die gängige Praxis?
Kff:
Es gibt die drei sogenannten Zugriffsarbeiten Z1, Z2 und Z3. Bei Zugriffsart 1 recherchieren die Prüfer selbst in den Systemen des Anwenders. Dies ist bei den bekannteren und größeren FiBu- und ERP-Standardsoftwaresystemen der Fall. Bei Z2 wird nach Vorgaben des Prüfers durch Mitarbeiter des Steuerpflichtigen recherchiert und ausgewertet. Für Z3 ist ein Datenträger mit den steuerrelevanten Daten abzuliefern. Z3 wird auch gern benutzt, um die eigentliche Prüfung vorzubereiten. Der Prüfer darf im Übrigen auf seinem besonders gesicherten Notebook die Daten des Steuerpflichtigen mitnehmen. Die Finanzbehörden verschicken im Vorfeld einer Außenprüfung Fragebögen zur technischen und Softwareausstattung, zur Verfahrensdokumentation und Organisation der Buchhaltung, um sich im Vorwege zu orientieren. Im Normalfall wird das Vorgehen der Prüfung wie bisher beim ersten Termin besprochen.
JM:
Wie kulant sind die Finanzbehörden Ihrer Erfahrung nach?
Kff:
Die Schonfrist ist vorbei und alle Unternehmen sollten sich inzwischen auf die elektronische Steuerprüfung eingerichtet haben. Auf Kulanz darf in Zeiten wo der Staat jeden Euro braucht nicht mehr rechnen. Wie bereits erwähnt werden Verzögerungsgelder verhängt und da die Auswertung der Daten mehr Transparenz schafft auch erhebliche Steuernachzahlungen fällig. Inzwischen sind auch die meisten Steuerprüfer selbst mit dem Einsatz der Software für die elektronische Steuerprüfung vertraut, die zu dem über spezielle Auswertungsroutinen verfügt, die schnell "unsaubere" Bereiche aufdecken. Versuche von Unternehmen, den Umfang der Steuerprüfung einzuschränken, wurden von den Gerichten in den letzten Jahren meistens zu Gunsten der Finanzbehörden abschlägig entschieden. So empfiehlt es sich von Anfang an zu kooperieren und dafür zu sorgen, dass auch die älteren Daten- und Belegbestände seit 2001, die noch nicht geprüft worden sind, auf die neue Form der Steuerprüfung vorbereitet sind.
JM:
Was raten Sie Unternehmen, um in Sachen GdPdU rechtlich auf der sicheren Seite zu sein?
Kff:
Was schon immer vom ordentlichen Kaufmann gefordert war - sauber die Geschäftstätigkeit zu dokumentieren. Besondere Sorgfalt ist dabei nunmehr den elektronischen Systemen zu widmen, da diese für den Anwender in Bezug auf die Struktur, Inhalte und Orte der Speicherung intransparent sind. Hier empfiehlt sich mit den IT-Verantwortlichen und dem Steuerprüfer zusammen zu sichten, welche Daten wo liegen, relevant sind und wie bereitgestellt werden können. Die meisten modernen Softwaresysteme verfügen bereits über entsprechende Schnittstellen für Z3 oder bieten ein spezielles Prüfer-Zugriffsprofil für den Finanzbeamten für den Z1-Zugriff an. Dies alles sollte entsprechend den Vorgaben der GoBS in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Diese hilft nicht nur dem Finanzbeamten zu ermitteln, wie die Prozesse laufen und wo die Informationen gespeichert sind, sondern hilft auch dem Anwenderunternehmen über die Softwarelandschaft, Berechtigungen und Speicherorte den Überblick zu behalten - schließlich sprechen wir hier von Aufbewahrungsfristen von zum Teil deutlich mehr als 10 Jahren. Endgültige Sicherheit gibt es nicht. Auch lässt sich die Sicherheit nur eingeschränkt im Vorwege bescheinigen. Viele Wirtschaftsprüfer stellen entsprechende Zertifikate nach IDW 880 oder FAIT aus, jedoch ersetzt dies nicht das ordentliche Arbeiten und Dokumentieren.
JM:
Ist es ratsam einen GdPdU-Experten im eigenen Haus zu haben?
Kff:
Nur sehr große Unternehmen leisten sich einen eigenen GDPdU-Spezialisten nur für die Aufgaben im Rahmen der Steuerprüfung. Im Mittelstand ist dies eher eine Zusatzqualifikation für den Leiter der Steuer- oder Controlling-Abteilung. Kleinere Unternehmen überlassen dies sogar ihrem Steuerberater. Jedoch darf man nie vergessen, dass die Verantwortung letztlich immer beim Management liegt. In jedem Fall ist es sinnvoll, das entsprechende Knowhow rechtzeitig vor der Ankündigung der nächsten Prüfung aufzubauen. Nachträglich Systeme zu ändern, gar alte Software wieder zu installieren, um an die Daten zu kommen, ist aufwändig, teuer und unsicher. Rechtzeitig auf die Steuerprüfung vorbereitet sein, vielleicht selbst einmal das frei am Markt käufliche Auswertungssoftwareprodukt IDEA auf die eigenen Daten vor der Prüfung loszulassen, all dies hilft die Risiken klein zu halten. Dies gilt für alle Unternehmen, nicht nur für den Automobilhandel.
© CopyRight bei PROJECT CONSULT 2010
Top
Seitentitel: Interview_kfz-betrieb_2010, Zitierung: http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?SR=980
Zuletzt aktualisiert am: 24.3.2010
CopyRight © 1992-2012 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
20251 Hamburg, Breitenfelder Str. 17, Tel.: +49-40-46076220, E-Mail, Rechtshinweis
Optimiert für MS Explorer 5.x, 6.x, 1024x768 Pixel, Cookies(on), JavaScript(on)
Diese Seite wird nicht mehr gepflegt. Bitte besuchen Sie www.PROJECT-CONSULT.de
This website is no longer updated. Please visit www.PROJECT-CONSULT.de